De fleste gangene vi sender en e-post opplever vi det som en effektiv måte å formidle en beskjed, et synspunkt, eller en presentasjon/utredning på. Men det er også en gnist som kan utløse en brann, sette følelser og meninger i en bevegelse du ikke kunne tenke deg mulig, og få latent murring til å bli flammende kritikker eller forsvarstaler. Åpent og tilgjengelig for enhver.
Noen har til og med sagt at vår bedrift nå ikke lenger er avhenger av "skriv og lagre", men "klikk og send". Det som tidligere var "skriv og lagre", blir like ofte til "klikk og send", og ikke bare til en, men til mange. Bruk av "kopi" - for ikke å nevne bruk av "blindkopi" - kan avgjøre mennesker og bedrifters fremtid, sier noen. Hvor forskjellig hadde ikke bedriften, samfunnet, verden vært hvis flere først hadde brukt "skriv og lagre", for så - dagen etter - vurdert å bruke "klikk og send".
Dette har det vært forsket på seriøst. En undersøkelse (gjengitt i Harvard Business Review 1998) konkluderer med: "Det elementet som fører til at e-mail er et så effektivt verktøy for samarbeid - ved å sende beskjeder til mange samtidig, ved å ha muligheten til å gjøre tilleggskommentarer til informasjonen og så sende det videre til andre, og til å svare umiddelbart og impulsivt på en melding - det samme elementet gir grunnlag for politisk manipulasjon og misbruk".
Et enkelt element: Hvorfor har Bill Gates og Microsoft laget en mulighet for "blindkopi"? Blindkopi betyr at mottagerne av din mail er ukjent med at den mailen også er sendt andre enn de som står i "til" og "kopi"-feltene. Er det noe som åpner opp for manipulering er det nettopp "blindkopi"-muligheten. Noen har gått så langt som til å kreve den fjernet hvis bedriften skal opprettholde sitt etiske nivå.
Andre har gått til det skritt å lage regler for hva som skal sendes gjennom bedriftens e-post-system. Det skal aldri være avgjørelser eller diskusjoner for og mot en beslutning. Slike temaer skal tas over telefonen eller i møter. Det er nok av eksempler på at debatten kan ta helt av i diskusjonen om viktige avgjørelser, antagelig fordi e-mail lokker frem dissenterene og kverulantene i oss. For så å bli ordnet greit med en gang man møtes ansikt-til-ansikt.
Undersøkelser har også vist at det ikke er fornuftig å føre drøftinger med forhandlingspartnere fra andre firmaer via e-mail. Det viser seg at vi lyver mer når vi e-mailer, og vi har mindre tillit til den informasjonen som sendes, selv om den er saklig og grei. 50% av alle forhandlinger utført over e-mail ender i sammenbrudd, mot 19% når en forhandler ansikt-til-ansikt (i følge Harvard Business Review, 2000).
For ikke å snakke om hvordan e-mail påvirker språket vårt. Skriftlig kommunikasjon i suveren forakt for alt som heter grammatikk og tegnsetting, med språklige piruetter som utvikler seg til dødelige stiletter, ment like mye til å leke som til å drepe.
Men e-mail representerer ikke bare en språklig forflating, og en ny og avansert form for politisk manipulasjon innen en bedrift. E-mail er per definisjon offisielle og juridiske dokumenter som for eksempel et rettsapparat kan trekke inn for å vurdere hva som ble sagt når, til hvem, med hvilken hensikt, osv.
Et eksempel på det er antitrustsaken mot Microsoft. Den bygger delvis på tonnevis av e-mail-dokumenter. Det springende punktet er om Microsoft har utnyttet sin markedsposisjon til å knuse konkurrentene og få kontroll over Internett. Et sentralt dokument her er hva Microsofts nestsjef - den frittalende og buldrende Steve Ballmer - skrev i en berømt e-mail som senere har fått benevelsen "What think"-mailen. Jeg gjengir den i sin helhet, i sitt orginal"språk", hvis språk er en riktig benevnelse i denne sammenheng. NB! Dette er ordrett gjengitt fra Ballmers mail, ingen endring er gjort i ortografien eller gramatikken, men viser e-mailens hang til fortløpende strøm av innfallsorientert informasjon:
"I do not reaaly understand whatI am saying or asking for but I sense an opportunity could/should someone look into this I was at harbard talking to studnets Mon theya II have a view of what would be cool Iw ant to sell mail and chicago somehow this way what think"
Jeg utfordrer nå alle mine leserne: "Hva i all verden forsøker Steve Ballmer å si i denne mailen, og hvordan kan denne mailen være et sentralt juridisk dokument?"
Hvem sa at pennen er mektigere enn musa?
(Litteratur: Nicholas Carr; "Organization: The politics of E-mail" i Harvard Business Review 76, nr. 2, 1998; Regina Fazio Maruca: "The Electronic Negotiator", Harvard Business Review 78, nr 1, 2000; Paul Andrews, "How The Web Was Won", Broadway Books, 1999).
Relatert artikkel:
