40 prosent av alle fakturaer til offentlig sektor skal være EHF-fakturaer i løpet av 2014. Det er ikke sikkert at det er kun teknisk tilrettelegging som skal til for å nå det målet, sier statssekretær Paul Chaffey.
Difi arrangerte sin årlige EHF-konferanse forleden med over 200 deltagere. Ut i fra det som ble lagt frem av utviklingstall og -trender, synes det ikke vanskelig å nå målet om 40 prosent i løpet av året. En ligger allerede tett opp til dette målet; enkelte etater og kommuner ligger over 60 prosent. I tillegg bruker stadig flere private bedrifter EHF-formatet seg i mellom, og i europeisk sammenheng ligger Norge langt foran alle andre når det gjelder utbredelse. En har også nå kommet langt med å få standardisert flere andre meldinger slik at hele innkjøpsprosessen nå snart kan effektiviseres.
Så hva er problemet?
Et «road show» Difi og DFØ (Direktoratet for Økonomistyring) har gjennomført, viste at det var en svært så avventende og tilbakelent holdning mange steder om å ta i bruk efaktura (EHF), selv om de har skaffet seg aksesspunkt og registrert seg i det sentrale efaktura-registeret ELMA. Difi har derfor tatt initiativ til bedre teknisk tilrettelegging ved å gjøre det enklere å vaske registrene, det kommer automatisk epost-melding når ny aktør har meldt seg inn i ELMA, etc.
Men er dette tilstrekkelig? Er bedre teknisk tilrettelegging nok?
Det er fra brukerne de kanskje beste tipsene kommer for bedre «tilrettelegging»:
Det er en investeringskostnad for å komme i gang med EHF. Men kostnaden ligger ikke først og fremst i tilknytning til en meldingsformidler (aksesspunkt), men endringer i eksisterende ERP-systemer. KLP nevnte f.eks. at det var enklere å foreta endringer og tilpasninger for EHF-formatet i egenutviklede IKT-systemer, enn i innkjøpte systemer. Disse har vært tilpasset et annet format og prosess enn det EHF krever. Dette er kanskje blitt underkommunisert til brukerne.
Det har heller ikke hjulpet at det har vært relativt hyppige versjonslanseringer fra Difis side på formatet; situasjonen har ikke fått stabilisert seg nok.
Sparebank 1 fremholdt også at innføring av efaktura (uavhengig av format) krever en lang prosess med hensyn til endring i forretningsprosesser, avtaler med leverandører, endringer hos ERP-leverandører etc. Det er en relativt komplisert verdikjede som skal effektiviseres, og det er stor fare for å komme opp i «innelåsingseffekter» til ERP-leverandører, etc. Alt dette har ingenting med formatet å gjøre, eller teknisk tilrettelegging, men med forretningsprosesser.
Men noe har også med formatet (EHF) å gjøre. Formatet er tilpasset relativt enkle fakturaer. Men mange bedrifter må ha bransjespesifikke tillegg – og da som vedlegg «utenpå» selve formatet. Dette gjelder for eksempel Oslo kommune. Og det er flere «mindre» problemer – som kan være store nok for de bedriftene som har dem. KLP nevnte for eksempel at kundene krever bestiller- eller ordrenummer i «Deres ref»-rubrikken, men KLP fakturerer løpende til avtaler sies opp – det ligger ingen bestilling til grunn for den enkelte faktura. Dette innebærer merarbeid for KLP. Dette er løsbart – hvordan? «Problemet» med formatet er derfor at det ikke er «one size for all», men et enkelt format. Men det er også dets fordel da det er lettere å innføre uten å ta hensyn til alle variantene.
Difis strategi for å oppnå utbredelse har vært å sette datoer. Dette er blitt oppfattet som at det nå er «obligatorisk» å sende EHF-formatet til det offentlige fra bestemte datoer. (Det riktige er at det skal stilles krav om dette til leverandørene i nye innkjøpsavtaler fra bestemte datoer. Det er derfor helt opp til den kommersielle avtale som selger og kjøper å inngå slike avtaler, en praksis som har eksistert lenge i privat sektor. Det er heller ikke slik at det er nødvendig å sende EHF-formatet bare en får en meldingsformidler til å konvertere f.eks. EDI-faktura til EHF).
Men det er klart at disse datoene har vært viktige pådrivere for gjennomføring slik også KLP sa i sitt innlegg.
Samtidig er kravet fra Regjeringen ikke bare 40 prosent utbredelse, men at en skal oppnå en samfunnsøkonomisk gevinst på 3,3 milliarder kroner over 15 år, slik Paul Chaffey sa i sitt innlegg. Efaktura i offentlig sektor dreier seg derfor ikke om bare om utbredelse av EHF. EHF er bare et middel til å oppnå økonomiske gevinster – primært hos mottagerne (offentlig sektor), men også hos utstedere (private leverandører av varer og tjenester til offentlig sektor). Skal en oppnå det, må det også utarbeides planer for hvilke gevinster dette gir, og hvordan etatene skal realisere disse gevinstene.
I andre sammenhenger stilles det nå krav om at IKT-investeringer i offentlig sektor skal begrunnes med gevinstrealiseringsplaner. Hvorfor skal ikke dette gjelde også innføring av efaktura?
En åpenbar forklaring på at det ikke er gjort, er at da slipper både Difi og meldingsformidlere/ERP-leverandører å begrunne hvorfor bedriftene/etatene skal ta i bruk efaktura. Meldingsformidlere sier ofte at de er tilfreds med situasjonen for da slipper de all markedsføring av sine tjenester.
Men en gevinstrealiseringsplan vil være en vel så viktig pådriver for brukerne ved innføring av efaktura (EHF) enn teknisk tilrettelegging fordi den ikke bare adresserer målet om utbredelse (40 prosent), men også samfunnsøkonomisk gevinst (3,3 milliarder over 15 år) som er selve begrunnelse fra Regjeringens side for «digitaliseringen». (Faktisk var dette et sentralt element i EU-kommisjonens rapport om innføring av efaktura i 2008!).
Paul Chaffey burde derfor få sitt departement til å pålegge offentlig sektor å utvikle også en gevinstrealiseringsplan for innføring av efaktura. For at «de store tall» skal nås må dette brytes ned på hva den enkelte etat/kommune kan bidra til resultatet. Samtidig bør målet settes opp til 50 prosent utbredelse i løpet av året.
Det finnes fremdeles hindringer som ligger på privat sektor i å fremme efaktura. En har fått til et samarbeid mellom de ikke-finansielle meldingsformidlere, men ennå ikke lykkes å få til et samarbeid mellom disse og banksektoren, er ett eksempel.
Hva ellers? Lise Andersen fra Sparebank 1 pekte på at hennes kunder ofte spurte: «Jeg har sendt EHF-fakturaen og fått bekreftet at den er sendt, men mottager sier at den ikke er mottatt. Mottager spør hvorfor hun får purring på en faktura som ikke er mottatt». Meldingskvittering er en selvfølgelighet i alle fakturasystemer, og et nødvendig krav i en forretningsprosess. Hvorfor har ikke EHF-formatet en slik funksjon?
Difis svarer at det nå kommer. Men hvorfor er det ikke kommet tidligere?
Spørsmålet forble ubesvart.
Delta i debatten
Informasjon om debattinnlegg og kronikker i digi.no
Alle innlegg må sendes til redaksjon@digi.no. Husk å legge ved et portrettbilde. Vi forbeholder oss retten til å redigere innsendt materiale.
