KØBENHAVN (digi.no): Fra og med 2014 skal all offentlig post leveres digitalt til norske innbyggere, med mindre de aktivt reserverer seg mot dette. Posten vil leveres til en digital postkasse. Hver innbygger skal selv kunne velge blant flere leverandører og de samme postkassene skal også kunne brukes til å ta imot digital post fra private aktører og privatpersoner.
Posten tilbyr allerede en slik tjeneste, Digipost, hvor brukerne også kan laste opp digitale kopier av egne dokumenter, samt motta digitale kopier av kvittering når brukeren handler hos butikker som deltar i ordningen. Dette inkluderer kjeder som Expert, Tilbords og Bunnpris.
Men Digipost vil måtte konkurrere mot en aktør som allerede har tolv års erfaring med å levere slike tjenester: Danske e-Boks så dagens lys allerede i 2001 og vært svært delaktig i hvordan denne typen digital saksbehandling fungerer i Danmark i dag. Selskapet eies av Nets og Post Danmark med 50 prosent hver.
I dag har selskapet drøyt sju millioner postbokser, hvorav omtrent halvparten er danske. I fjor ble e-Boks etablert med et eget datterselskap i Norge for å kunne ekspandere ytterligere. Også Strålfors er inne på eiersiden i dette selskapet.
Norge
– Vi er danske når vi kommer til Norge, men har 700 personer i Nets og rundt 90 som jobber med dette. Digipost har riktignok vært først i Norge. Men det skal være opp til både avsenderen og mottakeren å gjøre hvem som er best. Det er den som har de fleste av de riktige dokumentene. Men jeg innrømmer at vi fortsatt har et godt stykke arbeid igjen å gjøre der, sier Henrik Andersen når digi.no møter deler av e-Boks-ledelsen i København. Andersen er grunnlegger av e-Boks, administrerende direktør for den danske virksomheten og styreformann for den norske.
– Det handler om å skape verdier – effektivisering for den som sender, mer overblikk for den som mottar, sier Andersen. I tillegg til inntekter til e-Boks selv, selvfølgelig. Tjenesten er gratis for postbokseierne, men e-Boks får et beløp for hvert dokument som lagres.
– Den danske stat betaler omtrent 72 (danske) øre per forsendelse med sikkerhetsnivå 4, som er det dyreste. Dette innebærer bruk av NemID, som ligner svært mye på BankID i Norge. Men det er kunder som betaler både mer og mindre. Det avhenger av volum, forteller Andersen.
Besparelsen kan være stor. For København kommune er prisen per dokumentforsendelse blitt redusert fra 15 til 18 danske kroner til 72 øre.
Omsetning
I 2012 ble det sendt 205 millioner dokumenter til brukerne av e-Boks, som omsatte for over 100 millioner danske kroner i fjor. Det gir et gjennomsnitt på omtrent 50 øre per transaksjon. Blant annet får to millioner dansker lønnsslippene sine i e-Boks, inkludert de 800 000 offentlig ansatte. Ambisjonen er å doble antallet sendt dokumenter innen 2015, gjennom ekspansjon i Norge, Sverige og andre land.
– Vi regner med at det norske markedet er nesten på størrelse med det danske, og at det vil bli like stort i bruk innen 5-6 år. Potensialet i Sverige, målt i antallet dokumenter, er derimot tre ganger så stort som i Danmark, mener Andersen.
Mange har nok oppfattet denne typen tjenester som en alternativ e-posttjeneste som like gjerne kan erstattes av Gmail eller hva det måtte være. Men tjenesten har nok mer felles med Altinn enn med Gmail.
Flere faser
– Det med digitalisering fra frimerker til e-post er generasjon én. Besparelsen er større i de neste faser, som handler om digitalisering av prosesser, sier Andersen og nevner byggemeldinger og lånedokumenter som et eksempel. Postboks-eierne vil for eksempel kunne motta, fylle ut, signere med BankID og returnere skjemaer internt i e-Boks.
– Også flere personer, for eksempel ektefeller, kan signere det samme dokumentet, som også kan være leiekontrakter, ansettelseskontrakter, forsikringsavtaler også videre. Brukeren beholder en kopi av dokumentet, forklarer Andersen. Signeringstjenesten ble først lansert i Danmark høsten 2012.
– Dokumenter som er sendt, kan ikke trekkes tilbake. Det gjelder i begge retning. Er dokumentet sendt, tilhører det mottakeren. Det er som gift for digitaliseringen dersom noen oppdager at noen roter med en borgers e-boks, sier Andersen.
Avsenderen får derimot ikke vite at dokumentet eller meldingen har blitt lest. I Danmark er denne postkassen like forpliktende som den man har utenfor hjemmet, men Andersen vet ikke hvordan dette vil være i Norge.
Portaler
Han understreker at e-Boks ikke på noen måte forsøker å bli enda et sted som brukerne må gå innom. Selskapet tilbyr avsenderkundene en «whitelabel» portalløsning som kan integreres inn i virksomhetenes egen portal eller nettsted. Brukerne vil da kunne få tilgang til alle dokumentene, som lagres sikkert på livstid, via helt andre tjenester enn e-Boks direkte. Dette kan for eksempel være i nettbanken. I Danmark har alle kommuner en slik løsning.
– Det er om å gjøre å være tilgjengelig der forbrukerne faktisk er, sier Andersen.
I tillegg til webløsningene, tilbys også mobilapplikasjoner. I Norge tilbys dette til iOS og Android, i Danmark også til Windows Phone. Til sammen har 600 000 lastet ned e-Boks' mobilapplikasjon. Men det finnes også en mobilutgave av nettstedet.
Også i Danmark vil alle fra og med 2014 måtte motta alle offentlige brev og dokumenter digitalt i den digitale postkassen, dersom de blir unntatt, noe som krever en god grunn. Det er e-Boks leverer løsningen, og de som har tatt i bruk den digitale postkassen til nå, har gjort dette frivillig.
– Men det har tatt tid å gjøre borgerne og avsenderne vant til dette, sier Andersen. Han mener derfor at representantene ved Stortinget må være de første til ta i bruk de digitale postboksene og derved går foran som et godt eksempel.
Når det gjelder tjenestene og prosessene som skal digitaliseres, så mener Andersen at man må starte i det små og med det enkleste først.
– Man må ha fokus på å gjøre det praktisk, i stedet for å lage et elfenbenstårn som skal løse alt.
Integrasjon
Erik Abildsgaard Knudsen, produkt- og utviklingsdirektør i e-Boks, forteller at integrasjonen med fagsystemene til for eksempel kommunene skjer via relativt enkle grensesnitt.
– Dataene ligger i fagsystemet, som generer dokumentet i e-Boks, som også tilbyr å oppbevare kommunens kopi. Data kan dessuten hentes fra et returnert dokument og over i fagsystemet, forteller Knudsen.
Den tekniske løsningen er speilet på tvers av fire ulike bygg i København-området, med omtrent 12 kilometer mellom byggene. Datasentrene drives av IT-selskapet KMD, som blir forsynt med strøm fra fire ulike, nordiske elektrisitetsverk.
– Vi har et veldig høyt sikkerhetsnivå. Dokumentene lagres på IBM stormaskiner. Det har ikke vært vellykkede forsøk på å trenge gjennom, og vi leier inn private konsulentselskaper for å utføre penetrasjonstesting, sier Andersen.
Også den digitale postkassen til norske brukere av e-Boks vil befinne seg i Danmark. Ifølge Andersen er dette avklart med Datatilsynet i Norge.
På spørsmål om sikkerhetsproblemene med Java har ført til at e-Boks vurderer andre innloggingsmetoder enn BankID og NemID, er svaret nei.
– Nei, vi overveier ikke andre løsninger. Vi har full tillit til at Oracle får løst det her. e-Boks setter sikkerhet meget høyt, og vurderer sikkerheten løpende i våre systemer, og akkurat nå er det den beste løsninger på markedet, sier Abildgaard Knudsen til digi.no.
e-Boks er ennå ikke etablert i Sverige, men man regner med å benytte e-legitimation for innlogging der.
Digitaliseringsstyrelsen
I København møtte vi også Lars Frelle-Petersen, som er direktør for Digitaliseringsstyrelsen i Danmark. Byrået ble etablert av den danske regjeringen i 2011 og har ansvaret for å implementere regjeringen ambisjoner om digitalisering av det offentlige Danmark.
Frelle-Petersen starter med å fortelle at den største forskjellen på Norge og Danmark er at Danmark ikke har noen penger, og at produktivitetsutviklingen i landet har vært betydelig svakere enn i Sverige i minst 15 år. Dette omtales ofte som «den danske syke».
– Det handler ikke om sykdom blant innbyggerne. For å løse dette kreves det reformer og innsparinger, sier Frelle-Petersen. Dette er bakgrunnen for digitaliseringsstrategiene som danskene har lagt i ti år. Ifølge Frelle-Petersen startet det med i det hele tatt å få lov til å sende e-post, til dagens nivå, hvor digital post er i ferd med å bli obligatorisk.
– Innbyggerne får «det siste brev» om dette neste år. Fra 2014 er digital postkasse obligatorisk for borgerne, sier Frelle-Petersen. Foreløpig har rundt én million danske innbyggere meldt seg frivillig til å motta alt via digital post.
Dette vil selvfølgelig gå utover den tradisjonelle posten.
– Posten har allerede fått en betydelig svekket stilling i lokalsamfunnet, sier Frelle-Petersen og tenker da på nedleggelsen av mange postkontor, som har blitt erstattet med post i butikk og lignende.
– Men Posten finner seg nye forretningsområder. I København bringer Posten ut mat til eldre, for eksempel. De store områdene innen digitalisering er likevel innen de store sektorer som omsorg, helse og skole.
Frelle-Petersen mener at den danske digitaliseringsstrategien for 2011 til 2015 ligner mye på den som gjelder i Norge fra 2012.
– Men vi har gått litt videre. For eksempel er søknad om bytte av skole/barnehage nå obligatorisk på nettet, sier han.
Resultatet er at offentlig sektor vil spare opptil 600 millioner danske kroner bare i porto.
– Fysiske brev koster 26 kroner i forsendelse og håndtering. Digitale brev koster 5 kroner. Men foreløpig sendes det ikke offentlige forsendelser av betydning gjennom e-Boks i dag, bare lønnsslipper og slikt. Det er for lite. Men uten lovgivning har det ikke vært noe incitament til å bruke det mer. Med lovgivning kommer forpliktelsene, og dermed økningen i antallet digitale transaksjonshenvendelser. Da må det lages bedre løsninger, sier Frelle-Pedersen.
Kommunene er forpliktet til å være med
– Det er 98 kommuner i Danmark med en gjennomsnittsstørrelse på 30 000 innbyggere. Likevel har de innsett at de ikke kan løse digitaliseringsutfordringen selv. De ønsker derfor forpliktelsene velkommen, forteller Frelle-Petersen.
– Det er heller ikke den samme berøringsangst for det kommunale selvstyret i Danmark som i Norge. Der har viljen til å gjøre det konsekvent, manglet litt, mener han.
I Norge er det 428 kommuner. Den minste, Utsira i Rogaland, hadde i fjor sommer bare 215 innbyggere – færre enn det bor i enkelte boligblokker i de litt større byene.
Avgjørende
Det er den økonomiske gevinsten som er driver Digitaliseringsstyren. Men det er også fordeler for brukerne.
– Digitalisert tinglysing har vært en fantastisk suksess. Behandlingstiden for ukompliserte saker har blitt redusert fra en måned til noen få dager, forteller Frelle-Petersen.
Digitaliseringsstyrelsen er en del av det danske finansdepartementet. Dette er helt avgjørende, mener Frelle-Petersen.
– Det hadde ikke latt seg gjøre på annen må. Det er så viktig at det ikke kan ligge andre steder, hevder han.
I Danmark har e-Boks monopol, men Frelle-Petersen har ingen store betenkeligheter ved dette.
– Vi vil kunne skifte dem ut dersom vi er fornøyd, dersom noen andre finnes, sier han og legger til at monopol eller av det bare én hovedleverandør innen offentlig IT, ikke er noe uvanlig i Danmark.
– Vi har fått en helt annen pris, også med e-Boks, når man samler dette hos én leverandør, sier Frelle-Petersen.
Les også:
- [07.03.2014] To får levere digital postkasse
- [21.08.2013] – Mer usikkert uten fellesløsning
- [20.08.2013] Disse kan levere offentlig e-post
- [24.06.2013] Passautomater i «gisseldrama»
- [31.01.2013] Slik skal Digipost vinne deg
- [29.01.2013] Danmarks «BankID» skroter Java
- [23.01.2013] Vil ikke ha Digipost
- [20.11.2012] Du skal selv få velge digital postkasse
- [20.06.2012] Difi avviser Altinn
- [31.01.2012] DNB-kunder kan få e-Boks
- [21.02.2011] Nets med på gratis kryptert e-post
