Det svenske selskapet Anoto utviklet på slutten av 1990-tallet en penn som fortløpende lagrer det man skriver i et digitalt format. Tidlig på 2000-tallet kom en supplerende teknologi som gjør pennen i stand til også å lagre opplysninger om arket det skrives på, og hvor på arket det skrives. Dette fordrer ikke annet enn at det på papiret trykkes eller skrives ut noen spesielle punkter, som ser ut som en slags lys gråtone.
Anoto-pennen kan altså lagre hva som skrives hvor på hvilket ark.
Med andre ord: Fyller man ut et skjema med en digital penn fra Anoto, vil pennen fange opp hvilket skjema man bruker, hvilket felt man skriver i, og hva som skrives i hvert felt. Den spesielle gråtonen som kommuniserer informasjon om ark og plassering til pennen, forstyrre ikke utformingen av skjemaet på noen måte.
Det betyr at den digitale pennen kan brukes til datafangst, som alternativ til elektroniske skjemaer fylt ut på en pc eller en mobiltelefon. Til visse formål er det mest hensiktsmessig med penn og papir. Med digital penn er man sikret at dataene som skal inn i det sentrale systemet, er identiske med dem som er skrevet på papirskjemaet. Mellomleddet med inntasting avskaffes, og med det blir man også kvitt en feilkilde.
Forretningsideen til det norske selskapet Digitalpenn er nettopp å lage slike systemer for datafangst med penn og papir.
Digitalpenn ble stiftet i Oslo av tre gründere i november 2005. De har jobbet målrettet mot bestemte bransjer og opplever nå det de kaller «jevn vekst». Omsetningen var 6 millioner kroner i 2008. Selskapet gikk i pluss det året, og teller i dag 6 ansatte.
Bransjene der gjennomslaget er størst, er elektro – blant annet gjennom et samarbeid med Nelfo (NHO/Norsk Teknologi) – og renhold. Digitalpenn har også fått napp i den kommunale hjemmetjenesten.
– Det vi har vist her, er at datafangst med digital penn er enkelt, rimelig å implementere og billig i drift, sier medgründer og daglig leder Arnfinn Revelsby. – Det gir strukturert dataflyt som sparer tid og kostnader. Brukerne opplever også at deres kunder får bedre tjenester.
Digitalpenn kan skilte med tre ferdige bransjespesifikke løsninger: Nelfo Digitalpenn for elektro – 120 elektrobedrifter er kunder – NHO Service ePenn for renholdsbransjen, og Mobipen Care for hjemmetjenesten i kommunene.
– Mobipen Care er blitt en enorm suksess i Sverige, med 60 til 70 kommuner. Vi er i dag på vei inn i norske kommuner. Vi har hatt renholdskonsernet ISS som kunde i Norge siden 2006, og leverer i dag løsninger til ISS også i Tyskland og Danmark.
Ifølge Revelsby har Digitalpenn fått gjennomslag i bransjer der de har kunnet tilfredsstille umiddelbare praktiske behov raskt og enkelt.
– I IT-miljøer er vi derimot blitt møtt med skepsis. Dette er i ferd med å snu etter hvert som man har sett at vi får ting til å fungere i praksis. Vi produserer faktisk mindre papir enn i datafangstløsninger med pda-er. Nå er vi i ferd med å få aksept i IT-miljøer, og vi har nylig avtalt med Visma Contracting at de skal integrere med Nelfo Digitalpenn. Det kommer mer om dette på en stor konferanse om elsikkerhet i oktober.
Revelsby understreker at digital penn må betraktes som et supplement til andre metoder, som innskanning av ferdig utfylte skjemaer, eller bruk av pc eller pda.
– I veldig mange tilfeller er pennen det enkleste. Erfaringen er at en pda-løsning koster tre ganger så mye i drift og implementering. Da er det kanskje mest hensiktsmessig å satse på digital penn.
Gjennombruddet for Digitalpenn i elektrobransjen kom da selskapet ble kontaktet av Nelfo i 2006, forteller medgründer Per Christian Svendsen. Nelfo er bransjeorganisasjonen for norske installatørbedrifter, og er en del av NHO Norsk Teknologi.
– Nelfo og tilsynsmyndighetene hadde konstatert at det var feil på over halvparten av nye elektroinstallasjoner som ble kontrollert. De ville tvinge gjennom en enhetlig tolking av regelverket, og en standardisering av dokumentasjonen som leveres når en elektriker har gjort sitt arbeid.
Resultatet ble Nelfo Digitalpenn, med en perm med standardiserte skjemaer med minstekrav til dokumentasjon av elektrisk installasjon.
– Bransjen hadde brukt pda-er i mange år. Erfaringen var at når man skal skrive 27 punkter i tre skjemaer, så gjøres ikke det på en pda. Det blir for lite og for smått.
En interessant erfaring var at man kunne hoppe over opplæringsfasen, i motsetning til det man opplevde med pda-basert datafangst.
– Det typiske med IT-verktøy er at opplæring koster omtrent like mye som investeringen i utstyr og programvare. Med digital penn er det ikke behov for opplæring. Alle kan fylle ut et papirskjema. Stikkprøver viste at alle brukte den digitale pennen straks de fikk den sammen med skjemaene.
En annen gevinst er at montørene dokumenterer mens de er ute på anleggene.
– Det er viktig for å redusere feil. De fleste av feilene fra tidligere var mangelfull dokumentasjon. Det er lett å glemme ting i etterkant når man ikke kan fylle ut skjemaene på stedet. Nå har man et verktøy som gjør at dokumentasjonen blir langt bedre, samtidig som den håndteres effektivt hos installatørene når dataene overføres fra pennen til datasystemet. Sluttkunden får dokumentasjonen straks arbeidet er utført, mens elektroinstallatøren får en nøyaktig elektronisk kopi.
Den elektroniske kopien har to komponenter: En nøyaktig grafisk kopi av det som er skrevet inn i hvert felt i skjemaet, og en tolking av tegnene.
– Vi har fått mye erfaring med å omgå håndskriftsproblemer, og har forskjellige tiltak for å sikre best mulig nøyaktighet når håndskriften skal tolkes. Vi skiller for eksempel mest mulig mellom tallfell og bokstavfelt, og systemene våre kontrollere adressefelt opp mot en adressedatabase. Vi bruker mange kryssbokser, og klokkeslett kan hentes direkte fra pennen.
10 prosent av norske elektroinstallatører bruker i dag digital penn til å dokumentere installasjonen på nye anlegg. Ifølge Revelsby er det ingen kundefrafall.
– Erfaringen er at lønnsomheten er åpenbar. Det tar et kvarters tid å fylle ut skjemaet når man er ute hos kunden, mens det er langt mer tidkrevende å sette seg ned fra tid til annen for å ta seg av dokumentasjonsoppgaven. Det skal ikke mer enn noen få jobber før pennen lønner seg.
Neste skritt er å løfte bruken av digital penn fra bolig elektro til næringsbygg. Christiansen ser for seg forskjellige muligheter, som å bruke digital penn til å tegne inn kabler på byggetegninger etter hvert som de trekkes
Anvendelsen av digital penn i renholdsbransjen går også ut på kontroll og dokumentasjon.
ISS har en løsning der renholdsarbeidere registrerer det de har gjort, i en løsning tilsvarende den for elektroinstallatørene. I tillegg har Digitalpenn og NHO Service gått sammen om en løsning beregnet på inspektører som skal sjekke at renhold utføres i henhold til en avtalt kvalitet, målt etter standarden NS-INSTA 800.
– Denne standarden gjør det mulig å gå fra en subjektiv oppfatning av renholdskvalitet til et system hvor man slipper å synse, forklarer utviklingssjef Tore Barlo i NHO Service.
Den ligger til grunn for systemet NHO Service ePenn som bygger på datafangst med digital penn og tilrettelagte skjemaer. Systemet ble presentert i mai i år. En pilot startet 16. juni med fem renholdsbedrifter. Erfaringene derfra diskuteres i første halvdel av september. Barlo regner med at systemet kan gjøres allment tilgjengelig fra i høst, i pakker med både opplæring og utstyr.
