Arkivverket har høsten 2016 i samarbeid med forvaltningen utredet temaene dokumentasjonsforvaltning og arkiv på bestilling fra Skate (samarbeidsrådet for styring og koordinering av tenester i e-forvaltning). Hovedfunnene i rapporten fra utredningen er at virksomheter tenker for snevert om arkiv, ikke har bred nok kompetanse og sliter med teknisk isolerte løsninger.
Arkivverket ønsker å følge opp rapporten i tett samarbeid med andre aktører i forvaltningen. Målet er en tverrfaglig fornyelse hvor arkiv ikke reduseres til et lovkrav, men revitaliseres som en funksjon som kan bidra til en enklere hverdag for alle.
Vi mener det er særlig seks hovedutfordringer som peker seg ut, og som må løses:
1. Arkiv er organisering av informasjon for senere bruk. Dersom vi fortsetter med fortidens arkivtradisjoner i en digital verden, vil verdifull informasjon gå tapt. Håndtering av informasjon i offentlig forvaltning spenner seg fra gule lapper til graf-databaser. Området er tidvis uforutsigbart, mangfoldig og kaotisk. For å gi virksomheter handlingsrom og fleksibilitet bør denne diversiteten aksepteres.
2. Frem til i dag har digitale format blitt bevart ved å gjenskape tankesett og strukturer fra arkiv i papirformat. Mange arkivløsninger utformes grunnleggende sett fortsatt slik, selv om resten av informasjonsforvaltningen i økende grad setter fleksibilitet og samhandling i sentrum. Resultatet av gapet mellom tradisjon og utvikling har ført til at offentlige arkiv verken er tilgjengelig eller kan deles.
Dersom vi fortsetter med fortidens arkivtradisjoner i en digital verden, vil verdifull informasjon gå tapt.
3. Målet må være at alle som utreder, kjøper inn eller utvikler digitale verktøy enkelt kan forstå hvilke behov for arkiv som gjelder, også uten tidligere kjennskap til fagområdet. For å nå målet kreves en dyptgående forståelse av virksomheters prosesser og praktisk kunnskap om hva som skal til for at informasjon kan brukes som dokumentasjon. Som neste skritt må virksomheter i framtiden enkelt kunne ta vare på informasjon med automatiserte metoder som alle brukere kan akseptere. Automatisering gir ofte besparelser i form av redusert tidsbruk. Digitalisering kan også gi andre gevinster i form av forenkling. Likevel er arkivets viktigste egenskap å være en kilde til kunnskap.
4. Kunnskap kan være direkte knyttet til informasjonssporene fra våre aktiviteter. Arkiv må også kunne gi ny innsikt ved analyse og fortolking av data i arkivet til nye formål.
5. For å utnytte potensialet til fremtidens arkiv bør forvaltningen la seg inspirere. Fremskrittene som gjøres innenfor maskinlæring og kunstig intelligens er kanskje særlig interessant å følge med på. Men svaret ligger ikke utelukkende i ny teknologi. Forståelse av samspillet mellom teknologi og mennesker med behov for å skape, lagre og bruke informasjon bør alltid være et utgangspunkt.
6. Tilgjengelighet er viktig fordi ny teknologi gjør oss i stand til å sende data i stadig mer kompliserte strømmer, på tvers av innbyggere, virksomheter og forvaltningsnivå. Deling av data gjør at vi kan jobbe smartere. Enkelt sagt kan arkivets funksjoner forstås som sikring og langtidsbevaring. Informasjon med gode metadata, beskyttet mot uønskede endringer, vil lettere kunne gjenbrukes på en trygg måte, også over tid. Men dersom vi kun er i stand til å ta vare på fragmenter fra det som faktisk har skjedd har vi - og fremtidens brukere - et problem.
Stortinget besluttet nylig at arkivloven må revideres. Samtidig ser oppmerksomheten om langtidsbevaring av egne data ut til å øke i IT-bransjen.
Nå må forvaltningen gripe mulighetene et slikt momentum gir for en tverrfaglig satsning på arkiv.
Les også Arild Haraldsens kommentar: Slik kan Norge unngå å bli en digital sinke
