Den europeiske utgaven av analyseselskapet Gartners ITexpo og symposium er på gang i Cannes. Finans- og kredittkrise, og medfølgende økonomiske tilbakeslag, gir arrangementet et spesielt preg. Mer enn noen gang stilles spørsmål rundt hva IT-avdelinger bør gjøre. Skal man redusere på kravene, og «levere mer med mindre», eller skal man blinke ut noen satsningsområder som kan gi hele bedriften veldig mye igjen for en forholdsvis beskjeden merinvestering?
To av selskapets analytikere, Regina Casonato og Andreas Bitterer, mener at hvis man kan utvide horisonten til fem år, bør man vurdere fem forslag til initiativ som vil sette bedriften i stand til å sikre seg på lang sikt.
Alle er innen beslutningsstøtte og informasjonsforvaltning («business intelligence» og «information management»). Årsaken er enkel: Det er i vanskelige tider at det koster mest å ta feilaktige beslutninger.
IT-ledere – den ledelsesfunksjonen som Gartner ynder å kalle «CIO» for «chief information officer», og som i stigende grad i amerikanske storbedrifter innehas av ledere uten spesiell IT-bakgrunn – er langt på vei klar over dette. Casonato og Bitterer la fram resultater av en undersøkelse i denne gruppen, gjennomført av Gartner i samarbeid med finansmagasinet Forbes, om hva som var hovedprioritetene i dag og på fem års sikt.
Forskjellen mellom prioriteringene på kort og på lang sikt var mest markant med alt som hadde med informasjonsforvaltning og beslutningsstøtte å gjøre.
- 29 prosent prioriterte fornyelse av forretningsmodellen på kort sikt, 36 prosent på lang sikt.
- 32 prosent prioriterte på kort sikt evnen til å styre endringer i forretningsprosessen, 40 prosent prioriterte dette på lang sikt.
- Å øke produktiviteten til kunnskapsarbeidere var en topprioritet hos 41 prosent på kort sikt, hos 50 prosent på lang sikt.
- Å kunne forvalte informasjon til strategisk fordel var en topprioritet hos 44 prosent på kort sikt, hos 58 prosent på lang sikt.
– Det er særlig endringen i prioriteringen av synet på informasjon til strategisk fordel som er dramatisk, sa Casonato. – Vi har snakket om dette i mange år. Fortsatt er det typisk at ingen tar vare på informasjon. Etter hvert vil organisasjoner lære at informasjon er en ressurs som må forvaltes.
Det første grunnleggende rådet som Casonato og Bitterer gir, er å trekke ut det som er felles i de CIO-enes oppgraderte prioriterringer.
– Det koker ned til å skape en bedre infrastruktur for informasjon, som kan forsyne forretningsbrukerne med bedre funksjonalitet og bedre verktøy, sier de.
De foreslår fem konkrete initiativ:
- Innholdsforvaltning på bedriftsnivå («enterprise content management»)
- Kvalitetssikring og integrasjon av data
- Beslutningsstøtte basert på løpende målinger og vurderinger av hva bedriften faktisk yter
- Bruk av nye sosiale verktøy for å bedre effektiviteten til kunnskapsarbeidere
- Informasjonsforvaltning på bedriftsnivå
– Det må settes av ressurser til hvert av disse initiativene. Samtidig er det viktig at ledelsen ser dem fra et helhetlig perspektiv, understreker Bitterer.
Forskning i Gartner har avdekket at det er stor risiko forbundet med å sette i gang strategiske initiativ for å bedre bedriftens inntjening, uten at man har forberedt grunnen gjennom initiativ rundt informasjonsforvaltning og beslutningsstøtte.
– I tider som disse, er det sannsynlig at mer enn annenhver bedrift vil oppleve at strategiske initiativ munner ut i ingenting, grunnet svikt innen beslutningsstøtte og informasjon.
Bitterer og Casonato anbefaler at man utvikler de fem initiativene ut fra en metodikk lagt fram av Peter Schwartz i boka The Art of the Long View, Planning for the Future in an Uncertain World, fra 1991.
– Det grunnleggende her er at man ikke fester seg ved den mest sannsynlige scenarioen, men tar for seg flere muligheter.
Modellen til Schwartz går ut på at man velger to kritiske usikkerhetsfaktorer, som man kan la variere mellom to ytterliggående tilstander på akser som står loddrett i forhold til hverandre. Da vil man de to usikkerhetsaksene dele universet inn i fire verdener:
Med denne modellen må man altså for hvert initiativ ikke bare definere et overordnet mål, men også to kritiske usikkerhetsfaktorer.
Innen informasjonsforvaltning kan målet være at alle informasjonsressurser skal dekkes av et felles strukturert system, med tanke på mer effektiv drift og større innsikt. Kritiske usikkerhetsfaktorer er (1) hvorvidt måten informasjonen representeres på skal deles eller fortsatt måtte struktureres innenfor avgrensede båser («siloer»), og (2) hvorvidt attributter og identifikatorer skal deles eller fortsatt båslegges.
Det gir denne modellen for alternativene man står overfor:
Tilsvarende er det for de øvrige initiativene.
Innen sosial programvare og programvare for samarbeid, for eksempel, er målet å gjøre det lettere for folk å spille sammen utenom de faste rutinene. De to usikkerhetsfaktorene er knyttet til selve IT-avdelingen, hvorvidt (1) ledelsesstilen er fleksibel eller rigid, og (2) hvorvidt utviklingsstilen er styrt ovenfra og ned eller mer smidig.
Bitterer og Casonato understreker til slutt at uten et datavarehus, kommer man ingensteds.
– Datavarehuset skal være selve sannheten. Datakvalitet er alfa og omega.
Derfor: Informasjon må styres som den strategiske ressursen den er.
