Norges uten sammenligning største nettbutikk, Komplett.no, overrasket børsen i mars og april. Selskapet, som jobber i en bransjen som lever av små marginer, mistet 10 millioner kroner i omsetning i mars og 20 millioner i april. Årsak: Innføring av nytt IT-system.
digi.no har fått en gjennomgang av hva som skjedde:
Komplett.no valgte SAP da selskapet skulle oppgradere IT-systemene de hadde satt sammen fra forskjellige leverandører etter hvert som omsetningen vokste. Høsten 2002 begynte det å knake i sammenføyningene.
SAP er ikke kjent som leverandør til mindre selskaper, noe Komplett er i sammenligning med europeisk industrigiganter. Men SAP gikk av med seier i en kamp med hardt prispress.
Komplett-sjef Eric Sandtrø forsøkte å presse prisen med en anbudsforespørsel til så og si en samlet bransje - 10-12 leverandører, forteller Sandtrø til digi.no.
- Vi var åpne på at vi hadde møter med så mange som 8 leverandører, blant annet for å presse prisen, forteller Sandtrø.
SAP vant og fikk en kontrakt med totalansvaret for både programvare og implementering. Komplett kom i mål på på budsjett - 20 millioner kroner for både Norge og utlandet, inkludert lageret i Nederland. Dette inkluderer dog ikke interne ressurser.
Bytte Komplett.no gjorde er en godt eksempel på vanskelighetene et moderne, IT-basert selskap står overfor når man skal bytte system. Komplett er dessuten kanskje et av de mest IT-avhengige selskapen man kan finne - det understrekes av at så og si alle av de 250 ansatte er brukere av selskapets ERP-system.
- Når du skal bytte, er en av utfordringene at du dobler IT-jobben en stund. Jobben med ditt nytt system tar såpass med tid at du må vedlikeholde det gamle samtidig, påpeker Sandtrø.
Komplett skiftet mesteparten av innmaten i selskapet. Det ERP-systemet skulle håndtere innkjøp og alle varene som ligger på lager. Selve nettsidene har Komplett laget selv, men de henter alle data fra ERP-systemet. Komplett skulle også kaste ut sitt gamle system for regnskap og fakturering og bruke det nye ERP-systemet her.
- Når du gjennomfører en så omfattende omlegging, må man regne med konsekvenser. Det blir opplæringskostnader og du benytter anledningen til å legge om interne rutiner. Vi planla derfor å ta oppgraderinger i forkant av en ferie for å ha tid til justeringer etterpå, forteller Komplett-sjefen.
Kravet til en ferie gav Komplett to muligheter - påskeferien og juleferien.
- Vi valgte påsken i stedet for å vente ni nye måneder. Da påsken kom var vi ikke helt ferdige med å skrive om våre nettsider for å hente data i det nye systemet, men vi kunne ikke vente og byttet over, forteller Sandtrø til digi.no.
Det var de uferdige nettsidene som har skapt omsetningstapet.
- PC-konfigurartor var ikke klar og vi kunne ikke selge PCer gjennom dette systemet i noen uker, medgir Sandtrø.
Det er lett å være etterpåklok, sier Sandtrø, men hevder han ville gjort systembytte på samme måte dersom han fikk valget igjen.
- Vi tapte 30 mill i tapt omsetning, men det tilsvarer rundt fire dagers omsetning, jeg synes ikke det er så galt, sier Sandtrø til digi.no
Komplett-sjefen påpeker at selv om prisen i utgangspunktet høres høy ut, gir det nye system Komplett en rekke muligheter. Noe er lansert og noe kommer.
- Det gamle systemet kunne ikke skalerer videre. Med det nye systemet kan vi vokse i det tempo vi planlegger i minst fem-seks år, sier Sandtrø.
- Det nye systemet gir også en rekke viktige muligheter - vi kan nå kjøre bilder av alle produkter, vi har en bedre utsjekk, vi kan gi anbefalinger, kunder kan søke på pris og mer kommer, ramser han opp.
Sandtrø bekrefter på spørsmål fra digi.no at Komplett har regnet på en av IT-bransjens favoritt-betegnelser om dagen: ROI - return on investment.
Sandtrø har et svar på hvor fort Komplett vil tjene inn investeringer, men han vil ikke ut med det eksakte tallet. "Noen år" svarer han.
Regnestykket lettes av flere innsparinger på andre faktorer, forteller han.
- De nye nettsidene reduserer belastningen til en tredjedel. Dette reduserer våre investeringsbehov både på servere og linjer betraktelig.
Sandtrø understreker at innføringen av det nye SAP-systemet er ferdig og at det ikke ligger an til nye omsetningstap i mai.
Foreløpig kjører Komplett sine SAP-systemer på Microsoft SQL Server, men på spørsmål fra digi.no bekrefter Sandtrø at selskapet studerer Linux.
