For å sikre seg mot smitte i kontorlandskapet ble Knowits 160 ansatte i Bergen bedt om å booke seg en pult på forhånd i et Excel-ark. Bare en fjerdedel av de ansatte kunne være på jobb samtidig.
Det ble innført free seating, og folk som skulle på jobb brukte det felles Excel-arket for å registrere når de skulle jobbe, og hvilken pult de skulle bruke.
Mange opplevde at Excel-arket var litt tungvint å bruke, og dessuten vanskelig å skjønne hvilken pult de egentlig hadde reservert. Det var rett og slett ikke en god plattform for det bruket.
Men så lanserte Knowit, som er en virksomhet som jobber med å lage brukervennlige digitale løsninger, sitt eget system på en nettside.
– Det var opprinnelig bare til internt bruk, men vi skjønte da vi begynte at dette egentlig var ganske bra. Det er ikke bare vi som har dette behovet, sier UX-designer i Knowit Caroline Wågsæther.
Tegnet opp kart over kontorlandskapet
Hun var med fra starten da noen av kollegene hennes lanserte ideen om å lage en mer brukervennlig løsning. En som både gjorde booking av pult enkel og oversiktlig, og som også bidro til enkel tilgang til informasjon dersom noen av de ansatte skulle bli koronasmittet.
– Det gikk veldig fort fra vi begynte arbeidet til vi lanserte, bare to-tre uker. Men vi jobbet kontinuerlig med det, forteller Wågsæther.
De satte i gang med å tegne opp kart over kontorlandskapet, og kloke av skade fra Excel-problemene med å finne fram til riktig pult, la de inn tydelige landemerker som heis, toalett og kjøkken.
Målet deres var å lage et nettsted som var responsivt og kunne brukes både på mobil og PC, i motsetning til Excel-løsningen.
– Vi lanserte raskt, og med en feedbackfunksjon der alle på huset kan melde fra om bugs eller komme med ønske om funksjonalitet.
Hun ble med som designer for Bookit.
– Det er mye kortere tid enn vi vanligvis bruker. Det er vi selv som er kunden, det var ingen presentasjoner vi måtte gjøre eksternt. Det var fint å sitte ved siden av brukerne. Jeg kunne bare snu skjermen og spørre hva de tenkte.
Kort tid etter at de la ut verktøyet på LinkedIn hadde en håndfull andre arbeidssteder tatt kontakt.
De jobbet i designprogrammet Figma, der utviklere har tilgang til designsystemet og skissene, og der designere og utviklere kan gå inn og kommunisere med hverandre om hva som for eksempel skal skje hvis du «hovrer» over en knapp eller hvordan det skulle kommuniseres hvis kontoret var fullbooket.
– Det er free seating og førstemann til mølla. Hver fredag blir det åpnet for reservasjon for uka som kommer.
Tester løsningen på parkeringsplasser
Etter bookingen kan du både se i Bookit hvor og når du skal på jobb, og i tillegg får du en kvittering på mail. Muligheten for å kansellere en reservasjon er der, og i tillegg er det mulig å bare bytte plass, for eksempel hvis pulten du skal sitte ved mangler utstyr. Renholdere kan bruke det for å få oversikt, og kolleger kan bruke det for å finne hverandre.
I tillegg tester de ut en Bookit-løsning for parkeringsplassene utenfor kontorlokalene.
På kart over pultene er det også lagt inn informasjon om hva slags utstyr som står der. Er du utvikler, kan du filtrere på utviklervennlige pulter, og er du designer, kan du gjøre det samme.
Fredrik Ekerhovd, konserndirektør i Knowit forteller at det er viktig for dem å dyrke interne initiativer som Bookit.
– Idéer som i dette tilfellet oppsto og ble løst i Bergen, ganske enkelt kan rulles ut og tilpasses i resten av konsernet. Eller hos kundene våre, sier han.
