«Hvor lang var den lengste vinteren det siste århundret?»
Dette spørsmålet stilte Sansa i forrige episode av Game of Thrones. Rådgiveren hennes svarte: «Jeg skal lete i mester Luwins arkiver». Alle trenger vi arkiver. Arkiver, sier jeg. Du svarer kanskje «papir». Dokumenter, sier jeg. Du svarer kanskje «brev». Arkivering, sier jeg. Du svarer kanskje «en kjeller full av hyller og bokser». Jeg roper: «få oss ut av denne smørja, arkiv er så mye mer enn papir!» Dokumentasjonsforvaltningen i offentlig sektor trenger digital innovasjon! Og IT-bedriftene i landet må ta sin del av ansvaret for å få det til å skje.
Riksrevisjonen la frem en rapport før sommeren som viser at offentlig sektor preges av svært mangelfull arkivering. Ikke bare truer dette demokratiske prinsipper om en åpen, ettersporbar og etterrettelig forvaltning. Det å ikke ha tilgjengelige, komplette, relevante og søkbare arkiver, er også til hinder for gode og effektive arbeidsprosesser, kunnskapsdeling og samarbeid i enhver virksomhet – det være seg offentlig eller privat. Informasjonsmengden vi alle forholder oss til, øker hver eneste dag. De fleste av oss trenger hjelp til å sortere, slette det som ikke er viktig og ta vare på det som må bevares. Dere vet hva jeg snakker om, alle sammen! Bare tenk på Outlook, SharePoint, DropBox, eRoom, listen er utømmelig.
I landet vårt er det Arkivverket som er øverste arkivmyndighet og som eier Norsk Arkivstandard, bedre kjent som Noark. Det er tre hovedleverandører av godkjente Noark-løsninger: Evry, Acos og Tieto, og alle offentlige virksomheter er pålagt å benytte Noark gjennom § 2-9 i arkivforskriften. Alle tre er store bedrifter med mye digital kompetanse. Men blir arkivene bedre av det?
Volumet er for stort og systemene for vanskelige
Norsk Arkivråd representerer arkivarer fra hele landet, fra nord til sør, fra øst til vest, og fra alle sektorer. Vi arkivarer vet veldig godt at Noark + komplett og relevant arkivering ikke = sant. Dokumentasjon blir i dag skapt og kommunisert og delt på alle mulige slags dingser og i alle slags systemer. Dette er det ikke tatt høyde for verken i gjeldende arkivregelverk eller standarder, og Noark taper følgelig kampen om arkiveringen. Til det er volumet for stort og systemene for vanskelige. Det fremkommer også i Riksrevisjonens rapport.
Vår påstand er at Noark har blitt en hvilepute for leverandørene når det kommer til dokumentasjonsforvaltning. I andre land, som for eksempel USA, har IT-bransjen vært mye tettere på arkivarene og selv hatt kompetanse og utviklingsfokus knyttet til utfordringene i moderne dokumentasjonsforvaltning. Vi etterlyser lignende engasjement i Norge! Vi kan stadig lese i media at digitalisering handler om noe annet enn å sette strøm på papir, det handler om noe mye mer dyptgående, som innebærer en helt annen måte å tenke løsninger på. Dette er ikke noe verken vi arkivarer, virksomhetene våre eller Arkivverket kan klare alene, vi må ha hjelp fra IT-bransjen! Det må teknologisk nytenking til. Og for et gøy oppdrag, som virkelig kunne gjort en forskjell. Potensielt svært lukrativt også, antar vi.
Dette er ikke noe verken vi arkivarer, virksomhetene våre eller Arkivverket kan klare alene, vi må ha hjelp fra IT-bransjen!
Tidligere i år inviterte DIFI private aktører til et møte om digitalisering av offentlig sektor. Det var enighet om at offentlig sektor ikke må være så redde for å feile, men heller ta noen sjanser, tørre mer – og større, tenke raskere, vise mot. Offentlig sektor kan være en god og aktiv samarbeidspartner i digitaliseringsarbeidet, og arkiveringen er overmoden for innovasjon.
La oss legge tanken om at arkiv=papir død en gang for alle, arkiv er også digitalt og her og nå. Og det som brenner mest, er å sikre fortløpende arkivering av viktig digital dokumentasjon. Tar dere utfordringen?
