For få dager siden rapporterte digi.no om en ny Microsoft 365-funksjon kalt Productivity Score, et verktøy som samler inn data om hvordan ansatte bruker Microsoft 365 i den hensikt å finne forbedringspotensial når det gjelder produktivitet.
Etter lanseringen begynte det å dukke opp kritikk på blant annet sosiale medier fra folk som mener at Productivity Score er en trussel mot personvernet på grunn av detaljnivået på dataene som samles inn.
Fjerner brukernavnene
Kanskje ikke helt uventet har Microsoft fått med seg kritikken, og nå har selskapet kunngjort et knippe endringer i måten verktøyet fungerer på.
Den viktigste endringen er at Microsoft nå fjerner brukernavnene fra Productivity Score-produktet for å øke graden av anonymitet. Ifølge selskapet vil verktøyet heretter kun samle inn data på organisasjonsnivået, noe som innebærer at ingen vil kunne få tilgang til hvordan enkeltbrukere benytter applikasjoner og tjenester i Microsoft 365.
Selskapet peker på at de la til visning av brukernavnene med tilhørende handlinger over en 28-dagersperiode i den tidligere versjonen av verktøyet, men som en følge av tilbakemeldingene tas den altså nå helt bort.
Denne endringen skal akkompagneres av et modifisert grensesnitt som gjør det langt tydeligere at Productivity Score ikke er ment å måle individuell adferd, men kun hvordan organisasjonen som helhet bruker teknologien. Produktet skal også kommunisere bedre akkurat hva som spores og hva som ikke spores.
Fikk kritikk av personvernaktivist
Microsoft mener det har rådet misforståelser rundt akkurat hva som er funksjonaliteten til tjenesten, og at det aldri var intensjonen å fokusere på individer.
Utover dette vil Productivity Score fungere som før, ved å gi samlede poengsummer på mellom 0 og 800, basert på poengsummer i til sammen åtte ulike kategorier. Disse kategoriene omfatter blant annet kommunikasjon, møter, teamarbeid, mobilitet og nettverksforbindelser.
Kritikken mot Productivity Score kom blant annet fra personvernaktivisten Wolfie Christl, som med støtte fra flere andre kalte produktet et overvåkningsverktøy for arbeidsplassen. Innvendingene var i stor grad basert på muligheten til å hente inn data om enkeltpersoner, og med de nye endringene ser dette ut til å være løst.
Flere detaljer om akkurat hvordan verktøyet fungerer kan du for øvrig finne på denne siden.
Viktig med god adminhygiene
Ståle Hansen leder det norske selskapet Cloudway og jobber tett med Microsoft. Han understreker i en kommentar til Digi.no at man må være administrator for å få tilgang til dataene i Productivity Score.
– Dette er roller man ikke skal gi tilgang til med mindre man har behov, og administratorer har alltid tilgang til data om individuelle brukere gjennom en rekke adminverktøy. Dette viser viktigheten av å ha god adminhygiene, ved å ha så få globale administratorer som mulig, helst under 5 og bruke rollebasert tilgangskontroll så mye som mulig, sier Hansen.
Han anbefaler også at virksomheter investerer i Azure AD P2-lisenser for administratorer, slik at de kan bruke Privileged Identity Management (PIM) for alle administratorbrukere.
