Det nærmer seg seks år siden analyseselskaper som Gartner merket seg en ny trend, der ansatte bruker eget IT-utstyr på jobb. Trenden fikk merkelappen «consumerization». Sommeren 2007 kom Apple iPhone, og trenden skjøt fart: En populær forklaring er at sjefer ble misunnelige på sine døtres mobiler, og ga IT-avdelingene ordre om å ordne det slik at også de kunne smykke seg med det kule.
I november 2007 kom en av Gartners ledende analytikere, Steve Prentice, med disse betraktningene under et foredrag viet fenomenet:
– [Personlig teknologi på jobb] er en holdning. Det har ikke bare med teknologi å gjøre. Det er en gjenspeiling av forhåpningene til en generasjon, av behovet for å delta, av ønsket om å bidra og om følelsen av å tilhøre et fellesskap… For bedrifter dreier det seg om å slippe tøylene. Man må godta at noe vil svikte, men at andre ting vil blomstre.
Poenget til Prentice kan oppsummeres slik: IT-utstyr er ikke lenger «teknologi», det dreier seg om ting vi bruker hver dag, i jobb og fritid. Med andre ord: De er blitt en del av kulturen.
Det var følgelig all grunn til å advare bedrifter og organisasjoner med sterke IT-avdelinger og restriktive retningslinjer for bruk av annet utstyr enn det forhåndsgodkjente: Det nytter ikke å stå i mot.
En undersøkelse som konsulentselskapet Avanade nettopp har offentliggjort, tyder på at motstandsfasen nå er over.
I stedet har bedrifter, også i Norge, lagt seg på en linje der de ser positivt på at ansatte benytter seg av personlig IT-utstyr på jobb, også personorienterte tjenester innen for eksempel samhandling og sosiale medier (husk Prentices betoning av «følelsen av å tilhøre et fellesskap», sitert ovenfor), selv om de ikke leveres av bedriftens IT-avdeling, men hentes fra den offentlige og allment tilgjengelige nettskyen.
Avanade-undersøkelsen bygger på dybdeintervjuer med 605 respondenter på det amerikanerne kaller «C-level», altså toppsjef, finansdirektør, markedsdirektør, IT-direktør og så videre. Respondentene kommer i hovedsak fra «små selskaper», også store er representert. De tilhører 17 land fordelt på Nord- og Sør-Amerika, Europa og Asia/Stillehavet. De fire nordiske landene – Danmark, Finland, Norge og Sverige – er representert med 25 respondenter hver.
Petter Jensen fra Avanade Norge presenterer undersøkelsen for digi.no, der han har trukket ut momenter som er spesielle for Norge og Norden.
Avanade er et fellesselskap av Accenture og Microsoft, og er verdens største IT-konsulentselskap spesialisert på Microsoft-produkter. Det er ikke til å undres at de ønsker å kartlegge bedriftslederes holdninger til personlig teknologi på jobb, i en tid da Microsoft står foran to avgjørende utfordringer: De kjemper for aksept for en ny type Windows, med felles grensesnitt og funksjonalitet på tvers av pc, smartmobil, nettbrett («slate») og hybridklienter («tablet»), og de kjemper samtidig for å overføre sitt Office-herredømme til nettskyen. Disse hensyn svekker ikke undersøkelsen, som er utført av uavhengige Wakefield Research på oppdrag fra Avanade.
– Et hovedfunn fra undersøkelsen er at det ikke stemmer at bedrifter motsetter seg bruk av personlig teknologi på jobb. Det er en myte. Et stort flertall tar derimot tiltak for å fremme bruken av personlig teknologi. En annen myte er at det er hensynet til den såkalte millennium-generasjon som er motivet for å tillate personlig teknologi på jobb. Det som teller mest for lederne er fleksibilitet og frihet til å jobbe ulike steder til ulike tider.
I Norge tillater fire av fem bedrifter at ansatte utnytter personlig teknologi på jobb.
– Undersøkelsen tyder på at man i Norge er mer positiv til bruk av privat teknologi enn de andre i Norden, samtidig som man er mer opptatt av at teknologien på jobb skal brukes til jobbrelaterte formål, sier Jensen.
80 prosent av norske bedrifter mener det er bra at ansatte bruker privat utstyr til å lese jobbrelatert informasjon, det vil si e-post, surfing, dokumentlesing og så videre. 68 prosent mener det er positivt at privat utstyr også brukes til å lage jobbrelatert innhold. Bare 40 prosent aksepterer lesing av privatinformasjon.
E-post er den mest populære tjenesten, i Norge som i resten av Norden, med en svarprosent på 85. Tilgang til tjenester i intranett og ekstranett støttes av 59 prosent av nordiske bedrifter.
Norske bedrifter utmerker seg ved å være lite opptatt av sosiale nettverk (35 prosent mot et nordisk snitt på 46 prosent). På den andre siden brukes kommunikasjonstjenester som Skype i langt større grad i Norge enn i resten av Norden (55 prosent mot et nordisk snitt på 43 prosent). Bruken av bedriftstjenester som interne portaler, CRM, timelister og så videre er størst i Sverige.
Når det gjelder pc-er, er det i Sverige ansatte har størst frihet til å velge selv: Bare 32 prosent svarer at de ansatte må ta til takke med maskinen de får utdelt, mot 38 prosent i snitt i Norden. Norge utmerker seg med at 40 prosent får velge helt fritt, mens 24 prosent må velge i en liste over apparater som er godkjent av bedriften.
Smartmobil deles ut uten valgmulighet i 29 prosent av nordiske bedrifter, og i 28 prosent av de norske.
I Norge er tyngden – 40 prosent – i varianten «velg fra denne listen av godkjente modeller», mens 32 prosent lar de ansatte velge fritt. Tyngeforholdet er omvendt i snitt av nordiske bedrifter: 37 prosent får velge fritt, mens 34 prosent har forhåndsgodkjente apparater.
Et av spørsmålene i undersøkelsen lød: Hvilke er de tre private enhetene som de ansatte oftest bruker på jobb?
Typene som nevnes oftest av norske bedrifter er Blackberry (35 prosent), Windows tablet – i praksis en lett bærbar Windows-pc med berøringsskjerm – (35 prosent), Apple laptop (30 prosent) og Apple iPad (30 prosent). Det tyder på at Apples inntog i bedriftsmarkedet beror på personlige ønsker fra de ansatte.
Hva er så virkningen av privat teknologi på bedriftskulturen?
Respondentene ble her bedt om å hake av påstander som de mente svarte til det de hadde observert i sin egen bedrift. Svarfordelingen her er gjengitt i grafen øverst i denne artikkelen. Svaret som hyppigst ble haket av – 60 prosent av norske bedrifter, 58 prosent av det nordiske snittet – er at de ansatte er i stand til å arbeide uansett hvor de befinner seg.
40 prosent av norske haker også av for «mer motiverte ansatte» («improved employee morale») og «større vekt på kreativitet». Bare 10 prosent sier fenomenet ikke har påvirket bedriftskulturen i nevneverdig grad.
Hva har bedriften tjent på å la de ansatte velge IT-verktøy selv?
70 prosent av norske bedrifter svarer «tilfredshet blant de ansatte». 55 prosent svarer «ansattes tilgang til tjenester og informasjon». 50 prosent svarer «økt produktivitet».
Sikkerhet er et tradisjonelt argument mot å la ansatte velge utstyr selv.
56 prosent av norske bedrifter oppgir å ha opplevd minst ett sikkerhetsbrudd forårsaket av bruk av privat utstyr. 80 prosent mener privat utstyr utløser behov for flere ressurser innen IT-avdelingen. 56 prosent oppgir at hovedstrategien deres er å tilrettelegge for bruk av privat utstyr, framfor å legge begrensninger.
