Møtet med ekspertrådet fikk etaten til å tenke seg om, kaste planene og begynne på nytt.
Riksarkivet har i år skrinlagt et større IT-prosjekt, som ellers ville ha ført helt galt av sted, til tross for lengre tids planlegging og forarbeid.
Det var en ganske modig innrømmelse de delte da Digitaliseringsrådet i går la fram sin første evalueringsrapport etter ni måneders virke.
Etaten er blant et dusin statlige virksomheter som hittil har fått hjelp fra det regjeringsoppnevnte ekspertorganet.
Les: Her går startskuddet for ekspertrådet. Håper de kan gjøre en god jobb, men advarer mot mye risiko
Rykket tilbake til start: – En utrolig positiv erfaring
Arkivverkets moderniseringsprosjekt for eArkiv var ensporet, alternative konsepter var ikke vurdert, de manglet en klar retning og var preget av en rekke sprikende visjoner og mål. Dessuten hadde de ikke vurdert innvirkning på samfunnet og eksterne interessenter.
Arbeidet var også startet uten en tanke om gjennomføringevne eller plan for gevinstrealisering, erkjenner riksarkivar Inga Bolstad.
– Møtet med rådet var en utrolig positiv erfaring. Det gjorde at vi endret retning ganske drastisk. Heller det, tenker jeg, enn at vi lager noe ingen vil ha. Det var altfor stor risiko å fortsette, sier Bolstad.
En fot ble satt i bakken og etaten rykket tilbake til start. Alle rådene de fikk er fulgt opp, forsikrer hun.
– Vi er nå kjempeklare på behovene og hvilke problem vi skal løse. Lag en realistisk plan og skynd dere langsomt var beskjeden rådets leder ga oss. Det gjør vi nå fram til 2017.
Rådene de fikk ble direkte utslagsgivende for at eArkiv-prosjektet ble stanset.
Hvor mye penger som ikke ble sløst vekk er hypotetisk
Men det er ingen som kunne svare på digi.no sitt spørsmål om hvor store kostnader de unngikk ved å skrinlegge de opprinnelige planene.
– Det er vanskelig å svare på fordi det blir veldig hypotetisk, sier Bolstad.
– Gi oss en hypotetisk sum da. Har dere spart for eksempel 100 millioner kroner?
– Jeg vet ikke.
Svein Kristensen i Digitaliseringsrådet skyter inn at prosjektet antakelig ville ha blitt stanset i en budsjettprosess. Når digi.no spør videre er det underdirektør Tor Anton Gaarder i Riksarkivet som svarer.
– Budsjettrammen på det innledende prosjektet var liten, så det ville ikke fått store medieoppslag, sier Gaarder.
Små byggeklosser
I etterkant av snuoperasjonen har Riksarkivet avholdt en leverandørkonferanse og satt i gang prosess med omstillingsarbeid og dessuten et nytt stort prosjekt. Denne gang med rådene de har fått friskt i minne.
Mye har skjedd, ifølge riksarkivaren.
– Vi jobber nå med små prosjekter eller byggeklosser og bygger trinn for trinn. eArkiv-prosjektet er lagt ned. Vi har engasjert erfarne prosjektledere og etablert en bredt sammensatt prosjektorganisasjon med ekstern styringsgruppe. Vi tenker stort, men tar små skritt, sier Bolstad.
Det nye prosjektet er døpt «MAVOD», en forkortelse for Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot. Riksarkivet har i dag store utfordringer med teknisk etterslep, dobbeltarbeid og unødige kostnader.
Frivillig ordning
Digitaliseringsrådet er et virkemiddel Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har etablert, for å sørge for flere vellykkede IKT- og digitaliseringsprosjekter i staten.
Organet får gode skussmål fra sine eiere.
– Per i dag har 13 prosjekter fått råd i løpet av ni knappe måneder gjennom det som er en anbefalt, men frivillig ordning. Brukertilfredsheten er høy. Vi har bare hørt positive tilbakemeldinger, både fra prosjekteiere og ansvarlige departementer, sier ekspedisjonssjef Jan Hjelle, som leder avdelingen for IKT og fornying i KMD.
Foruten den antatte suksesshistorien med at Riksarkivet stanset sitt IT-prosjekt, er det imidlertid vanskelig å måle effekten av Digitaliseringsrådets arbeid til nå, ifølge Hjelle.
– Effekter av rådets arbeid skal vi være litt forsiktig med å uttale oss om. Det vil være dristig av meg å si at prosjektene de bistår kommer til å lykkes 100 prosent og ikke møte utfordringer fremover.
Slik jobber rådet
Rådets leder, tidligere skattedirektør Svein Kristensen, forteller hvordan de jobber.
Statlig virksomhet må i utgangspunktet selv melde inn prosjektene sine, selv om evalueringsrapporten faktisk slår fast at regjeringen har pålagt fire prosjekter slik behandling i forbindelse med statsbudsjettet for neste år.
– Vi bruker stort sett 3 uker på gjennomgang av de ulike prosjektene. Sekretariatet (Difi) gjør et grundig forarbeid. Vi ber ikke om ekstra dokumentasjon utover det virksomheten allerede sitter på. Vi tar en «snapshot» av det som finnes og foretar en gjennomgang, sier han.
Det er også etat- eller virksomhetsleder som melder inn hvilke problemstillinger de ønsker å diskutere med rådet.
6 viktige punkter
Kristensen peker på 6 faglige tema, som viktige for at prosjektene skal lykkes:
- Behov, mål og løsning.
- Organisering og styring av prosjektet.
- Usikkerhet og usikkerhetsstyring.
- Gevinster og gevinstrealisering.
- IT-politiske føringer og muligheter.
- Konkurransestrategi og leverandørsamarbeid.
– Vi ser på prosjektet utifra det vi ser og kan bedømme er utfordringene der og da. I tillegg gir vi kommentarer også på det som er positivt. Rådet er et fagpanel du kan diskutere nesten alle spørsmål med. Det gjør at det blir god dialog og stemning i møtene, fastholder rådslederen.
Milliarder i beregnet gevinst
De tretten prosjektene (se faktaramme) rådet så langt har hjulpet har et gjennomsnittlig budsjett på 130 millioner kroner.
Prosjektene har også en kvantifiserbar nytte (gevinst) på i snitt 580 millioner kroner, opplyser rådsmedlem Magne Jørgensen.
Jørgensen er forsker ved Simula Research Laboratory og professor ved Universitetet i Oslo. Han gir en oppsummering av rådets arbeid så langt. Selv har han brukt 2-3 arbeidsdager i måneden på dette. Det tilsvarer nærmere en 15 prosent stilling.
– Alle prosjektene har hatt et veldig godt businesscase er min erfaring. Alle har vært viktige og lønnsomme, sier han.
Undervurdert eller glemt
Forskeren, som også underviser i prosjektplanlegging og -styring, mener det er mye lærdom å hente i hva andre ofte undervurderer.
Her er noen av eksemplene på råd de har gitt:
– Vi har gitt mye råd om hvem og hvordan man skal involvere. Særlig er det ikke tatt høyde for interessenter utenfor egen virksomhet. Det er også stor variasjon av modenhet, involvering av brukere tidlig i prosessen og planlegging av hva som skal gjøres underveis. Er det andre som har gjort noe av det samme?, og erfaring med leverandøer er også noe av det vi har gitt innspill på. Samt helhetsperspektivet, hvorfor gjør vi dette og hva er målene, sier Jørgensen.
– Innimellom opplever vi også at det er nyttig å gi tilbakemelding om realismen i prosjektet. Det både forskningen og vår erfaring tilsier er at god planlegging er viktig, også når man jobber smidig. Det skjer gjerne noe når man holder på, og det bør være rom for at noe uventet kan skje. Nettopp ambisjonsnivået er viktig å sette riktig. Roller og ansvar i prosjektene er ekstra vanskelig fordi det typisk er mange aktører involvert. Dette er typisk for prosjektene som har vært innom oss, og er særlig vanskelig når gevinsten kommer ett sted, og kostnadene et annet sted.
Anbefaler smidig
Ifølge Magne Jørgensen er ikke smidig eller agile bare «inn» eller på moten, men også en hensiktsmessig måte for de aller fleste å jobbe på.
– Del opp leveransene, men får også tilbakemeldinger, helst fra produksjon. Det gjør at man fort får kontroll på uskikkerheten, med mulighet til å prioritere og lære underveis. Det gjør at styringen øker. Det å dele opp og få feedback underveis har prosjektene blitt veldig gode på, mener han.
– Gevinst er grunnen til at vi har IT-prosjekter
Et viktig poeng med styring av prosjektene er ifølge ham å levere gevinst.
– Det er derfor man har IT-prosjekter. Derfor er det synd man ofte fokuserer på kostnadsoverskridelser og mindre på gevinstene. Ikke alle har vært veldig klare på hva gevinstene er eller hvor de oppstår. Ofte blir det veldig internt og teknisk. Vi ønsker at det skal være gevinstrealisering underveis, selv om det ikke alltid er mulig. Han en plan for dette og ikke begynn å tenke på det i etterkant. Vi har gitt en del råd på å plassere ansvaret for dette, forteller Jørgensen.
Jørgensen mener rådet har fått en god sammensetning med veldig god kompetanse. Særlig med erfaring i hvordan styre store og mellomstore IT-prosjekter.
Konsensuspreget råd
Ekspertrådets åtte medlemmer har rikelig med egen erfaring fra tidligere, både i det å mislykkes og lykkes med store IT-prosjekter.
Samlet representerer de både forskning, akademia, offentlig sektor og privat næringsliv. Selv om erfaringene så langt er gode, kom Jørgensen med et aldri så lite «refleksjonspunkt».
– Vi har vært veldig enige i rådet. Det er kanskje et refleksjonspunkt. Vi har vært forbløffende enige. Kanskje burde vi vært mer uenige.
