Kommunikasjonsforskeren Susan Yell ved det australske universitetet Monash har gjennomført en undersøkelse for å kartlegge hvordan kontormedarbeidere bruker e-post.
Susan Yell fant mange eksempler på tvilsom bruk av e-post. Noen kolleger som mislikte hverandre drev e-postkrig og sendte sure beskjeder i stedet for å snakke sammen. Ledere sendte gruppe e-poster der de kritiserte enkeltpersoner, uten å gi dem en sjanse til å forsvare eller forklare seg for resten av gruppen. Andre sparte på e-poster som ga et dårlig inntrykk av avsenderen, for å bruke dem mot personen senere.
– Ved konfrontasjoner ansikt til ansikt merker folk mer effekten av hva de sier. De gjør da, som regel, et forsøk på å være høflig, sier Yell til forskning.no.
Når personer mottar en e-post som de opplever som krenkende eller kritiserende kan de sitte og lese den om og om igjen, og bygge opp mye sinne.
– I en slik situasjon er det lett å bli helt fiksert på kritikken. I en normal samtale hadde de fått en skikkelig forklaring på hva avsenderen egentlig mener, sier Yell.
De dårlige erfaringene med e-post hadde likevel ikke gjort noen av deltakerne i undersøkelsen mer skeptisk til e-post. Selv de som foretrakk telefon eller direkte personkontakt var de fortsatt entusiastiske e-postbrukere.
Slik unngår du at dine e-poster misoppfattes:
- Vær alltid høflig
- Skriv hele setninger
- Les alltid korrektur på egen e-post
- Unngå utropstegn og sterke ord
- Bruke ofte «takk» og «vil du være så snill å»
- Husk at humor er forskjellig
- Ikke ta opp vanskelige tema i en e-post, avtal heller et møte
Kilde: Forskning.no/HR Norge
