Microsoft oppdaterte tidligere denne uken Office 365. Det er i hovedsak tre store nyheter: Nye telefonimuligheter, dataanalyse, og sikkerhet.
Den største nyheten, i alle fall fra et sluttbrukerperspektiv, er nyhetene i Skype for Business. Tjenesten gikk tidligere under navnet Lync, men ble omprofilert til Skype tidligere i år.
Skype for Business er oppdatert med nye telefonimuligheter, som integreres i tjenesten. Har bedriften en fasttelefoniløsning, kan denne bakes inn i Office 365-løsningen.
Dermed kan telefoner erstattes helt eller delvis med programvaren, via tjenestene Cloud PBX, PSTN-samtaler, PSTN-konferanse og Skype Meeting Broadcast.
Hussentral i skyen
Cloud PBC er en hussentral i skyen, som setter deg i stand til å ringe ut på telenettet med et vanlig telefonnummer, og motta anrop på samme måte.
Løsningen krever imidlertid også at en server er plassert hos kunden, og integreres med eksisterende telefonisystemer.
– Den eliminerer separate PBX-systemer, slik at du kan motta anrop, og ringe opp, overføre dem til mobilttelefon, og overføre dem til PC-en. Du kan lett kommunisere via Skype-klienten. Kundene kan utnytte det utstyret man har, og slipper å reinvestere i utstyr for å ta i bruk dette. Man kan beholde numrene sine, og vi kan understøtte resten, sier Thomas Kjærsgaard, Director, Western Europe WW Cloud Productivity Team, i Microsoft, til digi.no.
Skype for Business-klienten kan håndtere samtalene, og tilbyr mange av funksjonene du ville fått på en vanlig bordtelefon. Du kan for eksempel overføre samtaler til andre i bedriften, sette samtaler på vent og så videre.
Skal levere hele telefoniløsningen
Da vil det være mulig å kutte ut eksisterende fasttelefonitjenester, og abonnere på disse fra Microsoft i stedet. I USA koster dette fra 12 til 24 dollar (100 til 200 kroner) ekstra per bruker per måned.
Dette er uansett ikke tilgjengelig i Norge enda.
Åpner for innringere
Skype for Business har også fått støtte for å inkludere møtedeltakere via telefonlinje, og denne muligheten er tilgjengelig for norske brukere. Dermed kan også ansatte i felten delta i møter, uten å være avhengig av en stabil internettforbindelse.
Videre åpner Microsoft for store møter over internett, via Skype Meeting Broadcast. Denne nye tjenesten lar deg sette opp nettmøter med inntil 10 000 deltakere. Disse deltakerne trenger ikke Skype for Business installert, men bruker nettleseren.
Her er også Yammer og Bing Pulse integrert, slik at deltakerne kan sende meldinger til arrangøren, og gi tilbakemeldinger på direkten.
Denne løsningen kan tas i bruk for eksempel av bedrifter som tilbyr webinarer, eller kanskje utdanningsinstitusjoner som tilbyr nettstudier.
Kraftigere dataanalyse
I tillegg kommer det nye muligheter for sikkerhet og dataanalyse i Office 365.
Man kan bruke analytics-data fra forskjellige kilder, som man ikke enkelt kan visualisere, og få adgang til disse via verktøyet Power BI Pro. Power BI er i seg selv en forretningsanalysetjeneste rettet mot informasjonsarbeidere. Her kan brukeren visualisere data fra mange kilder for å lage interaktive rapporter og slikt.
Dette er et enkelt brukergrensesnitt, omtrent som en enkel utgave av Excel. Når data enklere kan samles inn fra forskjellige kilder, er tanken at de den som jobber med det skal få høyere effektivitet.
– Det skal være enkelt å visualisere store mengder data på en enkel måte, slik at det blir enklere å gi mening til alle dataene, sier Kjærsgaard.
Analyseverktøyene inkluderer Delve Analytics, som gir brukerne en innsikt i hvordan de bruker tiden sin, og hvem de kommuniserer med. Tanken bak er å hjelpe til med mer effektiv bruk av tiden.
Delve Analytics skal gi lagledere interaktiv innsikt i trender som rekkevidde, innflytelse, og work-life-balanse i laget sitt.
Krypterer kundedata
Microsofts skylagringstjeneste for enterprise-kunder blir også forbedret. En utvidelse av tjenesten gjør at du får sikrere kryptering.
Microsoft vil ikke ha tilgang til dataene dine i det hele tatt. Derfor kommer de med «Customer Lockbox», som innebærer at det kun er kunden som har tilgang til filene, uansett.
Om du selv ønsker at Microsoft skal tilby kundestøtte i en eller annen sammenheng, må du selv bekrefte dette ved å oppgi en krypteringsnøkkel i løpet av 30 minutter.
Det betyr også at myndigheter ikke kan snoke i dataene dine. Det vil i tilfelle kreve en rettslig kjennelse, men kunden må også i slike tilfeller stille med krypteringsnøkkelen. Det er altså kun kunden som har krypteringsnøkkelen.
Bedre spamfilter
– Om noen får spam, og klikker på en link de ikke burde trykket på, er det ofte slik at de kommer til en helt vanlig nettside. Så endres lenken etter en uke eller to, slik at spamfilteret blir lurt. Undersøkelser viser at mange trykker på slike linker. Mange løsninger har inntil videre bare testet første gang, men ikke andre gang. Hackerne kan lure systemet ved å henvise til en legitim nettside første gang, og så gjøre endringer senere, slik at spammen slipper gjennom, sier Kjærsgaard.
I Advanced Threat Protection undersøkes hver eneste link, helt frem til ende-URL-en, hver gang. Dermed blir slike lenker filtrert ut. Undersøkelserer viser ifølge Kjærsgaard at mange klikker på slike lenker, så det er viktig å filtrere ut dette så langt det lar seg gjøre.
Forskjellige abonnementsnivåer
Alle de nye mulighetene tilbys imidlertid ikke til alle. Med unntak av Skype Meeting Broadcast, som er tilgjengelig for alle Office 365 Enterprise-kunder, er telefonlinje- og sentralløsningene forbeholdt de som har E5-abonnement.
Dette er den mest omfattende løsningen, og koster 2964 kroner uten moms per bruker per år. Dette inkluderer altså foreløpig ikke mulighet for telefoni levert av Microsoft.
Flere detaljer finnes på Microsofts norske nettsider.
