Forestillingen om et kontor drevet uten papir fyller 40 år i år, dersom det er riktig at det var i Future Shock av Alvin Toffler at den først ble uttrykt som forventning til framtiden. Det er fortsatt uklart om den noen gang kan realiseres. Imens driver skriverspesialister som Xerox, HP, Ricoh, Pitney Bowes, Canon og Lexmark fram en nisje beregnet på bedrifter som legger en mer realistisk list: «Managed Print Services» (MPS) lager tjenester av alt som har med skrivere, toner og papir å gjøre.
Slik Norges Xerox-sjef, Jens-Petter Ørjansen, beskriver dem, åpner utskriftstjenester ikke bare for enklere og mer effektiv kontordrift, men også for kraftig reduserte utgifter.
Han oppgir referansekunder som Bergen kommune, Krogsveen og FMC Kongsberg. Alle disse må betegnes som store organisasjoner. Ørjansen mener tiden er inne for også små og mellomstore bedrifter å sette seg inn i fordelene ved å la en spesialist ta seg av alt som har med utskrift, skrivere og rekvisita å gjøre.
– Vår erfaring er at en bedrift kan oppnå en direkte besparelse på opptil 30 prosent i forhold til selv å ordne med skrivere, toner, papir og utskrift. I tillegg vil man erfare at supporthenvendelser om utskrift reduseres kraftig. Siden skrivere står for om lag hver fjerde henvendelse om brukerstøtte, er dette ytterligere kostnadsdempende.
Det starter med en prosess: Den potensielle kundens faktiske bruk av utskrifter skal kartlegges og vurderes, så skal den nye ordningen skisseres, implementeres og til slutt driftes over tid.
– Vi bruker ulike verktøy for å sette oss inn i hvordan en potensiell kunde bruker utskrifter, og for å utarbeide en optimal løsning. Vår samlede leveranse uttrykkes i en tjenestenivåavtale («SLA») og går ut på at vi overtar alt. Kunden får et begrenset antall fakturaer, og slipper å tenke videre på utstyr og rekvisita. Vi kan også tilby direkte helpdesk som del av konseptet.
MPS-leverandøren sørger for leveranse og påfyll av toner, og følger med på det løpende forbruket gjennom tellerverkavlesing og andre automatisk ordninger. Ønsker man et system for sikre utskrifter, for eksempel at den fysiske utskriften ikke starter før man selv er til stede ved skriveren og sveiper sitt ID-kort, kan det gjøres til en del av den samlede leveransen. Det kan også legges inn sperrer for å hindre massive utskrifter.
– En annen viktig bit dreier seg om intern bokføring. Driftede utskriftstjenester innebærer at man kan knytte ansatte til et koststed, og henføre kostnader til en bestemt medarbeider eller en bestemt avdeling. Det gir bedre kostnadskontroll.
Skjebnen til bedriftens eksisterende utskriftsutstyr i det man inngår en driftsavtale, varierer fra tilfelle til tilfelle, sier Ørjansen.
– Noen ganger er det hensiktsmessig å bytte ut alle skriverne. Andre ganger er det bedre, både økonomisk og miljømessig, å beholde det man har. Vi kan overta ansvaret for miljøer også der man bruker andre skrivere enn våre.
Tjenesten tilbys gjennom partnere.
– For å kunne levere en driftet utskriftstjeneste fra Xerox, må man akkrediteres og sertifiseres. Vi tilbyr nødvendig opplæring av både salgsfolk og praktiske utøvere, verktøy for alle trinn i prosessen, og selve plattformen for tjenesten.
Noe av bakgrunnen for at Xerox nå trapper opp satsingen på utskriftstjenester, er overtakelsen av Affiliated Computer Services (ACS), en global spesialist på IT-drift med 74 000 ansatte og en årlig omsetning på 6,4 milliarder dollar, som ble kunngjort i september 2009 og fullført i februar i år.
Overtakelsen skjedde gjennom en aksjetransaksjon som opprinnelig ble verdsatt til 6,4 milliarder dollar.
Da de kunngjorde oppkjøpet av ACS hadde Xerox 54 000 ansatte og en årlig omsetning på 16,0 milliarder dollar, hvorav 55 prosent var blekk og toner, 25 prosent var skrivere, kopimaskiner og lignende, 14 prosent var utskriftstjenester og 6 prosent – altså så vidt under en milliard dollar – var outsourcing.
Les også:
- [29.09.2009] Xerox kjøper gigant innen IT-tjenester
