Marianne Høiklev Tengs, leder av Norsk arkivråd, peker i et innlegg på Digi.no på arkivsystemene som en av forklaringene på at de offentlige arkivene ikke er komplette og ikke gode nok. Riksrevisjonen gjør det samme i sin undersøkelse i statsforvaltningen. Tengs peker spesielt på leverandørenes sak-arkivsystemer og mener disse har latt Noark-standarden være en sovepute og at dette forklarer manglende innovasjon i systemutviklingen. Arkivverket er helt enig i at det er stort behov for digital innovasjon i løsninger for arkivering i hele offentlig sektor. Dagens verktøy lever i mange tilfeller ikke opp til brukernes forventninger eller virksomhetens behov for helhetlig informasjonsforvaltning. Dette betyr at store deler av offentlig dokumentasjon ikke blir produsert slik at den kan sikres for ettertiden og den vil derfor kunne gå tapt.
Produktene som kritiseres er laget med utgangspunkt i Norsk Arkivstandard (Noark). Noark blir oppfattet som å være knyttet til klassisk korrespondanse og dokumenter, enten det er papir eller elektronisk. Standarden er ment å dekke bredere enn dette, men den er bare i liten utstrekning brukt til å lage systemer som tar seg av forvaltningens totale behov for å forvalte dokumentasjon. Arkivverket forvalter Noarkstandarden og vi ser helt klart at det er utfordringer med standarden og hvordan den har blitt oppfattet og brukt. Noark har spilt en viktig rolle for elektronisk saksbehandling og arkivering, men den har kanskje blitt en sovepute for Arkivverket også?
Men hva er behovet? Vi trenger en standard som følger opp dagens Noark på området, men vi trenger også mer. Vi må ta utgangspunkt i at arkiv er den informasjonen vi tar vare på fordi den har verdi og det er først og fremst virksomhetenes egne behov som gjør at arkivene blir skapt. Samtidig har offentlig forvaltning i tillegg en eksplisitt plikt til å arkivere for å sikre innblikk, kontroll og sørge for ivaretakelse av rettighetsdokumentasjon for innbyggerne i landet.
Vi deler Norsk Arkivråds ønske om endring
Det vi trenger er noe som sikrer det vi alle er opptatt av: dokumentasjon og informasjon som er til å stole på. Dette på tvers av alt det som produseres i Noarksystemer, fagsystemer, epostsystem, sharepoint, dropbox og alle andre steder. For å få dette til må vi ta hensyn til krav i internasjonale og nasjonale standarder slik at alle kan ha tillit til digitale arkiver. Kravene dreier seg blant annet om at arkivene må knyttes til prosessene, fangsten må skje fortløpende og være komplett. Tilgangskontroll må være sikker og pålitelig, alt som skjer med dokumentene fra de blir fanget til de avhendes må logges og ikke minst må innhold og metadata må beskyttes mot endringer og være tilgjengelig over tid.
Arkivverket anerkjenner at det er en rekke utfordringer knyttet til utviklingen av arkivsystemer, og at utfordringene øker i omfang og kompleksitet. Som statens fagorgan og tilsynsmyndighet på arkiv, deler vi Norsk Arkivråds ønske om endring. Vi har i samarbeid med en rekke andre virksomheter nylig gjennomført to større utredninger hvor arkivdanning og overføring til depotinstitusjoner har blitt satt under lupen. Dette følges nå opp. En evaluering av Noark-standarden er også planlagt. Men det er likevel ikke nok.
Vi ønsker velkommen en bred og konstruktiv debatt om hvordan utfordringene skal takles. Ikke minst ønsker vi velkommen et bredt samarbeid med forvaltningen og en større del av norsk IT-bransje slik at offentlig sektor har gode løsninger for å produsere og sikre samfunnsdokumentasjonen vår.
