For ett år siden begynte Trondheim kommune å innføre det som den gang het Google for Work, og som nå er døpt om til Google Gsuite. Kontorstøtteverktøy og gruppevare til kommunens mer enn 15.000 ansatte skulle byttes ut med skybaserte tjenester fra Google. Tidligere benyttet kommunen Microsoft-applikasjoner, og både Microsofts og Googles skytjenester ble vurdert gjennom en vanlig offentlig anskaffelsesprosess, før kommunen til slutt endte opp med Google Gsuite.
IT-sjef Bjørn Villa i Trondheim kommune forteller til digi.no at overgangen har gått overraskende greit, og mener de ansatte har fått en hverdag med større fokus på sikkerhet, bedre effektivitet gjennom digital samhandling, og at løsningen også har hatt en positiv miljøeffekt.
– Vi trives i skyen, sier han.
Mange var skeptiske
Villa sier de fikk mange skeptiske kommentarer til overgangen, både med tanke på om de i det hele tatt skulle klare overgangen – men ikke minst fordi mange var bekymret for sikkerheten.
Han legger ikke skjul på at det har vært utfordrende å innføre nye IT-løsninger i en stor organisasjon som Trondheim kommune. I det daglige er folk flest opptatt med å gjøre jobben sin, og IT er bare et verktøy. Nøkkelen til suksessen i Trondheim har ifølge Villa vært at de klarte å utløse entusiasme og positiv energi blant de ansatte, ved å velge moderne verktøy som de ansatte hadde tro på at ville gjøre jobben enklere.
De nye skybaserte verktøyene kommunen har tatt i bruk omfatter blant annet tekstbehandling, regneark, presentasjoner, videomøter, chat, lagring, kontekstspesifikk søkemotor, epost, kalender, 2-faktor autentisering, interne sosiale media, bildearkiv, nettsteder, skjemaer og en god del mer, opplyser Villa.
– Disse verktøyene utgjør nå en viktig del av den nye hverdagen for de ansatte i Trondheim kommune.
Hevder overgangen har gitt bedre – ikke dårligere – sikkerhet
I 2011 innførte Narvik kommune, antagelig som først i Norge, Googles skytjenester, og senere også Moss. Datatilsynet mottok den gang en klage, og fattet først et foreløpig vedtak om at kommunene måtte slutte å bruke tjenestene – da de angivelig skulle stride mot personvernlovgivningen på flere punkter. Men den 24.9.2012 åpnet likevel tilsynet for bruk av tjenestene, forutsatt at virksomhetene gjør en grundig risikoanalyse.
Villa opplyser at de tar sikkerheten på alvor, og at deler av kommunens virksomhet også omfattes av lovgivning som gir konsekvenser for hvordan kontorstøtteverktøy etableres og benyttes. Derfor har kommunen fortsatt en del IT-fagsystemer som ikke ligger i skyen – men befinner seg i Trondheim. Dette gjelder blant annet systemer innenfor helse.
– Uansett hvilken skyløsning man bruker og hvem som leverer den, er vi selv ansvarlige for sikkerheten. Det er vi som må gjøre sikkerhetsvurderinger og vurdere hva vi kan bruke løsningene til. For de formålene vi har tatt det i bruk, kan vi stå inne for sikkerheten.
– Hvordan er sikkerheten ivaretatt med tanke på mobilitet?
– Alle devicer som skal brukes mot vår skyløsning er innrullert i MDM (mobile device management. Red. anm). Vi har tofaktorautentisering og har mulighet til å fjernslette dem hvis de blir mistet.
De nye skybaserte verktøyene gir imidlertid mange nye muligheter, og Villa trekker frem plattformuavhengighet som en av de største fordelene. Dette betyr også at de ansatte kan være mer mobile.
Villa hevder at overgangen til Google Gsuite kan ha betydd bedre sikkerhet på enkelte områder, som bedre informasjonssikkerhet og etterlevelse av arkivregler nå som data lagres i skyen i stedet for i eget datasenter. Gjennom endringen ble kommunen tvunget til å ta stilling til hva slags data som lå lagret på egne filservere – og om de for eksempel hadde lagret personsensitiv informasjon på feil sted, om noe burde være arkivert, og så videre.
Løsningen ble at hver enkelt ansatt måtte ta ansvar ved å gå gjennom sine data før flytting til skylagring, basert på en veiledning fra IT-avdelingen. Dette har ført ikke bare til en etterlengtet opprydning, men også en økning i bevisstheten hos de ansatte om hva som ligger lagret hvor, og hvorfor.
– Vi har gjennom å involvere våre ansatte klart å styrke kommunens praksis for informasjonssikkerhet. Ved å gjøre en endring til noe som mange synes er skummelt, har vi måttet bevisstgjøre brukerne: Hvorfor lagrer jeg dette her eller der?
Rekrutterte 600 ansatte som «Google Guides»
Det å bytte ut løsningene alle de ansatte bruker hver eneste dag vil unektelig innebære ganske mange supporthenvendelser. Løsningen for Trondheim ble å rekruttere et stort antall «Google Guides» som skal være eksperter på de nye verktøyene i sitt miljø, og hjelpe kollegene i gang.
– Kun to dager etter at vi ba frivillige om å melde seg som guide måtte vi stenge påmeldingen på grunn av stor interesse. Vi fikk 600 ansatte som ønsket å ta på seg denne tilleggsoppgaven.
Åtte måneder etter at alle 15.000 ansatte hadde fått tilgang til skytjenestene, gjennomførte kommunen en spørreundersøkelse for å se om brukerne var fornøyd, og om de andre målene var nådd.
I undersøkelsen går det frem at de ansatte har redusert reisevirksomheten på grunn av at de i stedet bruker nettmøter.
– Dette baserer vi på at det frem til nå har det blitt gjennomført 10.000 videomøter og 6% sier at de reiser mindre. Hele 24% sier at de nå mestrer sitt arbeid bedre enn før og så mye som 40% oppgir at nå deles kompetanse og erfaringer på en bedre måte enn før. Det jobbes også mer effektivt (29%), samarbeid oppleves som enklere (58%) og sist men ikke minst så er hele 70% fornøyd med de nye verktøyene. Vi kan med andre ord si at vi har gjort et riktig valg av verktøy og klart å introdusere det på en god måte i organisasjonen, opplyser Villa.
– Hva har vært de vanligste spørsmålene eller problemene brukerne har meldt om etter overgangen?
– Det er nok det at ting er litt annerledes. Man har brukt et verktøy i kanskje 15 år og lært seg hvor ting er. Avvikende brukergrensesnitt og at man må gjøre ting på en litt annen måte. Annerledes kan noen oppfatte som dårlig, sier Villa.
Her har Google-guidene har vært uunnværlige, sier han.
– Det har vært fantastisk å ha så mange fanebærere som fremsnakker nye løsninger. Det er en lærdom - man bør ha noen som fremsnakker de nye løsningene, og som er tilgjengelige slikat man ikke blir skeptisk
Gikk etter planen – men noen tekniske utfordringer
IT-prosjektet ble gjennomført uten store avvik, verken når det gjelder tidsplan eller budsjett.
– Entusiasmen blant de ansatte var nok kanskje viktigste suksessfaktoren, men det hører også med til historien at de som gjennomførte prosjektet fra IT siden av organisasjonen besto av våre beste ressurser – utelukkende våre egne ansatte som kjenner organisasjonen og som hadde et brennende ønske om å gjøre digital samhandling til en realitet i Trondheim kommune.
De største tekniske utfordringene lå blant annet i at det lå mange «gamle synder» i Active Directory-løsningen – mye som ifølge Villa burde vært ryddet opp for lenge siden. Dette var ikke en del av selve prosjektet, men siden de var avhengig av god kvalitet i synkroniseringen mellom AD og Gsuite så måtte det gjøres en jobb der. Villas råd til andre som vurderer å ta i bruk skyverktøy som skal kobles opp mot egen AD, er å ta høyde for at det kanskje må gjøres en ryddejobb først.
Ikke alt lot seg løse
Til tross for at Villa – og ifølge han selv – kommunens ansatte er fornøyd med de nye løsningene, var det ikke alt som kunne løses. En del ting visste man om på forhånd; for eksempel hadde man fagsystemer plassert i sikker sone, hvor man aksesserte systemene gjennom en Citrix-løsning.
– På disse områdene er det både tekniske og lovmessige begrensninger som gjør at skyen ikke kommer til å dominere på ennå en stund. Innenfor generell saksbehandling og arkiv er det også en del løsninger som vi ennå må leve med et par år til før vi kan løse opp i uheldige knytninger mot lokalt installert programvare på de ansattes PC-er.
Villa opplyser at det til tross for at alle behov ikke kan dekkes av skyverktøy, nå er kun ti prosent av de ansatte som før hadde MS Office installert på PC-en, som enten fortsatt har et dokumentert behov for dette – eller bare føler på et behov for å ha hele eller deler av programpakken tilgjengelig. Han tror omfanget vil reduseres ytterligere, både gjennom dialog med brukerne og gjennom andre prosjekter som er planlagt.
– Om 2 år så vil jeg bli meget overrasket om det er mer enn 100 personer i Trondheim kommune som fortsatt vil ha et reelt behov for lokalt installert programvare for kontorstøtte på sin digitale arbeidsflate, sier Villa.
Han sier det er viktig at alle som leverer IT-systemer følger med i timen, og forholder seg til det som skjer med hensyn til bruk av skyverktøy. Leverandørene må slutte å anta at alle jobber mot tradisjonelle filservere, for kundene har skyen som førstevalg, sier Villa. Man kan heller ikke anta et kundene har en masse lokalt installert programvare.
– De må også ta innover seg at SaaS-løsninger for identitetshåndtering allerede har kommet med full tyngde. Dette høres kanskje selvfølgelig ut, men vi opplever fremdeles nye løsninger som kommer inn dørene våre med et etterslep i så måte, og leverandører som måper når vi viser dem hvordan vi jobber, avslutter Villa.
