«Digital informasjon om innbyggerne råtner på rot», oppsummerer Arkivverket etter å ha gjennomgått arkivstatistikken for 2017. Som forventet, sier vi i Norsk Arkivråd (NA).
Bakgrunn: Frykter at viktig offentlig dokumentasjon vil gå tapt (Ekstra)
Arkivverket (AV) har nylig publisert den årlige statistikken over tilstanden for arkiv i landets kommuner og for første gang har de også innhentet tall fra statlige virksomheter. Svarprosenten er svært høy, med andre ord er resultatene representative. Slik er ståa i arkivtjenesten rundt om i kommune og stat.
Det er viktig at AV innhenter slik statistikk, veldig viktig. Men vi stiller oss spørsmålet: tar overordnet departement, Kulturdepartementet, resultatene inn over seg? Det er de som er etatsstyrer for AV og som fremmer budsjettforslag for etaten i regjeringen. Skjønner de at arkiv i dag er nesten alt annet enn kultur?
Saksbehandlingen i offentlig forvaltning har vært på en digitaliseringsreise de siste 25 – 30 årene, men arkivene har ikke fått mye niste på veien.
Arkiv fremstilles stort sett som spennende jakt på «hvem tror du at du er», gamle folketellinger og kirkebøker. Men arkiv er så mye mer enn det. Folketellinger og kirkebøker og svaret på hvem du er, finnes ikke på papir lenger.
Dokumentasjon om hver enkelt av oss – fra vugge til grav – produseres i dag i digitale fagsystemer som unntaksvis har funksjonalitet for å ivareta langstidslagring. Og det er her den økonomiske innsatsen trengs. Digitalisering koster. Det å ta vare på den riktige dokumentasjonen, som ikke lenger kommer i en forutsigbar strøm fra Posten i form av brev i konvolutt med frimerke på, men som velter over oss sammen med masse uvesentlig, i stadige nye former og formater – det krever et ordentlig løft!
I digitaliseringen av den norske forvaltningen, kommunal som statlig, må dokumentasjonskravene på plass i det systemer bygges og anskaffes og spesifiseres.
Arkivverket må rigges som motor i denne utviklingen, der er tross alt premissgiver for dokumentasjonsforvaltningen i offentlig sektor. De må kunne møte de store gutta, få en plass rundt bordet, ha nødvendige ressurser til å ta det ansvaret de trenger for å bistå oss som jobber i Norges arkivtjenester.
Tallene i årets arkivstatistikk er tydelig tale. Hører dere?
