Microsoft er fast bestemt på å holde på Office som et av selskapets mest lønnsomme produkter. Utviklings- og markedsføringsbudsjettet er anslått til tre milliarder dollar de kommende årene.
Les også:
Utfordringen er spesielt vanskelig i en tid da flere utredninger peker på hvordan bedrifter kan spare store beløp ved å sjalte ut Microsoft Office til fordel for formatkompatible suiter som OpenOffice, som distribueres helt uten lisenskrav. Det innebærer at Microsoft må overbevise kundene om at et dyrere produkt gir større økonomisk gevinst enn ett som er gratis.
Microsofts løsning er å løfte Office slik at det blir et helt annet produkt enn gratisløsningene med rene tekstbehandler, regneark, presentasjonsprogram, e-postklient og så videre.
Denne uken får 12.000 betatestere en første anledning til å avgjøre i hvor stor grad Office 11 løser utfordringen. Halvparten av disse er Microsofts egne medarbeidere, som skal prøve ut suitens nye egenskaper og funksjoner i sitt arbeid. Den andre halvparten tilhører spesielt utvalgte miljøer utenfor Microsoft. Når disse testernes erfaringer er fordøyet av utviklerne, vil en ny betautgave gjøres tilgjengelig for et bredere utvalg, antakelig noe over årsskiftet. Sommeren 2003 kan en endelig utgave være klar til lansering.
Noe av styrken til Microsoft Office har vært monopolet innen dokumentformater. Kunder har forsvart fortsatt bruk av suiten av hensyn til behovet for å utveksle dokumenter med andre, og siden "alle" bruker Word, må de også gjøre det. Med de nye utgavene av StarOffice og OpenOffice, samt produkter som Corel WordPerfect, er dokumentformater knapt noe problem lenger.
Siden det ikke lenger er mulig å forsvaret formatmonopolet, går Microsoft til den andre ytterlighet, og legger XML inn som standard sekundært dokumentformat i alle Office-programmene. Det peker på en framtidig tilværelse der alle dokumenter, fra brev til regneark, kan uttrykkes i et felles format, og leses av enhver nettleser, og det er det fra et visst synspunkt blir irrelevant hva slags verktøy man bruker for å opprette eller redigere dokumentet.
Poenget for Microsoft er ikke formatfellesskapet med konkurrentene, men med de øvrige systemene i bedriften. Bruken av XML-formatet lar Microsoft gjøre Office til felles klient for innhenting og manipulering av data fra bedriftens databaser, økonomisystemer, webpubliseringssystemer, kundehåndteringssystemer og så videre - forutsatt at disse også baseres på Microsoft .Net og Windows. Microsofts utviklingsverktøy, samlet i Visual Studio.Net, vil forenkle arbeidet med å integrere Office mot fellessystemene, både for uavhengige utvikler og for bedrifter som driver slikt selv.
Målet for Microsoft er altså å få bedrifter til å gjøre Office til en integrert del av deres forretningsprosesser, i stedet for bare et ad hoc verktøy til å lage brev og presentasjoner.
Det er to problemer for Microsoft i dette. Det ene er at det er ulovlig å bruke Office-monopolet til å fremme salget av serverløsninger. Det andre er at godt utviklede web-tjenester sannsynligvis vil kunne brukes til mange av de funksjonene som Office-integreringen lover - også med gratis verktøy som OpenOffice.
Utover integreringen og XML, er det lite som er kjent om øvrige utvidelser i Office 11 i forhold til dagens Office XP. Outlook skal løftes noe, og den første prøveutgaven leveres med det nye verktøyet XDocs - uten at de skal foreligge noen endelig avgjørelse om hvorvidt XDocs skal selges buntet eller atskilt. (Se artikkelen Microsoft gjør Office enda fetere.)
