Denne uken kunne vi lese i digi.no at Regjeringen fjerner kravet til ODF – full seier til Microsoft. Gjennom intervjuene får man inntrykk av at det er fritt frem for å benytte OOXML og ODF i offentlig sektor. Det stemmer ikke!
Åpne standarder er avgjørende for digitaliseringen av offentlig sektor. Krav til dokumentstandarder dekker den mest grunnleggende digitale kommunikasjonen offentlig sektor har med innbyggere og næringsliv. Kravet til dokumentstandarder er derfor avgjørende for å få til et godt digitalt førstevalg.
Kravene til dokumentformater er satt for at innbyggere og næringsliv skal kunne få tilgang til offentlig informasjon og tjenester, uavhengig av om de sitter på nettbrett, mobil eller PC, uavhengig av om de har en Mac, Linux eller Windows og uavhengig av hva slags programvare de har valgt å skaffe seg. Derfor er det satt krav til å benytte formater som har bred støtte på alle plattformer, og som er spesielt godt egnet for det formålet de skal benyttes til.
Kravet til dokumentstandarder ble satt for å hindre bruk av nettopp redigerbare dokumentformater i stedet for åpne standarder beregnet for publisering og utveksling av ferdigstilte dokumenter.
Dagens krav til dokumentstandarder
Ved publisering av informasjon på offentlige nettsider, skal HTML benyttes. Det er kun hvis virksomheten har helt spesielle behov for å ta vare på formatteringen i dokumentet, at PDF kan benyttes. Det er kun tillatt å benytte redigerbare dokumentformater i de tilfeller der dokumentet skal videre bearbeides.
Offentlig sektor informerer om regler og vedtak, og leverer tjenester. De samarbeider sjelden med innbyggere om å produsere dokumenter. Det er derfor mindre enn 1 prosent av dokumentene som publiseres som redigerbare dokumenter. For eksempel, skal en skole legge ut en ukeplan for klasse 7B, har ikke eleven lov til å bearbeide den, selv om hun har aldri så lyst. Publiserer skolen en ukeplan skal den derfor være på HTML.
Ved sending av dokumenter som e-post vedlegg, skal PDF benyttes. Det er kun hvis mottaker skal bearbeide dokumentet videre at det er lov å benytte redigerbare dokumentformater. For eksempel, har Lånekassen gjort vedtak om å tildele studielån, så skal ikke studenten få bearbeide beløpet. Skal denne informasjonen sendes som e-post vedlegg, skal den derfor være på PDF format.
Formålet med å sette krav til dokumentstandarder, var å sikre at de mest velegnede formatene ble brukt. Målet var å hindre bruk av formater som doc, OOXML og ODF i sammenhenger der de ikke er best egnet. Dette virker kanskje innlysende, men når vedtaket kom var det et klart overforbruk av redigerbare dokumenter i publiseringssammenheng. I dag har det bedret seg noe, men offentlig sektor har fortsatt en god vei å gå.
Etter at forskriftskravet kom, har Difi fått en del henvendelser fra blant annet elever som ikke har kunnet levere oppgaver på ønsket format. På bakgrunn av dette har kravene om at offentlig sektor også skal kunne motta dokumenter på de mest vanlige formatene blitt skjerpet.
Kravet om åpne standarder for tekstdokumenter ble ikke primært satt for å senke Microsoft sin dominerende posisjon på kontorstøtteprogramvare, selv om enkelte tydeligvis ønsker seg det. Microsoft sin posisjon handler om mye mer enn formater. Det handler om hva saksbehandlere er vant til å bruke, hvilken kompetanse IT-avdelingen har og hvilken kontorstøtteprogramvare virksomhetens fagsystemleverandører har valgt å integrere seg mot.
Når det er sagt, så vil arbeidet FAD og Difi gjør med å sette anbefalte og obligatoriske IT-standarder, alltid søke å velge åpne standarder som hindrer bindinger til enkelt leverandører, og skaper konkurranse i IT-markedet. Men hovedfokus for arbeidet er og blir bedre elektronisk samhandling.
Ikke fritt frem
Det er ikke fritt frem å benytte hverken OOXML eller ODF i offentlig sektor. HTML skal i all hovedsak benyttes til å publisere og PDF når dokumenter skal sendes som vedlegg til e-post. Men det er lov å legge ved informasjonen på et redigerbart format, hvis man tror det er hensiktsmessig.
Difi ønsker oversikt over brudd på regelverket og tar gjerne i mot henvendelser på standard@difi.no om dette.
Les også:
- [18.12.2014] Bedre ODF-støtte i Google Drive
- [25.07.2014] Britene vraker OOXML
- [14.04.2014] En digital suksesshistorie!
- [29.01.2014] Vurderer å dumpe Microsoft Office
- [20.03.2013] – Kast dokumentene rett i søpla
- [19.03.2013] Derfor fikk OOXML grønt lys
- [19.03.2013] Regjeringen fjerner krav om ODF
