Framveksten av nye digitale økosystemer utfordrer kanskje først og fremst vår evne til innovasjon og nytenkning. Arkivverket erkjenner derfor at vi alene ikke klarer å komme opp med de beste svarene på hvordan arkiv bør realiseres i en digital tid. For å finne de gode løsningene må vi ha dialog med våre brukere, og ikke minst med andre fagmiljøer. Denne dialogen må være åpen. Den må være preget av reell innflytelse fra de som engasjerer seg. Og den må starte tidlig!
Vi tror alle organisasjoner i dag, både offentlige og private, i større grad må åpne opp eget domene, eksperimentere mer med alternative former for oppgaveløsning, invitere brukere i policy- og prosessutforming, og ikke minst: tørre å utvise åpenhet og invitere til dialog gjennom hele arbeidsprosesser. Deling må handle om mer enn å vise fram vellykkede sluttprodukter. En start kan være realitetsorientering ved å gi omverden innblikk i vårt pågående arbeid.
Smidig utvikling er ikke noe nytt, men hvorfor ikke innarbeide denne måten å tenke på i alle deler av et beslutningshierarki
Smidig utvikling er ikke noe nytt, men hvorfor ikke innarbeide denne måten å tenke på i alle deler av et beslutningshierarki? Tilnærminger som ”feil raskt” og ”minst brukbare produkt” kan være like relevante for standardiseringstiltak, virksomhetsarkitektur og arbeid med analogt arkivmateriale, som for utvikling av grensesnitt og løsninger for digital tilgjengelighet. Med en inkluderende beta-tilnærming vil vi også få fram at det ikke nødvendigvis er noen motsetning mellom kreativitet og trygghet, også når det gjelder forbedring av en virksomhet.
Som konsekvens av tempoet i den teknologiske utviklingen og den raske veksten i mengden data som skal håndteres, vil ikke tradisjonell prosjekt- og porteføljestyring være nok for å sikre en effektiv og hurtig offentlig forvaltning. Etablerte styringsverktøy må suppleres med flere metoder. Ved bruk av en beta kan gode ideer enkelt testes ut, uten mer administrasjon og planlegging enn strengt nødvendig.
Ikke alle forslag vil være egnet for beta-publisering. Vår rolle som samarbeidspartner og støtte for arkivskapere må også ta hensyn til behov for stabilitet og forutsigbarhet. Uansett valg av metode mener vi det er smart å teste ut ideer på et tidlig tidspunkt, og i mange tilfeller tror vi en beta-kanal vil være en effektiv måte å oppnå dette på.
I likhet med blant annet Jean-Philippe André Caquet i Trondheim kommune, og Christian Rognes i Tieto som tidligere har skrevet om arkivutfordringer i Digi, mener vi at elektronisk arkiv bør handle om håndtering av data. Derfor følger Arkivverket opp anbefalinger fra Skate-rapporten om dokumentasjonsforvalting og arkiv med et forslag til referansemodell for arkiv, som første bidrag på vårt beta-område. Modellen er kun en forsiktig start. En eventuell gevinst ved bruk av modellen må realiseres ved innovasjonsarbeid og tverrfaglig dialog.
