Menon Economics har akkurat overlevert sin evaluering av norsk arkivstandard – eller Noark for kjente – til Arkivlovutvalget. Kanskje ikke en kioskvelter, men en veldig spennende rapport for alle som er opptatt av IKT, standardisering og dokumentasjon i offentlig sektor. Som leder for avdelingen med ansvar for forvaltning av standarden synes jeg det er både ukomfortabel og forløsende lesning.
Som en spoiler kan jeg allerede nå avsløre at Menon mener at Noark har utspilt sin rolle og sannsynligvis har en negativ effekt for digitalisering i offentlig sektor. Menon oppsummerer: «Etableringen av Noark bidro til en nødvendig og god standardisering av fangst og lagring av arkivverdig materiale. Så lenge dokumentproduksjonen i mindre grad var digital eller den elektroniske produksjonen og forvaltningen tilsvarte den analoge versjonen («strøm på papir»), var effekten av Noark positiv. I den tiltakende mangfoldige måten dokumenter blir skapt på, som følge av mer omfattende og annen bruk av ulike digitale verktøy, fungerer ikke Noark like positivt, og det kan hevdes at effekten også er negativ.»
Noark er en norsk standard som har vært utviklet siden 1984 som løpende innarbeidet endringer i forvaltningspraksis og teknologiutviklingen. Arkivverket erkjenner at vi nå står ved et veiskille. Vi må tenke nytt rundt pålitelig dokumentasjon i offentlig sektor. Erkjennelsen er ikke ny, men har bygget seg opp over tid.
I Norge har vi lang tradisjon for offentlig innsyn og kontroll med forvaltningen. Offentlig journal gir hvem som helst innsyn i hvilke avgjørelser som blir tatt. Arkivloven trådte i kraft i 1999 for å imøtekomme faren for at uerstattelig arkivmateriale ville gå tapt. Tapt og utilgjengelig dokumentasjon er dårlig butikk for samfunnet som helhet og for den enkelte virksomhet, det svekker borgernes rettigheter og mulighet for kontroll med forvaltningen. I tillegg reduserer det arkivenes betydning som historiske kilder. Riksrevisjonen rapporterte i 2017 til Stortinget at arkiveringen i departementene og flere etater er mangelfull. Betydelige mengder arkivpliktige dokumenter blir ikke journalført og arkivert.
Regjeringen har bedt Arkivverket om å kartlegge hva som er årsakene til manglene og hva som skal til for å få til bedring. Arkivverkets undersøkelser viste at de ansatte i departementene i stor grad gjerne vil arkivere dokumentasjonen, men at de møter mange hindre.
Mange peker på at manglende brukervennlighet i dagens løsninger er en utfordring for å dokumentere beslutninger i forvaltningen. Noark har nok bidratt til manglende brukervennlighet, men den er langt fra eneste forklaring.
Det er minst tre andre utfordringer som gir mangelfull dokumentasjon. Kravet om at det skal være en manuell vurdering av hva som skal arkiveres og registreres er ikke tilpasset dagens informasjonsmengde. Når den enkelte knapt rekker å lese alle meldinger i ulike kanaler som strømmer inn så sier det seg selv at det er nærmest umulig å gjøre en god, manuell skjønnsvurdering av hva som skal lagres og hva som skal kastes.
Digitaliseringen har også satt strek over «den gamle arkivaren» og arkiveringsfunksjonen er plassert hos hver enkelt saksbehandler og leder med en forventning om at arkivering skjer uten å kreve noe tid. Et utall systemer brukes for kommunikasjon og saksbehandling og produksjon av dokumentasjon på beslutninger – men de er bare tilrettelagt for saksbehandling og produksjon av dokumentasjonen, ikke bevaring av den.
Vår vurdering er at de viktigste årsakene til krisen i sikring og bevaring av dokumentasjon, er kombinasjonen av Noark, stor vekst i informasjonstilfanget og behovet for høy grad av skjønn fra de offentlig ansatte. I tillegg er det forventet at vurderingen ikke skal ta tid og systemene oppleves som usammenhengende og lite brukervennlige. Dette gjør at arbeidsdagen rett og slett ikke går opp for den enkelte og konsekvensen er at viktig dokumentasjon forsvinner.
Forslag til ny arkivlov er under arbeid og Noark er evaluert. Utfordringsbildet er sammensatt og det krever både et bredt utvalg av tiltak og tid til å finne nye løsninger. Menon reiser viktige spørsmål vi må jobbe med fremover: Skal vi ta foten av bremsepedalen og koble NOARK av fra norsk forvaltning? Hvordan skal vi i fremtiden sørge for kontroll med, og bevaring av, dokumentasjonen i offentlig sektor? Arkivverket har ikke tenkt å finne svarene på dette alene – vi vet det vil kreve et bredt samarbeid av kloke hoder og fremoverlente offentlige virksomheter og leverandører.
Arkivverket vil i tiden fremover brette opp ermene og starte jobben med å sørge for at vi tenker nye og større tanker – men vi vil trenge all den drahjelp vi kan få. De gode løsningene får vi kun til om vi samarbeider, og invitasjon til dette kommer snart.
