Reformer og reorganiseringer skyller over offentlig sektor. De siste årene har vært preget av regionreform, politireform, kommunesammenslåinger og omorganisering av statlige tjenester. Dette gjelder også for NAV, Tolletaten, Skatteetaten, Arbeidstilsynet og snart Statped. Til tross for dette vil mange offentlige virksomheter fortsatt være spredd rundt om i vårt langstrakte land. Derfor vil det fortsatt være behov for å se på hvordan digital teknologi kan bidra til bedre samhandling på tvers av både geografiske og organisatoriske skillelinjer.
For tiden er det med god grunn fokus på kunstig intelligens, stordata og datasikkerhet. Her kommer det til å skje mye, også for offentlig sektor. Likevel vil det for de fleste offentlige virksomheter fortsatt være en gevinst i å se på hvordan man kan forbedre sine tjenester ved å flytte relativt enkle og kjente digitale verktøy opp i skyen. Vi vil trekke fram Statped som et godt eksempel på en virksomhet som har jobbet systematisk med digital samhandling internt og eksternt.
Digital samhandling i Statped
Statped er en statlig virksomhet med samfunnsmandat til å levere spesialpedagogiske tjenester til kommuner og fylkeskommuner. Statped er per nå inndelt i fire flerfaglige regionale enheter og to landsdekkende enheter, med totalt 15 ulike kontorsteder. I litt over ett år har SINTEF, sammen med NTNU Samfunnsforskning, fulgt Statped sitt digitaliseringsprosjekt – der målet er at nye digitale verktøy og nye måter å jobbe på skal bidra til økt oppfyllelse av samfunnsmandatet.
Noe av utfordringen til Statped ligger nettopp i det at de er en geografisk spredd organisasjon med kontorsteder over hele landet, fra Kristiansand i sør til Alta i nord. Den nåværende organiseringen er nødvendigvis ikke varig, men uavhengig av organisasjonsform må ansatte i Statped forholde seg til geografiske avstander også i fremtiden. Behovet for Statpeds tjenester forsvinner neppe.
I vår forskning har vi sett på hvordan bruk av videomøter og skybaserte verktøy fungerer både til intern samhandling og ut mot brukere. Digitaliseringsprosjektet i Statped har innført en rekke nye digitale verktøy og arbeidsmåter. De har i tillegg hatt fokus på kompetanseheving av ansatte, både gjennom uformelle tiltak og formelle kurstilbud.
Endringer i det stille?
Så hvilke resultater har vi sett så langt? I en stor organisasjon som Statped er det noen ansatte som ikke vet hva Digitaliseringsprosjektet er eller hva de har levert. Enkelte ansatte opplever prosjektet som uoversiktlig, eller til og med unødvendig. Men praksisen viser noe annet.
Vi ser et tydelig fokus på digital samhandling. Det skrives, chattes, deles og samhandles med ulike skybaserte verktøy. I en spørreundersøkelse sier et stort flertall av de ansatte at nye skyløsninger har gjort det enklere å samarbeide med andre kolleger, på tvers av både fagområder og lokasjon. Eksempler på dette er at 3 av 4 oppgir at de hver uke eller oftere samskriver med kolleger i verktøy som Teams, OneNote, og Word Online. Rundt 7 av 10 ansatte har videomøter med kolleger hver uke eller oftere, og 1 av 4 har like ofte videomøter med eksterne. Gjennom en kvalitativ undersøkelse har vi også funnet regionale forskjeller i bruk av videomøter, der Statped sin nordligste region er lengst fremme, både når der gjelder hyppighet og faglig bruk. Det viser at distriktene kan lede an i digitaliseringen, og at avstand kan være en fordel og ikke nødvendigvis en hindring.
Suksess for norsk KI-film
Målet er at det skjer en dreining mot en enda større andel videomøter i årene som kommer. Med relativt høy grad av møtevirksomhet vil det helt klart være noe å tjene på å legge flere møter til digitale arenaer. Mindre tid til reising kan gir mer tid til faglig arbeid, noe som er en forventet gevinst i prosjektet. Samtidig skal ikke det digitale oppleves som en barriere i møte med brukere og samarbeidspartnere. I mange tilfeller vil rådgivning ansikt-til-ansikt fortsatt være den beste løsningen.
Utfordring og suksess?
Det å følge digitaliseringsprosjektet i Statped har vært utfordrende på grunn av det har vært mange parallelle tiltak. De fleste går etter planen, noen blir endret, mens andre er forsinket. Det er også utfordrende å evaluere et prosjekt hvor mål og gevinster justeres underveis i prosessen. Men digitaliseringsprosjekter er ressurskrevende, ofte både med hensyn til tidsbruk, økonomi, og kompetanse. Ser vi litt større på dette, så finner vi mange eksempler på digitaliseringsprosjekter som ikke har lyktes fordi mål og leveranser er "hogd i stein" før prosessen har begynt. Så det som fra et forskningsmessig synspunkt er utfordrende å evaluere, kan være den fleksibiliteten som er alfa omega for å lykkes.
Ikke bring forretningen til IT – bring IT til forretningen
God digitalisering trenger ikke være så komplisert. Man trenger ikke å begynne med Blockchain eller AI for å drive med digitalisering. Statped har gjort et viktig grep ved å ta i bruk skytjenester, som støtter samhandling på tvers av geografi og organisatoriske grenser. Men likeså viktig er hvordan et digitaliseringsprosjekt rigges og følger opp de nye satsingene underveis. Statped etablerte et sentralt støtteapparat i prosjektperioden, bestående av ledere og medarbeidere med helt eller delvis frikjøp i de to årene prosjektet varte. I tillegg har de laget en strategi for hvem og hvordan arbeidet skal følges opp videre nå som prosjektet er avsluttet. Læring og innhenting av erfaringer har også vært viktig, og Digitaliseringsprosjektet har justert kursen underveis samtidig som de har tenkt langsiktig. Statped har fått til endringer i det stille, og er et godt eksempel på hvordan man bør samarbeide i en distribuert organisasjon - noe som flere andre offentlige virksomheter kan ta lærdom av. Teknologien visker ut avstander, både faglig og geografisk. Dette bør være av interesse for distrikts- og digitaliseringsministeren.
Siw Olsen Fjørtoft, prosjektleder/forsker, SINTEF
Hans Yngvar Torvatn, forskningsleder, SINTEF
