Før utlysning
Kartlegg hvem og hva du er på utkikk etter.
Før du utlyser en stilling er det viktig å tenke nøye gjennom hva du ønsker, og spesifiser dette. Det kan være alt fra utdannelse, til personlige egenskaper og arbeidserfaring. Skriv gjerne en liste som hvem som helst skal kunne plukke søknader utfra.
Utform en stillingsinstruks/arbeidsbeskrivelse.
Lag også en stillingsinstruks eller arbeidsbeskrivelse før stillingen lyses ut. Her bør du ta med hovedhensikten med stillingen, personens viktigste gjøremål, ansvar og myndighet og suksess-kriterier (Hva som skal til for at personen lykkes i jobben?)
Selve utlysningen
Hvilke medier skal du bruke?
Hvor er det mest sannsynlig at du kan nå de rette personene? Lokalaviser, regionsaviser, nettsteder, headhuntere? Tenk gjennom hva som er naturlig, og bruk gjerne flere kanaler. Skal du ha tak i IT-folk, kan det være en fordel å bruke Internett.
Kortversjonen av søknaden lyses ut, slik at den fanger opp en bred målgruppe. På respons får søkerne tilsendt kravspesifikasjon
Før intervjuet
Rekrutteringsselskaper?
Normalt har arbeidsgiver en vag forestilling om hva han/hun er ute etter og kan lett bli sjarmert i en intervjusituasjon. Trynefaktoren kan gjøre at arbeidsgiver endrer sine krav. Derfor er det viktig å følge punktene og tenke gjennom hva du er ute etter på forhånd.
Utvelgelseskriterier bør, i hvert fall i større bedrifter som ikke har egen personalavdeling, gis til en headhunter eller tredjeperson. Da slipper den som skal ansette å se alle kandidatene. Du bør sitte igjen med 3-4 kandidater som dekker alle tidligere satte kriterier. Da først kan du se på sympati og sjarm. Det er umulig å definere mavefølelse på forhånd, men det må komme inn etter en objektiv seleksjon.
Kan du delegere utvelgelsen i første runde, er dette kvalitetssikring ved at du ikke begynner å synse på dette området. Det kan også være lurt å bruke en utenforstående til personlighetstesting.
Sett opp sjekkliste for intervjuet.
Selve intervjuet
Det kan være lurt å avklare en del forhold ved hjelp av indirekte spørsmål. For eksempel personlig økonomi (i hvert fall hvis personen skal ha mye med penger å gjøre i stillingen), helsetilstand (alkohol- og pilleforbruk). Kultur og interesser sier også mye om hva slags person du har med å gjøre. Spør hvilken bok søkeren leste sist, siste kinoforestilling, teaterstykke eller museum. (Kan være viktig hvis du skal ha tak i en person som skal fronte kunder i spesielle sosiale kretser).
Empati er en nødvendig egenskap hvis personen skal ha ansvar for andre. Det er viktig at den som intervjues hører hva du spør om. Og svarer på spørsmålene.
Etter intervjuet
Sjekk referanser
Den sikreste referansen er som oftest en tidligere arbeidsgiver. (Hvis søkeren ikke har oppgitt referanser; be om lov til å kontakte tidligere arbeidsgiver). Spør: Ville du ansette vedkommende igjen? Hvorfor / hvorfor ikke? Spør også hvilken type jobb og ansvar vedkommende hadde. - Tror du han er egnet til den jobben vi har å tilby? - Hvorfor / ikke? Spør om vedkommendes personlighet, evne til samarbeid og sosial omgang, problemer, utviklingsområder og sterke sider.
Spør gjerne en tidligere kollega og eventuelt en underordnet om de samme tingene. Da får du hele spekteret; over, ved siden av, og under. Men husk at du må be søkeren om lov til å kontakte disse, hvis ikke vedkommende har oppgitt dem som referanser. Spør gjerne; - hvis du var arbeidsgiver, ville du ha ansatt vedkommende? - Hvorfor / ikke?
Referanser fra nyutdannete bør ikke tillegges like mye vekt. Som oftest vil en tidligere lærer eller professor, studiekamerater eller venner skryte av personen, og de vet ikke sikkert hvordan vedkommende vil te seg i en arbeidssituasjon. Referanser som ikke er yrkesrettet har også mindre å vise til når det gjelder resultater. Iver og engasjement er viktigst ved ansettelse av nyutdannete. Gå grundig gjennom attestene
Det viktigste med en attest er det som ikke står der. (konflikter skjuler seg ofte bak en setning som: vedkommende slutter etter eget ønske) Ta kontakt med den som har skrevet attesten for å få kartlagt de faktiske forhold. Be om å få bruke tidligere arbeidsgiver som referanse på prisnipielt grunnlag. Får du ikke lov; finn ut hvorfor.
Det stiller seg selvfølgelig annerledes hvis søkeren ikke vil si til sin nåværende arbeidsgiver at han søker ny jobb. Da må du respektere dette. Gå da videre til den forrige arbeidsgiveren.
Eventuelt kan headhuntere skaffe til veie objektiv informasjon .Kall inn til nytt intervju
Tilbudet
Sørg for å ha oppdaterte lønnsstatistikker for den arbeidsgruppen det gjelder. Finn ut hva arbeidsmarkedet tilbyr i dag. Øvre og nedre grense. Din / bedriftens smertegrense oppad bør avgrenses på forhånd.
Test søkeren. – Hva forventer du av lønn i denne jobben? (et vanlig svar er vet ikke, eller et motspørsmål; hva er vanlig i denne bedriften?) Finn ut hvor vedkommende er plassert; - Hva har du i dag?
Du ligger godt an hvis du kan tilby noe mer enn søkeren hadde forventet.
Hvis søkeren krever mer enn du kan tilby, kan du foreslå et kompromiss, hvor vedkommende får en viss sum de første seks månedene, og hvis han lykkes/er så god som han sier, får han mer. Bli enige om dette på forhånd.
Oppfølgingen
Planlegg betingelser og frynsegoder som skaper firmalojalitet.
Målet til de fleste arbeidsgivere bør være under 10 prosents utskiftning per år. Det betyr at ditt firma må være konkurransedyktig, gi de ansatte mulighet for selvstendige oppgaver og selvutvikling, videreutdannelse og tilpasse frynsegoder slik at de kan gjøre hverdagen lettere for den enkelte.
Det er blitt mer vanlig med "myke" frynsegoder som hjemmehjelp, barnepass og firmabarnehager, enn de mer tradisjonelle som fri bil, telefon og firmahytter på fjellet. Stor utskiftning påvirker hele bedriftskulturen og skaper uroligheter. Den enkelte bør få være med å skape egne suksess-kriterier, ha selvbestemmelsesrett og mulighet for å påvirke egen arbeidssituasjon.
De nyutdannete er som oftest nokså beskjedne. Det er viktig å følge dem opp og justere lønnen etter seks måneder. Nyansatte bør også følges opp sosialt, gjerne ved hjelp av en fadderordning.
Ansettelsesprosessen er den viktigste oppgaven til en arbeidsgiver. Bedriften er medarbeidere. Det er svært viktig å bruke mye tid på dette, istedenfor bare å tette et hull og tenke at det ordner seg nok!
