Mange har etterlyst et tettere samarbeid om IT-investeringer mellom stat og kommune. Dette prosjektet er eksempel på at ønskene er blitt hørt.
For i sommer, litt under radaren i hvert fall for oss, kom kunngjøringen om at Oslo kommune går sammen med Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) om utvikling av et nytt IT-system.
Etter i fjor å ha startet på hvert sitt løp for bedre innsyn i sakspapirer, postjournaler og korrespondanse, kom partene fram til at behovene var nokså like.
Statens nettjeneste oep.no (offentlig elektronisk postjournal) fra 2010, som er moden for utskifting, skulle erstattes med en nyere, mer effektiv løsning døpt eInnsyn, og hovedstaden trengte ny løsning for søk i politiske saker (SIPS).
Partene kom fram til at dette skal bli ett felles system. Arbeidet skal munne ut i en løsning hele offentlig sektor kan ta i bruk.
Samfunnsgevinsten og verdien for brukerne blir langt større enn om Difi og Oslo kommune hadde utviklet hvert sitt system, het det i kunngjøringen.
Klar i 2018
Den nye nettjenesten skal lanseres 1. januar 2018. Foruten flere kilder (120 statlige etater/departementer pluss kommunal virksomhet) blir den virkelig store nyheten at innhold blir publisert i fulltekst, dersom dokumentet er egnet til det etter gjeldende bestemmelser i blant annet offentlighetsloven.
Dette er noe OEP.no har manglet. Det er derimot flere kommuner som har dette i dag, men den nye løsningen skal få et markant løft både på brukervennlighet og søkefunksjoner.
Tidstyven
I OEP.no i dag må publikum (og pressen) søke om innsyn basert på dokumentets tittel, en nitidig prosess som ofte kan føles som et skudd i blinde. En innsynsbegjæring munner typisk opp i ett av tre utfall: Man får innsyn i dokumentet, avslag eller delvis innsyn der noe av dokumentet er sladdet.
Det sitter i dag saksbehandlere å vurderer hver enkelt av disse innsynsbegjæringene. Slike er det anslagsvis 200.000 av hvert år, og med i snitt 45 minutter per tilfelle (tall fra Difi) er det klart at dette er en tidstyv av dimensjoner.
– Nå får vi én innsynsløsning som både stat og kommune kan benytte. Det blir en mer åpen forvaltning, enklere for brukerne å søke om innsyn, og det offentlige frigjør ressurser til andre oppgaver, har kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner tidligere uttalt om det kombinerte IT-prosjektet.
– Tente på alle pluggene
Hvem skal ha æren for å kommet opp med ideen om å slå de to prosjektene sammen?
Jon Sundy, spesialrådgiver IKT i Oslo kommune humrer lett når digi.no spør hvem som skal ha æren for ideen om å slå de to prosjektene sammen.
– Jeg tror vi skal ta det sammen. Jeg husker vi presenterte prosjektene for hverandre, nettopp fordi vi visste at det var et beslektet initiativ på gang hos Difi. I det første møtet ringe det mange bjeller hos både dem og oss. Jeg tror de hadde med seg et håp da de kom, men jeg tente i hvert fall på alle pluggene, og det gjorde de også.
Det ville vært for dumt ikke å samarbeide, mener partene.
– Skal man leie inn hver sine sett med konsulenter med 200 meter avstand mellom seg i Oslo, og for skattebetalernes penger? Det blir for dumt. Vi skal nå de samme brukerne også; Mekke nye løsninger med litt forskjellige fasetter av informasjon. Det har vært medvind for ideen hele veien, påpeker Sundby.
Hva mener han egentlig om IT-samarbeidet mellom stat og kommune?
– Det har vært et eventyr så langt, og vi har hatt veldig trygge medspillere hos Difi som tør å tenke ideelt og ordentlig. Det er også veldig god backing fra ledelsen både i Difi og Oslo kommune.
Kostnadene øker
Et felles prosjektteam sitter nå sammen i 2U i østre tårn i Oslo rådhus.
– Vi er mellom 10 og 20 stykker som jobber her. De er både prosjektledere, behovsanalytikere, tjenestedesignere, produktansvarlig, utviklere, interaksjonsdesignere og kommunikasjonsfolk. Mange fagdisipliner må til for å gjøre det ordentlig, forteller Sundby.
Difi beregnet i 2014 sitt prosjekt til å koste 23 millioner kroner. Oslo kommunes foranalyse endte opp med en prislapp på 11 millioner kroner.
Det er uvisst om det ligger noen besparelse i å slå sammen de to prosjektene. Trolig kan heller de oppgitte summene legges sammen.
– I kroner og øre er det ikke så lett å si om det er penger vi får ut av det. Kommunen får til slutt en ny journalløsning. Vi får nye OEP. Vi har ikke kostnadsvurdert det tidligere, men jeg antar at det blir en ekstra kostnad på toppen av de 11. Kostnaden øker, men det blir helt klart større nytte, sier kommunens spesialrådgiver.
Skal gis bort
Det ligger en intensjon her om at produktet skal tilbys fritt til andre kommuner. Her er åpen kildekode og en fri programvarelisens stikkord, selv om det ikke er tatt noen beslutning på konkret lisens eller når dette skal deles ut.
– Ja, vi brenner for å dele åpent det vi lager. Det er helt klart. Vi må bare finne fram til gode løsninger knyttet til informasjonssikkerhet og sånne ting, sier Sundby.
digi.no har også vært i dialog med utviklingsmiljøet til Difi, som kunne ramse opp en mengde produkter, teknologier eller komponenter, fri programvare, som danner grunnlag for det nye IT-systemet de lager. I hovedsak snakker vi om:
Java, Elasticsearch (basert på Lucene), Logstash (for logparsing og skrive til Elastic), Kibana (visualisering på toppen av Elasticsearch) og Apache ActiveMQ for meldingskø. Det er også kjøpt inn en proprietær RDF-database, der de har valgt å investere i en community-utgave.
Kan tilby - ikke pålegge
Det ligger nok litt fram i tid før andre kommuner kan hekte seg på.
– Det er i hvert fall ingen som har tatt en beslutning om det. Vi har nok med å få dette opp, og at Oslo kommune med alle sine 50 virksomheter skal inn i dette etter hvert. Vi har så langt ikke gjort initiativ overfor andre kommuner, men det kommer.
– Noe annet vil være sløsing med skattebetalernes penger?
– Ja, det er jeg helt enig i. Men det er ikke mulig å pålegge andre kommuner å gjøre det. Intensjonen fra vår side er imidlertid veldig tydelig, dette er noe vi ønsker å dele med andre.
Selv om produktet ikke er ferdig, og heller ikke klart for deling, er Jon Sundby i Oslo kommune åpen for at flere kommuner kan involvere seg.
– Er det noen som melder seg og ønsker å jobbe med dette, så er de hjertelig velkomne. Ellers åpner vi ikke dette før vi har mer oversikt.
Andre kommuner skal kunne kopiere eller ta i bruk systemet. Sundby indikerer også at mindre kommuner kan velge å kjøre direkte på tjenesten til Oslo kommune hvis det er ønskelig.
