Nye regler for innsyn i ansattes e-post er nå fastsatt av fornyings- og administrasjonsminister Heidi Grande Røys.
Endringen i den reviderte personopplysningsforskriften trer i kraft 1. mars 2009.
- Jeg er glad for at vi nå får på plass regler som skaper forutsigbarhet både for arbeidstager og arbeidsgiver, sier Grande Røys.
Hovedregelen etter de nye reglene er at arbeidsgiver bare har innsyn i ansattes e-post når det er nødvendig for å ivareta virksomhetens daglige drift eller andre berettigede interesser, eller når det er begrunnet mistanke om at arbeidstakeren bruker e-postkassen på en måte som innebærer grovt brudd på arbeidsforholdet. Arbeidsgiver må i hvert enkelt tilfelle foreta en vurdering av om innsyn er nødvendig, eller om de kan ivareta bedriftens interesser på en mindre belastende måte.
- For oss har det vært viktig at de nye reglene ivaretar arbeidstakernes rettigheter på en god måte, sier Grande Røys. Forskriften har derfor regler for hvordan innsynet skal gjennomføres og at arbeidstakernes rettigheter skal bli ivaretatt når innsyn gjennomføres. Det handler om at den ansatte skal ha informasjon, adgang til å delta ved gjennomføring av innsynet eller til å la seg representere av en tillitsvalgt eller annen representant. Arbeidstaker skal så langt som mulig forhåndsvarsles om at innsyn vil bli gjennomført, og få anledning til å uttale seg.
Personvernkommisjonen la nylig frem sin rapport, og påpeker der at økt bruk av teknologi skaper nye personvernutfordringer i arbeidslivet. Kommisjonen etterlyser i denne forbindelse blant annet regler om arbeidsgivers innsyn i ansattes e-post. Reglene, som altså nå er fastsatt, skal bidra til å redusere uklarhetene og konfliktene på dette området.
