I eit innlegg på Digi.no skriv Espen Sjøvoll blant anna at «…de viktigste årsakene til krisen i sikring og bevaring av dokumentasjon, er kombinasjonen av Noark, stor vekst i informasjonstilfanget og behovet for høy grad av skjønn fra de offentlig ansatte. I tillegg er det forventet at vurderingen ikke skal ta tid og systemene oppleves som usammenhengende og lite brukervennlige. Dette gjør at arbeidsdagen rett og slett ikke går opp for den enkelte og konsekvensen er at viktig dokumentasjon forsvinner.»
Rapporten Evaluering av norsk arkivstandard som Menon leverte til Arkivlovutvalget i september peikar på at Noark har vore eit veldig viktig verkemiddel for å komme i gang med digitaliserte arkiv, men at den no verkar litt mot sin hensikt når vi skal transformere offentleg sektor for å utnytte potensialet i teknologi.
Det er fortsatt slik at ein stor del av det vi driv med i offentleg sektor skjer «etter forvaltningslova med lav automatiseringsgrad» – som vi så fint har definert det i enkelte av våre rapportar (manuell saksbehandling der det vi jobbar med ender opp som brev). For å sette eit tal på det, så journalfører vi i stat og kommune fortsatt ein plass mellom 10 og 15 millionar brev kvart år. Ein stor del er resultatet av manuelle prosessar, og Noark-godkjente system er bærebjelken for mykje av dette arbeidet. Skal vi lykkast med å få utnytte teknologi for desse manuelle prosessane så må vi få opp endringsfarten, samstundes som vi beheld grunnen til at vi har arkiv i utgangspunktet, dokumentasjon og rettsvern for ettertida.
Kva skal til for å få opp farten?
Digitalisering gir store moglegheiter. Ved å tenke på nye måtar, kan også Arkivverket lukkast enno betre med å løyse sitt samfunnsoppdrag. Men skal vi lukkast, må Arkivverket, forvaltninga og leverandørane jobbe meir i lag. Vegen frå korleis vi tenker arkiv i dag og kva som er mogleg med teknologi i morgon, finn vi ikkje åleine.
Arkivverket må utnytte det handlingsrommet som dei har innan dagens regelverk til å tenke nytt. Ved å fokusere litt meir på kva ein ynskjer å oppnå med arkiv, og litt mindre på korleis vi dannar arkiv, så opnar vi opp for kreative løysingar. Det er mange gode ting på gang, men Arkivverket kan gjerne sette enno større trykk på utprøving av alle desse gode initiativa.
Forvaltninga må tørre å utfordre både seg sjølv og dei rundt seg. Framover er det viktig å forvalte den informasjonen og dokumentasjonen vi har på ein god måte, og ikkje minst å ha kontroll på dei prosessane der vi nyttar denne. Det er vi i forvaltninga som set rammene for dei som skal hjelpe oss med å danne arkiv. Det er oftast lettare å kopiere det naboen har gjort, framfor å snakke med han for å sjå om ein kan løyse noko i lag. Det er viktig å tenke innovativt og utanfor boksen når vi anskaffar digitale løysingar. Forenkling er sjølve grunnlaget til fornying og forbetring, og enklaste vegen dit er innovative anskaffingar!
Leverandørane må ta utfordringa med å tenke nytt. Dei har jobba veldig bra innanfor dei rammene som dei har hatt – det har ikkje alltid vore lett når ein i det offentlege rom seier ein ting, medan dei faktiske kravspesifikasjonane i anskaffingane peikar på noko anna. Dersom innkjøparane no tek foten av bremsen og opnar for kreative innspel og konkurranse på meir enn berre pris, så er det på tide at leverandørane kjem med dei gode innspela som dei sit på.
Det vil krevje innsats frå alle skal vi lukkast med å skape framtidas arkiv – vi kan ikkje vente på at den eine eller den andre skal ordne dette for oss. Difi er klare med heile verktøykassa vår i form av løysingar, innsikt og kompetanse – for å hjelpe til med å få opp samhandlinga mellom alle aktørane her. Mange andre må vera med på å dra lasset.
Difi heier på Arkivverket!
Verktøykassa vår inneheld mange spennande verkemiddel som både Arkivverket, forvaltninga og leverandørane kan nytte seg av. Når Arkivverket no tek foten av bremsen for å skape neste generasjon arkivløysing som er så viktig for så mange, stiller Difi gjerne opp og gir gass på dei områda der vi kan bidra!
