Arkivverket ga nylig tre tips til verdiskapning i en fersk artikkel på Digi. Her fremheves «arkiv som data» som svaret på «arkivfloken». Også en tidligere kronikk fra Abelia vektlegger datadeling som en løsning på utfordringene i arkivsektoren.
Vi syntes det er svært positivt at Abelia ser på bruk av data som en del av kunnskapsforvaltning og verdiskaping. Dette er friske perspektiver i norsk arkivdebatt, som Espen Sjøvoll i Arkivverket fortjener ros for å følge opp.
Samtidig er faren med «arkiv som data» at verdiskapningen som etterlyses reduseres til et spørsmål om teknologi. Hvor mange petabyte må for eksempel Arkivverket samle inn før samfunnsoppdraget er løst? Hvor mye data må deles? Er det uten betydning hvilke data som er samlet og delt?
Vi vet at den totale informasjonsmengden i samfunnet vil øke hurtig i fremtiden. Dermed øker også behovet for rammeverk. Verken arkivkjerner eller datasjøer kan erstatte behovet for å planlegge og regulere hva slags informasjon som lagres, og hvordan den skal brukes.
I vårt daglige arbeid forholder vi oss til både lyd, bilde, film og tekst som produkter i en verdikjede. I dette perspektivet er data ikke et mål i seg selv, men et virkemiddel for å få jobben gjort.
Å finne informasjonens verdi og verdikjede
Informasjonens verdi er forskjellig for ulike grupper. Målet er at rett person (eller prosess) har tilgang til korrekt og tilstrekkelig informasjon på riktig sted og til riktig tid. Vi kaller dette informasjonsstyring.
Selv om man velger å omtale innholdet i IT-verktøy som «data» framfor «arkiv» forsvinner ikke behovet for informasjonsstyring.
Informasjonsstyring handler om å styre informasjon fordi den er nødvendig for virksomheten. Det er i denne sammenheng hensyn som kontekst, konfidensialitet og tilgjengelighet må sikres.
Informasjonsstyring skal også beskytte mot overtramp som kan skje ved storstilt sammenstilling av informasjon.
Som de tidligere nevnte kronikkforfatterne peker på, er delingskultur og samarbeid sentrale faktorer i samspillet mellom folk, teknologi og informasjon.
Dette samspillet tror vi fungerer best om informasjon kan utnyttes der den ble skapt, i en kontekst som brukeren kan kjenne seg igjen i. Derfor mener vi framtidens arkiv bør baseres på en desentralisert modell.
En slik modell må kombineres med felles kjøreregler som sørger for at resultatet ikke blir informasjonskaos.
Teknologi og informasjon
Mangelen på en helhetlig tilnærming til informasjon kan gjøre det krevende å utarbeide effektive forvaltningsstrategier. I dag håndteres ofte «fagsystemer» uten en verdivurdering og et livsløp for arkivmaterialet. Sak/arkiv-løsningene lever i sitt eget liv.
Prosjekter som Felles datakatalog og «Innebygd arkiv» kan gjøre det enklere å få tilgang til både dagsaktuell og historisk informasjon. Samtidig tror vi veien til innovasjon og utvikling går via virksomhetens styringsprosesser.
Vi mener det er her arbeidet med arkiv må finne sin verdi.
Etter å ha lest Arkivverkets kronikk syntes vi ambisjonene for offentlig sektor peker i riktig retning. Vi er likevel usikre på hva slags behov etaten ønsker å løse, og for hvem? La oss derfor skille tydelig mellom mål og virkemidler i arbeidet med framtidas arkiv. Da kreves nye rammeverk og kjøreregler, ikke bare data og kunstig intelligens.
Vi er klare for tverrfaglig samarbeid!
– Anja Jergel Vestvold, Pernille Karlsen, Lars-Martin Kristensen, Dokumentarkivet i NRK
