Det er snart ti år siden Microsoft Exchange 2007 kom på markedet. Allerede i 2012 kuttet Microsoft den generelle støtten for eposttjeneren sin for den gemene hop, men har tilbudt utvidet støtte til de som ønsker det. Den tjenesten slutter de med i april neste år.
I utgangspunktet burde man allerede i 2012 begynt å se seg om etter nye alternativer.
14 000 ansatte
Selv om støtten opphører, er det fortsatt en rekke virksomheter som benytter seg av den utdaterte tjeneren. Trondheim kommune er en av disse. Med rundt 14 000 ansatte som benytter seg av den gamle Exchange-løsningen er det derfor på tide med noe nytt.
– Det er klart at det ikke går an å fortsette med. Office-løsningen vår dør rett og slett. Sky er fremtiden, forklarer IT-rådgiver, Terje Vollum, ved IT-tjenesten i Trondheim kommune på Evry sin Insight-konferanse.
Derfor måtte kommunen finne på et alternativ. Og de smarte hodene har kvernet seg frem til å kaste fra seg de gamle løsningene og ta steget ut i nettskyen.
Skygge-IT
Ideen mener de kommer fra brukerne selv.
– Veldig mange ansatte har benyttet seg av skygge-IT. Det vil si infrastruktur som ikke er innført av IT-avdelingene. Dropbox, Facebook og Gmail er eksempler på slike tjenester. Folk vil jobbe smartere, de vil ikke sitte på ompa-lumpa-løsninger hjemme og koble seg opp via VPN, sier Vollum.
Som et pilotprosjekt har derfor Trondheim kjørt alle kommunens skoler - med rundt 20 000 brukere - over i nettskyen. Valget falt på løsningene til Google. Det er billigere enn Office 365-løsningen til Microsoft og ifølge kommunen gir produktet til søkemotorgiganten bedre samhandling internt.
Oljefirma brukte Lotus Notes
– Vi må ha samskriving. Det må være enkelt å dele, og det er et absolutt krav at det fungerer på alle mobile enheter. Det er også viktig for oss at brukerne kan lukke maskinen og ta opp igjen arbeidet hjemme, sier IT-rådgiver og pedagog, Christian Bøhn, ved IT-tjenesten i kommunen.
Samtidig som Trondheim kommune går over til Google sin nettsky-løsning har det norske oljefirmaet, Aibel, gått over til Office 365. Med rundt 4 000 ansatte som har brukt IBM Notes i snart 25 år var det også der på tide å få på plass noe nytt.
Hos Aibel har behovet for bedre samhandling internt og eksternt stått sterkt.
Funksjonaliteten til Notes har rett og slett ikke vært god nok. Aibel kunne ha kundemøte med sin største kunde, og dukke opp for sent fordi Notes ikke hadde god nok integrasjon med kalenderløsningen til Microsoft Outlook.
For sent til møter
– Kunden kunne for eksempel finne på å endre møtetidspunkt fra klokken ni til halv ni. Dette skjedde selvfølgelig elektronisk. En sånn møteendring mellom Outlook og Notes fungerte ikke alltid. Ergo møtte Aibel en halvtime for sent til sin viktigste kunde. Det er et praktisk problem. Da fungerer ikke verktøyet i den verden vi skal operere i, der kunden er det vi lever av, sier sjef for IT-infrastruktur, Vidar Berg, i Aibel til digi.no.
For et selskap med flere prosjekter i milliardklassen, er det helt kritisk å være tilgjengelig for kundene. Der var den tidligere samhandlingsplattformen rett og slett ikke ikke god nok.
(artikkelen fortsetter under)
Skulle man sende lynmeldinger måtte man sette opp en gateway først.
– Det er ikke det at det var gammeldags, men det fungerte ikke sammen med løsningene resten av verden er på. For å hente ut nye muligheter var vi derfor avhengige av å flytte oss fra Notes-løsningen, selv om den er dønn stabil.
Office 365
Nå er oljeleverandørselskapet over på Office 365. Gamle epostarkiver og kalenderoppføringer er migrert til den nye løsningen. Alt har gått helt smertefritt.
– Nå har vi stengt ned de inngående epostene i Notes. Det var ikke noe hokuspokus med denne migreringen. Vi bruker fortsatt egenutviklede Notes-applikasjoner, og det kan godt hende at vi kommer til å sitte på de i fire til ti år til, konstaterer IT-infrastruktur-sjefen.
Migreringen av Aibels gamle systemer er det Evry som har stått for. Ifølge selskapet er dette den største Notes-migreringen i Norge noensinne.
– Dette har vært et prestisjeprosjekt som har hatt stort fokus. Vi har brukt store ressurser på å lykkes bra med dette. Det er få som har gjort en lignende migrering tidligere. Dette har vært nytt både for oss og Microsoft. Det har vært gøy å være med på. Aibel har landet på en hybridløsning som er integrert med en del andre plattformer. Office-pakken ligger i skyen, mens Notes-løsningen driftes av Evry på en sentralisert plattform, sier sjef for prosjektet, Baard Mühlbradt, i Evry til digi.no.
Brukerne er positive
Etter at deler av brukerne i Trondheim kommune har kommet seg over i nettskyen har tilbakemeldingene vært svært positive.
Både lærere, elever og foreldre forteller om en hverdag som er mye enklere enn tidligere. Dermed vurderer kommunen det dithen at pilotprosjektet har vært vellykket, og man velger derfor å innføre løsningen for resten av kommunen.
– E-post og kalander skal være på plass for alle ansatte før jul. Kartleggingen av hvem som trenger Word og tilsvarende applikasjoner starter vi med i januar, sier IT-rådgiver, Christian Bøhn, i Trondheim kommune.
Kommunen har to adskilte domener. Ett for skole og ett for resten av de kommunalt-ansatte.
... men noen har vondt i viljen
– Vi vil ikke at de ansatte skal oppleve at de er på to forskjellige domener, men vi jobber med å få det mest mulig smidig, sier Bøhn.
Men ikke alt med nettsky er like enkelt.
Noen av utfordringene man støter på er at enkelte ansatte kvier seg for å gå over til de nye skyløsningene.
– Noen har vondt i viljen. Har man utpreget behov for andre verktøy skal man selvfølgelig få det. Men man får ikke andre verktøy bare fordi man har vondt i viljen, konkluderer de to IT-rådgiverne fra Trondheim kommune.
Skal fremme innovasjon og konkurranseevne i Norge:
IBM åpner sitt første «skydatasenter» i Norden – utenfor Oslo »
