Hver dag dukker det opp rundt 300 epost i president C.L. Max Nikias innboks ved Universitetet i Sør-California. Det har gjort at han må være mer bevisst egen tidsbruk.
– I stedet for å bruke alt tiden min ved skjermen, svarer jeg kort på alle meldinger jeg mottar. Omtrent på lengde med en gjennomsnittlig SMS, sier han til Herald Sun.
Sparer mange timer
Ifølge universitetetspresidenten sparer han mange timer hver dag på denne strategien.
Det var DN som først omtalte saken.
Før kunne han svare på epost til alle døgnets tider. Nå bruker han toppen to timer i løpet av en arbeidsdag.
– Temaer som trenger nærmere utdyping blir bedre besvart over telefon eller ved et møte ansikt til ansikt. Det er mye mer effektiv enn å bruke mye tid på skrive lange, utfyllende epostmeldinger, sier han.
Enklere å disponere tiden
Nikias mener effektive ledere må bli bedre på å disponere tiden sin. I stedet for å miste fokus fordi mindre viktig oppgaver virker forstyrrende, må en leder ha rom for å konsentrere seg om de viktige oppgavene.
Universitestoppen mener SMS-regelen har gjort ham mer produktiv, uten at han går glipp av de store og viktige linjene.
Presidenten sier tilnærmingen var en viktig del av suksessen da universitetet skulle ta fatt på utvidelsen av bygningsmassene i 2010.
Slack, Trello og Yammer
– Jeg ga klarsignal til delprosjekter, og foreslo mindre endringer i korte eposter. Hvis noe var komplisert, eller jeg hadde store innvendinger, ringte jeg eller avtalte et møte, sier Nikias til Herald Sun.
Dette er noe mange store teknologiselskaper har skjønt for lenge siden.
Slack, Trello, Yammer og Wrike har spesialisert seg på å lage verktøy som skal gjøre kommunikasjon på arbeidsplassen enklere.
Evry har Facebook
Norske Evry har for eksempel valgt løsningen til Facebook.
Selskapet mener samhandlingsplattformen gjør det lettere å dele informasjon på kryss og tvers i selskapet, noe som medfører at de får er mer transparent struktur.
IT-sjef Thor Paulsen mener disse samhandlingsverktøyene gjør selskapet mer effektivt.
– Disse verktøyene gjør at vi raskt kan løse problemstillinger som oppstår ute hos kundene våre, konstaterte IT-sjefen til digi.no i fjor sommer.
