Denne artikkelen er skrevet av IT-sjef i Trondheim kommune, Bjørn Villa. Siden 2015 har kommunen jobbet med å erstatte dagens ERP-system (ERV), som også brukes av mange andre kommuner i Norge. Bakgrunn: Etterspill i Trondheim etter kjøp av IT-system og Evrys tapssluk stenger for godt (Ekstra)
Det første mange tenker når de hører om anskaffelse og innføring av økonomisystemer (ERP) er nok at det neppe kan være spesielt krevende og i tillegg bare sånn middels viktig med hensyn til den spennende digitaliseringen som skjer idag. For en organisasjon som Trondheim kommune med sine 15.000 ansatte og et viktig samfunnsoppdrag med hensyn til våre 192.000 innbyggere er situasjonen ikke i tråd med den oppfatningen. ERP-systemet er selve «hjertet» i vår virksomhet – som i realiteten alt annet avhenger av, og det gjenspeiles naturlig nok i form av både kompleksitet og viktighet.
For bedre å forstå hva det dreier seg om så er ERP-systemet det vi benytter for å styre vår betydelige økonomi. Et driftsbudsjett som for 2017 var på omtrent 13,7 milliarder, i tillegg til et stort investeringsbudsjett. Systemet håndterer både inngående og utgående fakturaer, og volumene her er også høye. For 2017 hadde vi totalt 226.656 inngående fakturaer, og 447.923 utgående fakturaer. ERP-systemet har i tillegg integrasjoner mot så mange som 30 andre IT-systemer med funksjoner relatert til vår virksomhet.
Dagens løsning (2009-2018)
Dagens ERP-system (ERV) for Trondheim kommune har vært i bruk siden 2009. Innføringen av denne løsningen er fremdeles for mange et sårt tema og har de siste årene nærmest fungert som et eksempel på hvordan ting ikke skal gjøres. Anskaffelsen og innføringen av ERV var et ekstremt ambisiøst prosjekt (for sin tid) hvor fokus var å få alle arbeidsprosesser innenfor samme portal (lønn, personal/HR, innkjøp, regnskap, økonomi). Alt på et sted-tankegangen gjennomsyret prosjektet. Man hadde en formening om at datidens arbeidsprosesser skulle stå i sentrum, og systemet skulle bygges rundt dette. En elementær feil som ble gjort ved mange andre ERP-prosjekter i Norge, som havarerte på 2000-tallet.
Trondheim kommune hadde hatt samme regnskapssystem siden 80-tallet, og var totalt ukjent med denne typen komplekse ERP-prosjekter
Til syvende og sist var det et grunnleggende moment som felte Trondheim kommune (i likhet med 30 andre kommuner) og som gjorde ERV-anskaffelsen og innføringen til et såkalt «katastrofeprosjekt». Det var manglende erfaring med store ERP-prosjekter. Trondheim kommune hadde hatt samme regnskapssystem siden 80-tallet, og var totalt ukjent med denne typen komplekse ERP-prosjekter. Som fortjent fikk vi da også skarp kritikk fra både internt og ekstern hold for både metodikk og manglende måloppnåelse.
Til tross for kritikk og lav måloppnåelse har vi benyttet ERV frem til nå, men på veien hit har vi anskaffet ny løsning for lønn/personal/HR som en selvstendig løsning. ERV har altså fungert som et rent økonomi- og regnskapssystem for oss i snart 10 år, men systemet blir nå avviklet fra leverandørens side og forsvinner da helt fra markedet.
Anskaffelse av ny løsning
På bakgrunn av at ERV-systemet skulle avvikles fra leverandøren, samt at vi selvsagt så et betydelig potensiale i å ha et mer moderne system på dette området – besluttet vi i 2015 at det skulle anskaffes en ny løsning for økonomi, regnskap og innkjøpsfunksjonen. Omfanget av anskaffelsen var dermed mindre enn det som var som var tilfellet med ERV, siden vi nå hadde anskaffet et separat lønn/personal/HR-system.
Strategien denne gangen var at vi i størst mulig grad skulle gjennomføre anskaffelse av et standard ERP-system med støtte for de aktuelle funksjonsområdene, som kunne dokumenteres å ha lav utviklings- og tilpasningsrisiko, men med utviklingsmuligheter over tid, og som kunne anskaffes og implementeres innenfor fastsatte tids- og budsjettrammer. I tillegg var det et sterkt og tydelig signal fra prosjektets eier at vi som organisasjon måtte evne å tilpasse våre arbeidsprosesser i henhold til den beste-praksis som systemet var forventet å understøtte, og gjennom dette kunne hente ut betydelige gevinster.
Lærdommen fra ERV-anskaffelsen for 10 år siden tok vi med oss når prosjektgruppen for vår nye anskaffelse ble satt sammen
Lærdommen fra ERV-anskaffelsen for 10 år siden tok vi med oss når prosjektgruppen for vår nye anskaffelse ble satt sammen. Vår mest erfarne prosjektleder (Terje Hansen) for IT-anskaffelser fikk oppdraget med å etablere den nødvendige struktur og sikre forankring for det arbeidet som skulle gjøres. Prosjektdeltakerne forøvrig representerte både faglig tyngde, samt organisasjonskunnskap. Det ble også vektlagt at erfaringene fra anskaffelsen av lønn/personal/hr skulle trekkes inn som verdifull læring med hensyn til ERP-anskaffelser, samt at det skulle gjennomføres en god markedsdialog som del av prosessen.
Utarbeidelse av konkurransegrunnlaget ble gjennomført i perioden frem til Juni 2016. Dette inneholdt i tillegg til grundige beskrivelser av dagens løsning og våre ambisjoner for ny løsning, totalt 724 krav når det gjelder drift, vedlikehold og tilpasning av ny løsning.
Det var tre leverandører som ble kvalifisert for å delta i konkurransen og som dermed fikk invitasjon til å levere tilbud. Trondheim kommune inngikk etter forhandlinger til slutt avtale om leveranse av ERP-systemet Unit4 fra Evry Norge AS den 3. april 2017. Avtalen ble inngått med forbehold om politisk behandling på grunn av kostnadsrammen. Bystyret i Trondheim kommune gjorde vedtak i saken (Arkivref 17/10761) den 26.04.2017 og gjennom dette ble øvre kostnadsramme for løsningen på 50,3 millioner etablert.
Innføring av ny løsning
Prosessen med å innføre en ny IT-løsning er noe helt annet enn å gjennomføre selve anskaffelsen. Denne erkjennelsen er nok noe som de fleste med erfaring vil stille seg bak, og det gjorde også vi når innføringsprosjektet ble etablert. Det ble sikret kontinuitet i prosjektgruppen på fag og organisasjon, men ny prosjektleder (Lars Dyrdahl) med tung erfaring fra andre innføringsprosjekter i kommunen (lønn/personal/hr, Google). Det ble også satt ekstra fokus på arbeid med gevinstrealisering slik at potensiale innenfor dette området kunne bli identifisert tidlig nok, slik at tiltak kunne iverksettes.
(Artikkelen fortsetter under)
Innføringsprosjektet har ressursmessig både fra kommunen og leverandøren sin side vært omfattende i form av antall mennesker involvert. I løpet av innføringsprosjektets første år har kjernen i prosjektet bestått av 20 personer fra kommunen og tilsvarende fra leverandøren. I tillegg har vi involvert leverandørene av alle de 30 forsystemer som nå i stedet for å kommunisere med ERV skal over mot nytt system.
Arbeidet med integrasjon av forsystemer inn mot nytt ERP-system har vært meget krevende. Årsaken til dette er sammensatt av flere faktorer, men innføring av felles format for avlevering av informasjon til nytt system var i noen tilfeller meget utfordrende – men også gjennomføring av noen prinsipper for hvilken jobb som etter overgangen til nytt ERP-system måtte gjøres i selve forsystemene. Her har vi kjørt en relativt hard linje for å kunne etterleve de føringer vi fikk fra prosjektets eier med tanke på at vi skal ha et standard ERP-system, og dermed må økosystemet rundt dette være villig til å tilpasse seg. Men vi må nok være så ærlig å si at det sitter noen rundt oss som opplever å ha blitt «overkjørt av en bulldoser» på grunn av denne prosessen. Vi håper og tror at når de opplever resultatet i vår felles hverdag, at denne følelsen forsvinner og at de innser at våre valg var gode.
Vi må nok være så ærlig å si at det sitter noen rundt oss som opplever å ha blitt «overkjørt av en bulldoser» på grunn av denne prosessen. Vi håper og tror at når de opplever resultatet i vår felles hverdag, at denne følelsen forsvinner og at de innser at våre valg var gode
Opplæring av de over 3000 ansatte i kommunen som har et aktivt forhold til ERP-systemet i sin arbeidshverdag har også vært en viktig del av ansvaret til innføringsprosjektet. Her har vi benyttet både tradisjonelle kurs, e-læring og kunnskapsdeling gjennom interne sosiale media med tilsynelatende godt resultat. Våre undersøkelser viser at hele 90 % av de som har deltatt er meget godt fornøyd med opplæringen og at den har svart til deres forventninger.
En annen viktig del av innføringsprosjektet har vært å sikre at det nye ERP-systemet fungerer sømløst med kommunens skybaserte kontorstøtteverktøy. På dette området er det en kjennsgjerning at en del leverandører med en viss historikk i sine systemer ikke helt har forstått at skyløsninger er kommet for å bli. Dette er nok mer en generell problemstilling enn noe som er spesielt for leverandører av ERP-systemer. I vårt tilfelle er det på sin plass å berømme vår leverandør av Unit4 for sin innsats slik at våre ansatte vil få en positiv opplevelse av å benytte dette sammen med vår skyløsning fra Google.
Les også: Ett år etter overgangen til Google: – Trondheim kommune trives i skyen
Innføringsprosjektet er nå klar for idriftsettelse av det nye ERP-systemet den 5. mars etter å ha fullført en god test og verifikasjonsfase, samt pilot med utvalgte enheter i forkant.
Vil våre innbyggere merke den nye løsningen ?
I utgangspunktet skal ikke våre innbyggere merke noe av at vi innfører nytt ERP-system, men noen forbedringer vil nok bli synlig. Eksempelvis vil det nå bli enklere med tanke på e-faktura. Har man først valgt at man ønsker e-faktura på en tjeneste så blir dette valget automatisk anvendt på de andre tjenestene også. Vi benytter også i større grad enn før nasjonale felleskomponenter som folkeregisteret inn mot systemet slik at vi unngår feil som følge av manuelle registreringer.
All den testingen som er gjennomført i forkant av idriftsettelse den 5 mars, samt at vi nå tar i bruk en velprøvd og moden løsning – bidrar til at sjansen for at feil vil oppstå er så lav som overhodet mulig. Men som en klok person en gang sa «testing can never prove the absence of errors, only the presence». Med andre ord – det kan testes i det uendelige, men en viss sjanse vil det alltid være for å at noe man ikke hadde sett for seg vil oppstå. I sånne tilfeller er det viktig med god beredskap både hos kommunen og vår leverandører, og det har vi etablert.
Kommer det til å gå bra ?
Som eier av det nye ERP-systemet fra 5. mars er jeg (Bjørn Villa, IT-sjef) meget trygg på at idriftsettelsen går bra og at vi skal klare å håndtere eventuelle uforutsette ting som oppstår. Tryggheten er basert på observert kvalitet i det arbeidet som både prosjekteier, prosjektledere, prosjektdeltagere og våre leverandører har levert siden prosessen startet tilbake i 2015.
Det nye ERP systemet vil danne grunnlaget for at Trondheim kommune også vil være i front når det gjelder økonomistyring. Dette vil styrke oss i utøvelsen av vårt samfunnsoppdrag, samt legge til rette for gjennomgående innovasjon i organisasjonen.
Les også: Evry har tapt enorme beløp på løsningen. Nå logger siste kunde av (Ekstra)
