En undersøkelse fra organisasjonen IACCAM fra 2016 viser at bare 1 av 10 var enige i at kontrakter var «enkle å forstå». Og bare 17 % var fornøyd med avtaleprosessen. Dette er elendige tall. Hvorfor er det slik, hva betyr det og hva kan vi gjøre med problemet?
Manglende brukervennlighet til avtaler medfører problemer. De to største er trolig at avtaler ikke blir lest og avtalene blir misforstått. Siden avtaler grunnleggende er strukturert kommunikasjon ment å avstemme forventninger på begge sider, øker vanskelige avtaler risiko. Risiko for misforståelser, overskridelse, feilleveranse, og dermed tvister. Det har vi sett ikke minst for større IT-leveranser.
Rett i skuffen?
Avtaler som ikke forstås eller er for tunge, havner gjerne i skuffen. Dermed vil brukerne av avtalen kunne praktisere seg ut av avtalen. Avviker praksis fra det avtalte over litt tid, vil avtalen etter hvert bli definert av partenes praksis.
Det kan bety at regulering av ansvar, reklamasjon og oppgavefordeling opphører og mye annet opphører. Det øker risiko.
Hvorfor skriver mange advokater så vanskelig?
Vi kan tenke oss flere årsaker:
- Tradisjon. Tidligere tekster brukes ukritisk. Mens brukervennlighet er fokus i de fleste andre bransjer, har lite skjedd blant mange advokater.
- Målgruppeblindhet. Avtalene skrives av advokater for advokater, ofte uten tanke på brukerne av avtalene.
- Tankesett. Avtalen skrives som juridiske våpen, fremfor som økonomiske og tekniske instrumenter. Fokus blir reduksjon av risiko dersom det skulle gå galt, fremfor å forhindre at det går galt.
- Påvirkning. Særlig amerikanske avtaler inspirerer norske (og europeiske) advokater. Det sies at amerikanske advokater i gamle dager fikk betalt per ord. Om det er riktig eller ikke, er status at amerikanske ofte avtaler er enormt ordrike og krøkkete skrevet.
- Prestisje. Endel advokater tenker at en kompleks avtale får advokaten til å virke dyktigere.
- Manglende forventningsavklaring. Mange advokater spør ikke om klientens forventning til avtalen og bruken av denne. Og mange klienter sier ikke klart nok fra hva de ønsker.
Kanskje vedvarer disse forholdene fordi mange norske (og europeiske) advokater mangler selvtillit til å forbedre stilen? Norsk og nordisk avtaletradisjon har vært kortfattet og modulbasert (dvs. oppdelt i vedlegg). Det har gitt oss lav transaksjonskost.
Forskjellene i antall ord fra en avtale til en annen kan være enorme:
Utover at amerikanske avtaler er lange, er en fellesnevner at nyere avtaler er lengre enn eldre. Deler av denne utviklingen kan kanskje tilskrives mer komplekse leveranser. Men hovedgrunnene er etter min mening dem listet over.
Hvorfor skulle en master service agreement for IT være omtrent dobbelt så lang som den allerede lange NF 2000, som regulerer komplekse offshore leveranser i milliardklassen?
Hvordan øke brukervennligheten?
Et første steg på veien mot enklere og mer forståelige avtaler burde være å søke tilbake til vår egen, nordiske tradisjon. Kort fortalt består den i å bruke:
- Modulær avtalestruktur: Et ofte ganske kort avtaledokument med vedlegg for leveranse, pris, fremdrift, generelle vilkår mv.
- Kortfattet språk: Setninger bør ikke være lenger enn 25 ord. Snittet bør ligge på maksimalt 15-20 ord. Særlig amerikanske avtaler inneholder ofte setninger med over 100 ord, og noen ganger over 200 og 300 ord.
- Bakgrunnsretten: Mange forhold er vanskelige å regulere, og de fleste tvister oppstår ikke. Ved å bruke bakgrunnsretten slipper man unna mye tekst du som oftest ikke får bruk for. Dermed trer de viktigste reglene frem.
Av avtalene i oversikten over, er Orgalime (utstyrsleveranse) og NS 3430 (entreprise) eksempler på nordisk kontraktstradisjon.
Hva mer kan vi forbedre?
Et neste skritt bør være å tenke hva vi kan gjøre bedre. Her er noen tips:
- Forstå leveransen. De som skriver avtalen må ha god forståelse for hva som skal leveres med tilhørende risiko. Først med forståelse er det mulig å vite hva som må med av regulering, og hva som kan droppes.
- Skriv på brukernes språk. Unngå advokatens språk. Bruk enkelt språk som mannen i gata kan forstå. Selskapet GE Aviation satte seg som mål at en gymnaselev skulle klare å forstå. Unngå jålete jusspråk. Optimalt skrives teksten fra bunnen av.
- Skriv for avtalens ulike målgrupper. Ulike grupper av mennesker vil ofte bruke en avtale. Prosjektledere må forstå regulering av leveransen og leveransemåte. Forretnings- og økonomifolkene må forstå prisbestemmelsene. Alle bør kunne forstå de generelle vilkårene.
- Strukturér for avtalens målgrupper. Del avtalen opp i ulike dokumenter, utifra hvilke deler de ulike målgruppene vil forholde seg til. Gjør strukturen tydelig; gjerne ved bruk av diagram. Diagrammene kan gjerne inneholde noen stikkord om hva de ulike dokumentene gjelder.
- Gi oversikt. Ta imot leseren som en ny gjest. Vis henne rundt, ved å forklare helt kort hva avtalen gjelder, og hvor ulike ting kan finnes. Innholdsfortegnelser kan være nyttige.
- Skriv kort. Det er grunn til å tro at en kort tekst blir lest mer enn en lang, også i absolutt forstand. Lange tekster tar motet fra leseren.
Under ser du noen eksempler:
Arbeidsavtale for analfabeter
En av de mest kjente eksemplene på radikal avtaleforenkling, er sør-afrikanske Robert de Rooys avtale for fruktplukkere. Utfordringen var at arbeiderne ikke forsto arbeidsavtalene. Siden mange av dem ikke kunne lese, utviklet han en tegneserieinspirert teknikk.
For arbeidet sitt har Rooy vunnet flere priser. Siden har han utviklet lignende tegneserieavtaler for andre avtaletyper.
Apples itunes-vilkår som tegneserie
Et annet eksempel er Apple som laget en tegneserievariant ut av sin 20 669 ord lange avtale for iTunes. Arbeidet er utført av tegneren Robert Sikoryak, og kan faktisk fås kjøpt på Amazon. Apple har senere laget en versjon av vilkårene på 7000 ord.
Shell gjør det enkelt
I likhet med andre store konsern har Shell tunge og lange avtalevilkår. Ulikt andre selskaper, har konsernet begynt å gjøre noe med det. Illustrasjoner er enklere å forstå enn lange tekstavsnitt. Tekstene er også forkortet. Se eksempelet under.
Shell vant i 2017 en pris fra IACCM for dette arbeidet.
Enkle vilkår som salgsargument for ny programvare
For egen del fikk jeg nylig et oppdrag fra oppstartsvirksomheten Crystallize om å lage enkle, brukervennlige og balanserte vilkår. Målet var å korte ned transaksjonstiden. Det vil si tiden fra en kunde ble interessert, til avtale var inngått.
Vår klient pekte på vilkårene til en annen programvareleverandør – Slack – som den syntes var bra. Slacks vilkår var på i alt ca. 10 000 ord (inkludert et separat API-avtalevedlegg). Etter en kritisk gjennomgang av punkter vi måtte ha med og forenkling av selve språket, klarte vi å skrive en avtale på 2317 ord inkludert ordreskjema. Dette betød naturligvis at en del reguleringer måtte utelates. Men klienten vurderte det slik at den lille økningen i risiko dette kunne medføre, ble oppveiet av økt salg og redusert tidsbruk per kunde.
Klientens synspunkter kan du lese om her.
Avropssystem til å bli klok av
Et annet eksempel på økt brukervennlighet i en mer kompleks avtalestruktur er bruk av diagrammer over avtalestrukturen. Diagrammet under laget vi til en rammeavtale for EVRY, et av Nordens største IT-selskaper.
Diagrammet ble først utarbeidet i forbindelse med strukturering av avtalen. Dermed kastet vi ikke bort tid på unødvendig skriving. Når strukturen var spikret, gikk diagrammet inn som første bilag for å forklare strukturen og to sentrale begreper.
Avtaledokumentet landet på 2065 ord, avropsavtaledokumentet på bare 430 ord og SLAen 1371 ord. At avropsavtalen og SLAen var korte, var spesielt viktig fordi disse to avtalene er de som er spesielle for hvert avropende selskap. Avtaledokumentet blir inngått bare én gang av konsernet.
Brukervennlige vilkår for utvikling og forvaltning
Programvareutvikling er utfordrende og en hovedkilde til overskridelser i IT-prosjekter. Valg av riktig utviklingsmodell vil kunne være avgjørende for et godt resultat. Klienten ønsket derfor fleksibilitet, enkelhet og alt samlet på ett brett. Dette ble resultatet:
Avtalestrukturen er et eksempel på modulær, målrettet avtaleutforming. Avtaletekstene er korte og enkle.
Trenger du manual for å forstå avtalen?
Ingen av avtalene gjennomgått over trenger en egen bruksanvisning for å forstås. Det er det likevel andre som gjør. Utarbeidelse av slike manualer har vært diskutert som en løsning på internasjonale jusskonferanser jeg har deltatt på. Etter min mening er en slik manual en fallitterklæring. Og den innebærer i seg selv nye risikoer. Hvorfor ikke heller skrive forståelige avtaler fra begynnelsen av?
Tar noen tak i utfordringen?
Mens myndighetene i noen land begynte å forenkle offentlig kommunikasjon på 1970-tallet, har det skjedd lite i privat sektor frem til helt nylig. Det finnes nå flere pådrivere:
- IACCM (International Association of Contract and Commercial Management) og andre organisasjoner arbeider for bedre kontraktsdesign og -forenkling.
- Legal design summit er en konferanse for bedret design av juridisk informasjon.
- Klart språk-initiativet i regi av det Juridiske fakultet i ved UiO og Kommunal- og moderniseringsdepartementet tar sikte på bl.a. å lære jusstudenter å skrive enklere.
- Kampanjen for Plain English begynte på 1970-tallet, og skjøt fart med Woolf-reformene i Storbritannia fra 1999
Kan avtaler under amerikansk og britisk rett også gjøres korte?
Advokater fra common law-områder forklarer ofte lange avtaler med manglende bakgrunnsrett. Selv om det kan være visse bestemmelser som må legges til i f.eks. en amerikansk eller indisk avtale, viser eksemplene fra Apple, Shell og GE Aviation at kraftig forenkling kan gjøres innen common law-systemet også. Som Shawn Burton skrev om sin forenklingsprosess for GE Aviation, så var det vanskeligere enn forventet å avlære seg å skrive som en advokat.
Advokat Kristian Foss er partner i Bull & Co Advokatfirma, tidligere husadvokat i EVRY og medlem i Fagutvalget for IKT-rett i Juristenes utdanningssenter.
Vil du lære mer om hvordan du kan gjøre avtalene din enklere, ta kontakt med meg på kf@bull.no eller mobil 97 06 26 55.
