Sette opp møte
Man starter et møte fra Outlook der man kan invitere andre til et møte. Har man også installert Windows Server 2003, får man opprette en nettside der man kan legge ut agenda og dokumenter som skal leses eller arbeids med før møtet. Menyer viser hvordan man bestemmer hva hver deltaker kan gjøre og hva som skal vises.
Dele ut rettigheter
En av de spennende – og for noe litt skremmende - mulighetene Live Meeting gir er at leder eller møteinnkaller sjekke hvem som har lest/hentet dokumentene. Men foreløpig kan ikke flere brukere jobbe samtidig i et delt dokument.
Dette er et av flere eksempler på hvordan systemer som Live Meeting kan øke effektiviteten og kvaliteten, men også medfører en grad av kontroll som kan oppleves negativt. Bidlet over viser mer av alle mulighetene møteleder har for styring.
Holde møte og vise presentasjon
Når møtedeltakere trykker ”Go Live” kobles man sammen gjennom den engelske tjenesten. I tillegg til presentasjonen på venstre side, ser man også hvem som er koblet opp og deres status og man har et felt for å stille spørsmål. De fleste bedrifter velger å la sine brukere snakkes sammen over en telefonkonferanse, forteller Skauvik, men dette er ikke påkrevet.
Møteleder kan vise både Powerpoint, Excel og Word-filer til alle deltakere. Brukere kan så tegne og understreke på filene. Hele møtet kan også lagres – med alle innspill og lyd.
Chatte med deltaker
Live Meeting gir en annen nyttig mulighet som vanlige møter ikke har – møteleder kan sende snakke underveis med enkeltdeltakere – uten at de andre ser det. Hvem som for eksempel har rettigheter til å tegne på de viste dokumentene og snakke med andre bestemmer møteleder.
Tegne på presentasjon
Underveis kan man trekke ned en meny og legge på ferdige symboler på presentasjonen eller tegne med frihånd.
Holde avstemning
Møteleder kan også initiere avstemninger med alternativer og få opp grafer på hva folk har stemt. Avstemningene er anonyme.
Bedrifter kan prøve Live Meeting gratis i 30 dager. Les mer på hjemmesiden til Live Meeting 2003.
