Det er utrolig gledelig å lese hvordan Abelia kobler verdien av data, mulighetene for innovasjon og verdiskaping, og prinsippene om arkiv. Samtidig har statsråd Astrup, på vegne av regjeringen, lansert Stortingsmelding om en innovativ offentlig sektor. Så når ble arkiv innovativt, og hvordan skal forvaltningen gå fra festtaler til verdiskaping, og grunnlaget for 100.000 arbeidsplasser i praksis?
På folkemunne er arkiv gjerne ensbetydende med støvete papirer, mens det for medarbeiderne i forvaltningen gjerne forbindes med manuelle ekstraoppgaver og dårlig samvittighet.
For oss i Arkivverket betyr arkiv at vi har data og dokumentasjon vi kan stole på, både i dag, i morgen og om 100 år.
Foreldede oppfatninger og tilnærminger til arkiv er noe av det mest innovasjonshemmende i offentlig sektor. Lite brukervennlige løsninger for arkivering i stat og kommune gir årlige effektivitetstap i milliardklassen. I tillegg til direkte effektivitetstap, er det en overhengende risiko for at vår felles digitale hukommelse går tapt. Jeg vil derfor gi tre tips til innovasjon og verdiskaping for dataøkonomien:
1. Enormt potensial ved å revolusjonere hvordan vi tilnærmer oss arkiv som data
Data er den nye oljen, og med riktig tilnærming vil det gi grunnlag for betydelig verdiskaping for Norge i årene fremover. For å realisere verdiene i dataøkonomien må vi vite hva dataene betyr, og at vi kan stole på kvaliteten. Det må være mekanismer, slik at vi kan ha tillit til at data og dokumentasjon er det de gir seg ut for. I tillegg må virksomhetene åpne opp for å dele sine data med andre.
Det å ivareta tillit og tilrettelegge for bruk i ulike sammenhenger er kjernen til arkiv som fagområde. Det er nødvendig er å tenke nytt rundt hvordan vi oppnår dette når alt skjer digitalt – data er arkiv og arkiv er data. Vi i Arkivverket har i flere år jobbet hardt med å identifisere hva som er de mest effektive metodene for å kunne ivareta tilliten til data og sørge for at data er anvendbare over tid. Arkivverket er klare til å støtte opp under en datadrevet verdiskaping i Norge.
2. Det haster med å få modernisert arkivregelverket slik at det digitale tas på alvor
Ambisjonen må være at arkivkvalitet er en innebygget egenskap i viktige IKT-systemer, og det den enkelte medarbeider ikke skal trenge å tenke på arkivering. Hvordan vi får rakettfart på datadelingskulturen, og samtidig finner gode regler og standarder, er krevende. Vi må tenke på virksomhets- og brukerbehov fremfor tradisjon, og innse at vi ikke sitter på alle svarene selv.
Vi kan lære av «smidig» tankegodset når vi lager lover og regler. I dag er lover og regler en skjønn blanding av gode formål, teoretiske øvelser og politisk hestehandel – og det går år fra dårlige regler oppdages til de blir justert. Teknologi endrer spillereglene for hva som er lett å løse og hva som er vanskelig, og trenger tydelige regler. Det er mulig å tenke seg kontrollert utprøving av hvordan regler og teknologi samspiller – og basert på utprøving etablere bedre regler. Arkivverket skal i 2021 lage en arena hvor vi vil invitere offentlige etater og leverandører til å utforske ut hvordan arkivreglene samspiller med de teknologiske mulighetene – en såkalt regulatorisk sandkasse. De beste løsningene finner vi sammen med privat næringsliv og offentlig sektor.
Med en regjering som ønsker innovasjon, et næringsliv som er ser potensialet i dataøkonomien og direktorater som er klare for å sette i gang, er det vel bare å brette opp ermene? Tja, elefanten vi ikke snakker høyt om, er at det største potensialet for verdiskaping ligger i grenseflatene mellom ulike virksomheter og sektorer.
4. Gevinster på tvers realiseres ikke med gårsdagens sektorstyre
Norsk forvaltning er fremdeles fanget i sterke siloer. Skal direktoratene innovere slik at gevinstene oppstår utenfor egen virksomhet, vi få til nye typer styring, samarbeid og dialog. Skal offentlig sektor drive frem mer innovasjon, må også departementene være pådrivere for å rydde direktoratenes hindringer av veien, ikke fremstå som en selvstendig hinderløype for prosjekter og ideer med stort endringspotensial.
Det vil kreve at departementene spiller på lag, på helt andre måter enn de gjør i dag – jeg oppfatter også at det i utkast til ny strategi for departementene er forslag om å styrke tverrgående funksjoner og prosesser. Vi er derfor svært glade for den prosessen som er satt i gang, og håper dette vil gjøre departementene mer smidige og gi direktoratene bedre rammer for å prøve, lære og justere kursen.
Uansett, vi gleder oss til fortsettelsen.
Fra arkiv til innovasjon
