- VILDE RONGE, Nestleder i Norsk Arkivråd
– Livesending av menneskets første skritt på månen? Nei, den dokumentasjonen sletter vi! Det bestemte NRK en gang på 70-tallet, leser vi i media denne uken. Grunnen var rett og slett at opptaksbånd var dyrt og måtte gjenbrukes. Svært lite materiale ble derfor funnet verdig nok til ikke å bli tapet over, deriblant NRKs livesending av Neil Armstrong som satte sin fot på månen for 50 år siden, 20. juli 1969.
Vi kan himle med øynene og bli så sjokkerte vi bare vil, men det var nok verken dumskap eller dårskap som var utslagsgivende for slettingen av månelandingen fra NRKs arkiver. Det var rett og slett økonomi og logistikk og plass og tid.
I følge Direktoratet for forvaltning og IKT jobber det 657.006 i statlig og kommunal forvaltning (2017). Alle disse arbeidstakerne har en plikt til å sørge for å dokumentere sin oppgaveløsning. Dette skal de gjøre ved å bruke prinsipper om journalføring nedfelt i befaling av Kong Christian VI av Danmark-Norge i 1740. Og ved hjelp av verktøy og programvare som ligger på siden av alle andre verktøy de forholder seg til og kommuniserer via på jobben sin. Alle offentlige ansatte må være sin egen lille arkivsjef, gjøre skjønnsbaserte vurderinger av hva som skal slettes, hva som skal bevares og hvor lenge.
Det vi lurer på, er hvor mange månelandinger som blir slettet hver dag i offentlig forvaltning? Og kanskje enda skumlere: hvor mange månelandinger blir ikke dokumentert i det hele tatt? Grunnet nettopp økonomi og logistikk og plass og tid. Det som er helt sikkert er at vurderingene for om dokumentasjon blir viktig i fremtiden eller ei, må ha sitt utspring i innholdet, ikke ytre forhold.
Det vil være et stort steg for en offentlig ansatt, et gigantisk sprang for offentlig sektor!
Digitaliseringen av offentlig sektor er på alles lepper. Vi har nylig fått en egen digitaliseringsminister og regjeringen publiserte før sommeren en digitaliseringsstrategi for landet. Befolkningens tillit til offentlig sektor er høy i Norge sammenlignet med mange andre land, noe vi mener henger nøye sammen med graden av ettersporbarhet i offentlig oppgaveløsning. For å ivareta denne tilliten inn i digitaliseringen av samfunnet, må vi rigge oss for dette med digitalisert, innebygget systemfunksjonalitet som ivaretar dokumentasjonsansvaret til virksomhetene, og også løfte vekk ansvaret fra hver enkelt ansatt når det gjelder å vurdere hvilken dokumentasjon som er viktig.
NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø – ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver, ble for noen uker siden sendt ut på høring. Lovforslaget er fremtidsrettet og spenstig, og dersom vi får på plass løsninger som er i tråd med intensjonen i lovforslaget, vil vi sikre bevaring av dokumentasjon som er viktig, både for hver enkelt ansatt, for virksomhetene, for innbyggerne og for samfunnet. Det vil være et stort steg for en offentlig ansatt, et gigantisk sprang for offentlig sektor!
Høringsfristen er 2. desember 2019. Hansken er kastet!
