Espen Sjøvoll i arkivverket varslet i Digi.no den 30. juni at Arkivverket skal i 2021 lage en arena hvor de skal invitere offentlige etater og leverandører til å utforske hvordan arkivreglene samspiller med de teknologiske mulighetene.
Det er et arbeid vi ser frem til å bidra inn i. Gode digitale arkivløsninger er inngangsporten til å ta i bruk verdiene av data i offentlig sektor. Det er avgjørende for å sikre offentlighet og etterprøvbarhet i forvaltningen, men har også et betydelig verdiskapningspotensiale dersom det blir gjort riktig.
Det er et nasjonalt mål å skape en forvaltning hvor brukeren står i sentrum og mottar sine tjenester på en god måte, uavhengig av forvaltningsnivå. For å lykkes med dette er arkivering av prosessene viktig for både å sikre likebehandling, etterprøve eventuelle feil og mangler og med det kunne forbedre tjenestene, men også for å ta vare på vår historie.
Den teknologiske utviklingen går så raskt at vi er helt avhengig av å tenke nytt på hvordan vi utvikler fremtidens tjenester. For noen tiår siden kunne offentlig sektor sette rammene alene og leverandørene følge opp. Dette har endret seg. I dag setter de teknologiske mulighetene mye av rammene selv ved at det som var umulig for et par år siden i dag er gjennomførbart. Det gjør at det også må jobbes på en annen måte en tidligere.
Målsettingen er tydelig, gode arkivløsninger handler om at den enkelte tjenesteforvalter ikke skal trenge å tenke på arkivering, det skal gå sømløst av seg selv. Den enkelte medarbeider skal kunne fokusere på tjenesteforvaltningen, samtidig som systemet skal ta vare på informasjonen på en korrekt måte slik at den kan bevares for ettertiden.
Gjennom flere tiår med digitalisering er vi blitt dyktigere til å se hvordan mennesker og maskin samhandler og kan skape nye muligheter. Et viktig prinsipp er at data skal registreres én gang. Flere hundre integrasjoner er blitt til basert på dette prinsippet og lar dermed saksbehandler jobbe i sitt fagsystem mens dataene overføres sømløst til arkivkjernen.
Gjennom våre 25 år som leverandør av sak- og arkivsystemer i Norge ser vi at utviklingen har vært preget av at arkivet i sin tid var på papir. Både begreper og spesifikasjoner har vært preget av analoge prosesser. Å lage digitale prosesser basert på en «papir-tankegang» vil ha begrenset effekt og gevinst.
Om rammene legges riktig kan vi frigjøre det enorme potensiale det ligger i automatisering som vil øke potensiale for å benytte innholdet innen forskning, innovasjon og samfunnsplanlegging.
Enkeltindividet skal samtidig være trygg på at data lagres sikkert og trygt og at uvedkommende ikke får tilgang til informasjon de ikke skal ha innsyn i. Økt fokus på utnyttelse av teknologi vil være avgjørende for å få til dette.
Vi får stadig nye måter å kommunisere på og derfor må vi som leverandør, ligge et hestehode foran våre kunder i utnyttelse av teknologiske nyvinninger. Samhandlingsplattformer må knyttes sømløst til arkivkjernen og man kan også dele data kontrollert.
Gode rammeverk som både sikrer at data beholdes innenfor sin kontekst, men samtidig kan deles og benyttes i planlegging av nye tjenester, er noe vi tror er mulig. Vi tror at dette kan skje gjennom gode prosesser der offentlig og privat sektor samarbeider enda bedre om både rammer, muligheter og løsninger.
Sikri applauderer Arkiverkets nye initiativ, og er mer enn klare til å bidra i arbeidet!
