Ifølge regelboken skal papirfakturaer, som den på bildet, være en saga blott i staten.
Virkeligheten er en annen.
Mer enn to år etter at kravet om elektronisk faktura ble innført, kommer halvparten av regningene til staten på papir.
1. juli 2012 fikk alle statlige virksomheter pålegg om å kreve efaktura av sine leverandører.
IT-direktoratet Difi har ansvaret for å øke elektronisk handel i offentlig sektor, både i Norge i EØS-sammenheng.
Efaktura startet bra, med 3000 elektroniske regninger allerede den første måneden.
Populært format
Difi har fått utviklet det åpne «elektronisk handelsformat» EHF og et fellesregister Elma for mottakere av EHF-dokumenter.
Det har gjort løsningen populær. Og i oktober i år ble det satt rekord med 1,2 millioner efakturaer. Det er på nivå med målet som EU har satt for alle EØS-landene innen 2016.
Men i realiteten er dette først og fremst oppgjør mellom private selskaper.
Elma-registeret rommer 30.000 virksomheter. 4000 av dem er offentlige, det vil si stat og en del kommuner.
– Fasiten er at halvparten av fakturaene som staten mottar fremdeles er på papir, sier seniorrådgiver Olav Kristiansen hos Difi.
Les også: For lite ambisiøst mål
Gir blaffen
Årsaken er at innkjøperne i departement og direktorater ikke følger opp pålagte krav:
I noen tilfeller er det kjøp på avtaler inngått før kravet ble innført.
– Men vi ser også at innkjøpere rett og slett ikke stiller krav om elektronisk faktura til sine leverandører av varer og tjenester, sier Kristiansen.
Det siste året har Difi turnert landet rundt på en noe nerdete form for road show og informert om elektronisk faktura.
– Her fant vi ut at efaktura ikke er skikkelig forankret hos ledelsen i de ulike virksomhetene, forklarer Kristiansen.
Og når ikke sjefen presser på eller oppmuntrer til å endre rutinene, går det på gamlemåten.
Det fikk Difi bekreftet på sin turné.
– Vi møtte flere leverandører underveis og spurte dem om i hvilken grad de ble avkrevd efaktura. Det var ikke så utbredt, medgir seniorrådgiveren.
Les mer om den spede starten.
Sløser med tid og mannskap
– Hva er konsekvensen?
– Unødvendig med tid går med til å åpne konvolutter og punche inn data på nytt. Man sparer rundt 18 minutter på en elektronisk faktura sammenlignet med papirversjonen, sier Kristiansen.
Han ser tegn til bedring etter at han og staben reiste ut på sin informasjonskampanje.
– Det nøyaktige tallet på transaksjoner for oktober er 1.213.068. Det er en økning på 24 prosent siden januar. Selv om dette også omfatter transaksjoner mellom private, ser vi en bedring i det offentlige, sier han.
Neste frist
Kommunene er neste gruppe som får den elektroniske utfordringen.
De blir pålagt å kreve efaktura fra årsskiftet.
En drøy måned før fristen er 88 prosent av kommunene innmeldt i Elma og klare for EHF.
Det betyr at drøyt 50 kommuner gjenstår.
I staten er det to virksomheter som tviholder på papirfaktura og ikke er registrert i Elma. Difi vil ikke ut med hvem det er…
