Gartner-analytiker Alexa Bona sammenfatter erfaringene selskapets kunder har i lisensforhandlinger med de fire store innen bedriftsprogramvare, det vil si IBM, Microsoft, Oracle og SAP. På det pågående Gartner Symposium i Barcelona holder hun foredrag om temaet, og leder et team som tilbyr direkte veiledning til Gartner-kunder om lisensforhandlinger og forhandlinger om avtaler for skytjenester. Digi.no overvar et av foredragene hennes.
– De fleste føler seg svært underlegne når de forhandler med de store, og det er ikke til å komme bort fra at motparten sitter med de beste kortene, sier Bona. – De stiller med erfarne og profesjonelle forhandlere på heltid. For din bedrift er dette noe dere bare gjør en gang i mellom. Likevel er det mulig å forhandle seg fram til bedre avtaler enn dem programvaregiganten stiller med i utgangspunktet.
Bona mener det er viktig at programvarekunder skjønner dynamikken i programvaremarkedet.
– Det er flere særegenheter. For eksempel kjøper man ingenting: Man avtaler hvor mye det skal betales for en bruksrett. Leverandøren vet at når en bedrift har satset på en programvarepakke, er det lite å frykte fra konkurrentene: Kunden blir fort avhengig, og det koster syv til ti ganger lisensprisen å bytte til noe annet. Hvis du har kjøpt for mye av noe annet, kan du selge brukt. Men det er ikke noe marked for lisenser du ikke trenger selv. Vedlikehold er en sentral del av leveransen, og der har leverandøren et tilnærmet monopol. Det er lite å hente ved å spørre andre kunder: Programvareavtaler har gjerne avsnitt om konfidensialitet, der du binder deg til ikke å snakke om rabatter eller andre betingelser.
I fjor var det snakk om et mulig marked for «brukt programvare» i Europa, etter et søksmål som Oracle tapte mot det tyske selskapet UsedSoft.
Bona sier det har ikke utviklet seg slik observatører spådde: Kjennelsen har ikke påvirket markedet i særlig grad.
Vår tids økonomiske usikkerhet gjør at programvareleverandører har problemer med å vinne nye kunder. De prøver derfor å hente mer fra kundene de allerede har. Ifølge Bona betyr det at de prøver å låse kunder til seg. De utnytter vanskelige punkter i kontraktene, og de justerer betingelsene for lisenser, vedlikehold og service.
– Det blir for eksempel stadig vanskeligere å kutte utgiftene til vedlikehold av programvare. Leverandørenes pakkebetingelser kan gjøre det umulig for kunden å velge vedlikehold på ERP med ikke på CRM. Får man gjennomslag for å kutte ned på antall lisenser kan man oppdage at rabattene justeres slik at man ender opp med samme utgiftsnivå.
Bona har dette generelle rådet:
– Kjøp ikke lisenser med mindre du er sikker på at du virkelig trenger dem. Du kommer til å betale vedlikehold til du dør.
Et annet generelt råd er å regne konkret på hva lisensmodellen virkelig innebærer av utgifter.
– Mange lisensavtaler gjelder per enhet. I et miljø hvor hver bruker tyr til flere enheter, kan dette bli svært kostbart. Lisens per bruker kan være mer hensiktsmessig, særlig hvis man kan differensiere mellom brukerkategorier.
En erfaring Bona formidler fra sine kunder er at programvareleverandører i stigende grad tyr til lisensrevisjoner for å øke inntjeningen.
– For noen år siden var en av tre av våre kunder utsatt for lisensrevisjon de siste tolv månedene. Når er andelen nærmere to av tre. Og revisjonene blir stadig mer inngående.
I forrige uke skrev digi.no om hvordan Domstolsadministrasjonen takket nei til lisenskontroll fra Microsoft.
– Kartlegg alternativene
– Du stiller sterkere hvis du viser konkret at dere har kartlagt alternativer. Se spesielt på leverandører som ikke er direkte konkurrenter men som har en annen forretningsmodell.
Innen stormaskinprogramvare kan CA og BMC erstatte mye av det IBM leverer. Google Apps Premier Edition og åpenkildekode er reelle alternativer til Microsoft Office. Teradata og IBM er alternativer til Oracles database. Oracle og Netsuite er alternativer til ERP fra SAP.
– I stedet for Microsoft Office kan man også vurdere tjenester innen desktop outsourcing, fra for eksempel CSC, HP og Capgemini. SAP Hana og åpne kildekode kan begge være alternativer til Oracle. I forhandlinger om supportavtaler med Oracle og SAP kan man trekke inn hva tredjepartsleverandører som Rimini Street eller Connexus Technology tar for tilsvarende tjenester, og hva det vil koste å bytte til dem.
En annen måte å presse de store på, er å merke seg hvilke nye strategiske produkter de satser på.
Ifølge Bona kan de da være villige til å strekke seg for å få nye kunder på slike produkter. Der det ikke gjelder selve de strategiske produktene, kan man oppnå rabatter på det man kjøper samtidig med dem.
– SAP vil sannsynligvis ikke gi rabatt på Hana, men kjøper du SAP Cloud eller Business Suite samtidig, kan du oppnå bedre betingelser.
Tilsvarende kan man oppnå lettelser hos Microsoft rundt for eksempel Office 365 og Windows Azure, hos IBM rundt Netezza, og hos Oracle rundt Fusion, Oracle Cloud og dedikerte systemer som Exadata og Exalogic.
– Prisen Microsoft tar for Office 365 er mer eller mindre halvert siden produktet kom på markedet. Salgsprognosene tyder på forholdsvis langsom vekst i mange år framover. Du kan oppnå gode betingelser hvis du viser interesse nå.
Internasjonale selskaper bør merke seg at Microsoft, IBM og SAP (ikke Oracle) har varierende listepriser fra land til land.
Det lønner seg å kjøpe IBM og Microsoft i USA, og SAP i Europa. Bona forteller om et kinesisk selskap som var svært fornøyd over å ha forhandlet seg fram til 87 prosent rabatt med SAP. De ble lange i masken da Bona viste dem at SAPs listepris i Kina var det dobbelte av listeprisen i Europa.
– Kjøp i det landet der listeprisen er lavest, råder Bona.
Et trekk som går igjen i lisensavtaler, er at det som spesifiseres ikke er funksjonalitet, men produkt. Det kan gi uforutsette problemer.
Bona viser til Gartner-kunder som har opplevd at produktet de har lisens på, har fått fjernet funksjonalitet. For å skaffe seg funksjonaliteten de hadde tidligere, må de kjøpe et nytt produkt, og lisenskostnadene stiger.
– For å forebygge dette kan man prøve å få inn i lisensavtalen en beskrivelse av produktets funksjonalitet, og at du som kunde skal ha tilgang til denne funksjonaliteten selv om produktet endres.
En annen kundeopplevelse er at man har kjøpt lisens per bruker, for så å oppleve at produktet to år seinere selges per totalt antall ansatte i bedriften.
– Trenger man nye brukere, vil man så stilles overfor et krav om å endre hele avtalen etter den nye salgsmodellen. Det kan forebygges ved å legge inn i avtalen en rett til inkrementell økning etter prinsippene som gjaldt da lisensavtalen ble inngått.
Microsoft
Bona anbefaler at man overfor Microsoft står klar til å kutte ut oppgraderingsavtalen kjent som «software assurance».
– Kan dere greie dere med den samme versjonen av en programvarepakke i fire til fem år? Kanskje dere da kan tenke dere å vurdere en overgang til nettskyen? Da kan dere nøye dere med «software assurance» kun på operativsystemet.
Microsoft tilbyr fire brukernivåer på Office 365. Bona mener det gir gode argumenter for å kunne differensiere mellom ulike brukernivåer også med annen programvare. Ellers mener Bona at Microsoft er mer påvirkelig enn andre for avtaler inngått på tampen av regnskapsåret, det vil si utgangen av juni, og generelt sett ved utgangen av kvartaler, særlig desember.
I forhandlinger med Microsoft kan det være hensiktsmessig å prøve å få inn tilleggsformuleringer for å verne om egne interesser. Dersom en nedbemanning kan tenkes å være aktuell i løpet av avtaleperioden, kan man prøve å få inn at antall lisenser også skal reduseres.
Dersom man tillater ansatte å bruke privat utstyr på jobb, og har en avtale med «enterprise assurance», bør begrepet «qualified device» defineres særskilt i avtalen, slik at privat utstyr på jobb ikke medfører urimelige utgifter til tilleggslisenser.
– Grunnen til det er at dersom bedriften forvalter enheten, kan det medføre lisensplikt. Men hva betyr det å «forvalte» en enhet? Definisjonen på «qualified device» endres fra måned til måned. Vær bevisst på definisjonen i din avtale, advarer Bona.
Oracle
Lisensforhandlinger med Oracle dreier seg ifølge Bona alltid om hvor omfattende den nye avtalen er. Et eksisterende kundeforhold spiller ingen rolle.
– Du får ingen rabatter basert på det du allerede har kjøpt.
Bona advarer ellers at Oracle er villig til å innrømme høye lisensrabatter. Ulempen er at de tar igjen på support og vedlikehold.
– De med 80 prosent rabatt på lisensene opplever en mengde vedlikeholdsavgifter.
Ellers er det godt å vite at Oracle ønsker seg referansekunder på Fusion. Det kan utnyttes i forhandlinger.
Bona sier det overfor Oracle er spesielt viktig å ha klare definisjoner på hvilke brukerrettigheter som knyttes til hver lisens, og hvordan prosessorkjerner, virtualisering og så videre slår ut i lisenskostnader.
– Oracle bruker betegnelsen «bruker» («user») ikke bare om mennesker, men også om apparater. Hvis du bruker Oracle-programvare i systemer med apparater som salgsautomater, målere og liknende, kan du risikere å måtte betale for lisenser til disse. I USA har luftforsvaret måttet ta stilling til krav om programvarelisens for «smarte» bomber som kommuniserer med en Oracle-database.
Generelt sett anbefaler Bona å unngå avtaler med formuleringer om «limited use»: Bruksbegrensningene kan være ekstreme og vanskelige å overholde.
Hun har også sett på Oracles nettskyavtaler, og bemerker at alle advarsler om at man nærmer seg en terskelverdi må tas alvorlig: Ber man ikke om en utvidelse i tide, risikerer man å få ti prosent tilleggsgebyr på alt avtalen omfatter.
IBM
Bona sier IBM tenderer til å gi gode betingelser de første fire årene i avtaleperioden, og at det i påfølgende år viser seg at betingelsene ikke lenger er like gunstige.
IBM er ellers påvirkelig av muligheten for å velge alternative leverandører. Bona anbefaler å se på mulige ELA (enterprise licence agreement), og å forhandle med IBM i desember når slutten på regnskapsåret nærmer seg.
Ifølge Bona er det generelt sett svært vanskelig å forhandle med IBM om spesielt tilpassede betingelser.
Hun advarer spesielt at man må være forberedt på «blåvask» («blue-washing») når IBM kjøper et selskap som man har lisensavtale med.
– «Blåvask» betyr at når IBM overtar en lisensavtale, blir de grunnleggende måleenhetene i avtalen konvertert til IBMs standardbetingelser. Det fører gjerne til betydelig økte kostnader. Er du kunde hos et selskap som overtas av IBM, bør du prøve å diskutere alternative lisensbetingelser så tidlig som mulig.
SAP
SAP øker rabatten etter avtalens størrelse, og rabatterer mer nå enn de har gjort tidligere. Stiller man i forhandlingene med en klar oppfatning av hvilke brukerprofiler man har i organisasjonen, kan det brukes til å redusere lisenskostnadene.
– Et spesielt trekk med SAP er at de endrer hvordan produktene og tjenestene pakkes. Tidlige mysap.com-kunder har langt flere rettigheter per bruker enn kunder som tegnet seg seinere. Merk deg hva pakken du forhandler om faktisk inneholder, og hvis det går på tvers av det du har fått tidligere i tilsvarende pakke, bør du forsøke å beholde fordelene du hadde.
Bona anbefaler ellers at man gjennomgår grundig om man virkelig trenger «enterprise support» og dens garanti om fiks innen fire timer.
– Gartner-kunder har opplevd at begrepet «fiks» tøyes. Noen har fått høre etter fire timer å sitte igjen med en redegjørelse fra SAP om hva de tror er feilen. Vi har verktøy som kan hjelpe med å vurdere standard support fra SAP kontra «enterprise support».
SAP satser stort på nettskyen og på integrering av egne og andres løsninger. For SAPs nettsky anbefaler Bona at man forhandler fram mer spesifikke tjenestenivågarantier, med klarere priser, klarere tjenestedefinisjoner, og som framfor alt unngår begrensninger på eksport av data.
– SAP opererer med begrepet «indirekte tilgang» («indirect access»). Du må være bevisst hva dette faktisk innebærer. Det går på integrasjon mellom SAP og andre applikasjoner. Hvis man knytter SAP ERP til Salesforce.com er det en form for indirekte tilgang som krever at det må betales SAP-lisens også for hver Salesforce.com-bruker. Her kan man prøve å gjøre lisensavgiften betinget av at Salesforce-bruken ikke bare gjør oppslag i SAP, men også endrer data i SAP.
