Helseregion Midt-Norge kansellerte i 2011 en kjempeordre fra IBM verdt 710 millioner kroner på SAP-løsning, som den gangen skulle bli innført ved samtlige norske helseforetak. Det var svidd av 25 millioner kroner bare i anskaffelsesprosessen.
- Havariet var et faktum: Helse-Norge stanser SAP-prosjekt
Så fikk IBM en ny sjanse, da de to år senere igjen vant anbud. Nok en gang med SAP som nytt logistikk- og økonomisystem. Nå var leveransen riktignok begrenset til Helse Midt. Det er også en formidabel kunde. Kontrakten hadde en ramme på 210 millioner kroner, opsjoner inkludert.
Planen var å utvikle løsningen gjennom 2014 med utrulling fra ifjor. Alle foretakene i helseregionen skulle ta i bruk SAP trinnvis i løpet av 2015 og 2016 for logistikk (innkjøp, lager etc.) og de fem forsyningskjedene forbruksvarer, medisinsk teknisk utstyr, IKT, tjenester og helsetjenester.
Helse Midt omfatter blant annet åtte sykehus, rundt 22.000 ansatte og et årlig budsjett på nærmere 20 milliarder kroner.
Fortsatt har ingen av foretakene i helseregionen tatt SAP-løsningen i bruk. Når digi.no tar kontakt viser det seg at idriftsettelsen er utsatt med syv måneder.
Kostnadene øker – men hvor mye?
Ingerid Gunnerød er direktør for stab og prosjektstyring i Helse Midt-Norge. Hun bekrefter at SAP-prosjektet blir forsinket og dyrere enn planlagt.
Nøyaktig hvor mye dyrere IT-systemet blir ønsker hun ikke å tallfeste.
– Det er ikke en opplysning vi går ut med. Kostnadene følger prosjektperioden. Når den utvides øker også kostnadene. Økningen håndteres innenfor den samlede rammen av IKT-investeringer i Helse Midt-Norge. I alle slike prosjekter er det tatt høyde for en risiko, sier Gunnerød til digi.no.
Helseregionen har skrevet en lengre redegjørelse som svar på våre spørsmål. I den fremgår det blant annet at kostnadene øker både for kunde og leverandør.
- Les kommentar: Er IKT-krisen i helsesektoren uhelbredelig?
Betaler for «dødt» produkt fra Evry
I tillegg hadde de ikke annet valg enn å utvide avtalen med Evry om fortsatt leveranse på det gamle økonomisystemet Masterpiece ut 2016. Det er lenge siden Evry bestemte seg for å avvikle dette produktet.
Siden april 2014 har Helse Midt vært eneste kunde, og dermed vært nødt til å dekke leverandørens kostnader for å holde produktet kunstig i live. Det medførte et prishopp fra 4,1 til 18,1 millioner kroner i årlige kostnader, skrev Adresseavisen når de tok opp forholdet den gangen.
– Det er riktig at vi har måttet utvide Masterpiece-avtalen, bekrefter Gunnerød nå.
Skyver på tre leveranser
Innføringen av SAP skal fortsatt skje trinnvis. Se faktaboks for hvilke foretak og tidspunkter som er omfattet.
Fase én med å sette løsningen i drift i de første foretakene er forskjøvet med 7 måneder. Det betyr at startsskuddet for faktisk bruk er utsatt fra 1. oktober 2015 til 2. mai 2016.
Styringsgruppen vedtok en revidert prosjektplan for et par uker siden.
Fase to når enda flere helseforetak skal begynne å bruke løsningen er 5 måneder forsinket. Det resterende som er tredje og siste runde med innføring i dette prosjektet er utsatt i 2 måneder.
Stort og komplisert
– Dette er et stort og komplekst prosjekt. Da vi kom til milepælen som vi ikke godkjente, så var både IBM og Helse-Midt enige om at vi trengte mer tid før vi startet akseptansetest i vår felles styringsgruppe, sier direktør Gunnerød.
Fasen med akseptansetest er blitt lengre enn først planlagt. Det samme gjelder tid satt av til opplæring av sluttbrukere. «Dette for å sikre en vellykket idriftsettelse av løsningen» skriver de.
Partene forsøker å tegne et bilde av godt samarbeid. Har det bare vært fryd og gammen underveis?
– Vi står jo her med en revidert fremdriftsplan. Vi skulle gjerne stått på den opprinnelige, men det er et stort komplekst prosjekt og en stor organisasjon. Det er ting som dukker opp underveis, og det har manifestert seg slik at vi har måtte gå på en revidert plan. Det er heller ikke bare teknologien her, men også hvordan vi klarer å ta dette i bruk.
Organisasjonsutvikling på alle nivå
Når det er sagt er Grunnrød overbevist om at helseregionen nå skal få det hun kaller en veldig fremtidsrettet og god løsning, som de har store forventinger til.
– Men vi ser jo at for å klare å ta ut gevinstene som systemet legger til rette for, så er vi nødt til å gjøre mye organisasjonsutvikling også. Og det involverer organisasjonen på alle nivåer, sier hun.
At Helse Midt-Norge er store er det ingen tvil om. Helseregionen som skal få nytt logistikk- og økonomisystem omfatter blant annet åtte sykehus, om lag 22.000 ansatte og et årlig budsjett i størrelsesorden 20 milliarder kroner.
IBM har vært lite villige til å kaste lys over prosjektforsinkelsene.
– Vi er kjent med at Helse Midt har fått spørsmål fra digi.no. Utover det ønsker jeg ikke å kommentere vårt forhold til kunden, sier IBMs pressekontakt Otto Backer Solberg.
- Var godt forberedt: – IBM er ikke noe bakgårdsfirma
