Sommeren 2013 trådte Vergemålsreformen i kraft, der staten overtok en rekke oppgaver fra kommunene. Evry hadde utviklet saksbehandlingsløsningen Arve, som viste seg ikke å svare til forventningene, skriver Bergens Tidende. (Artikkelen ligger bak betalingsmur)
Reformen skulle styrke rettssikkerheten for de vergetrengende, som er psykisk syke, funksjons-hemmede, mindreårige asylsøkere, eldre demente, og foreldreløse barn.
Spesialbestilt
Grunnsteinen i reformen var datasystemet Arve, spesialbestilt av Justisdepartementet.
Den skulle sørge for full kontroll over sakene til landets 50.000 vergetrengende. Informasjon fra Nav, leger, skatteetaten og sykehus skulle samles ett sted. Vergetrengende er ute av stand til å ivareta egne interesser på grunn av alder, mental helse eller funksjonshemning. De har liten mulighet til å protestere når noe er galt. Vergene får stor makt over livet deres, og styrer alt fra økonomi til personlige forhold.
Ved hjelp av Arve skulle fylkesmennene kontrollere at vergene gjorde jobben sin, enkelt se hvilke verger det kom klager på og sjekke at de ikke lurte til seg penger. Nesten 16 milliarder kroner er i omløp, viser tall som avisen har fått tilgang til.
Odrenekt
Forventningene til Arve var skyhøye. Et digitalt utstillingsvindu for en moderne forvaltning, slo Justisdepartementet fast. Men Arve oppførte seg stikk motsatt av det han skulle. Han nektet å utføre ordre.
Det som skulle være en effektivisering, endte med tungrodd papirarbeid. Samme antall ansatte som var hos Bergen overformynderi skulle nå håndtere saker fra hele fylket. Over natten ble saksmengden nesten doblet. Fra reformen ble innført har 40 prosent av alle saker inn til Fylkesmannen i Hordaland handlet om vergemål.
Postkasse stengt
Hver av landets 428 kommuner hadde laget sine egne systemer. Saksdokumentene skulle scannes og lastes inn i en nasjonal, digital postkasse, men den ble stengt to måneder før reformen.
Justisdepartementet tviholdt på at reformen skulle gjennomføres. Kommunene måtte sende filer på e-post eller fylle bagasjerom med papirer og kjøre dem til fylkesmennene. De visste knapt hvor de skulle gjøre av alt de tok imot.
Pengene stoppet
I Hordaland ble ikke innkommende brev behandlet på flere uker. Saksmappene var så mangelfulle at Fylkesmannen måtte jakte på manglende dokumenter fra tingretter og kommuner. Det var nesten umulig å komme gjennom på telefon til vergemålsavdelingen, uansett hvor mye det hastet.
Saksbehandlerne hos Fylkesmannen rev seg i håret. Midt oppi alt dette fikk de ikke Arve til å virke.
«Vi får feilmeldinger og blir stoppet i alle prosesser vi gjør i systemet og har ikke klart å gjennomføre en eneste saksgang/aktivitet». Dette skrev assisterende fylkesmann Rune Fjeld i en hastemail til Justisdepartementet seks dager etter at reformen var innført.
Et av problemene var at vergene ikke fikk pengene de skulle ha. Regningene til de vergetrengende ble ikke betalt, fordi vergene ikke fikk tilgang til kontoene.
– Alvorlig
«Situasjonen er alvorlig og veldig beklagelig», svarte departementet og lovet at de skulle ta grep. Fylkesmannen i Hordaland prøvde uten hell å få Justisdepartementet til å utsette oppstarten.
– Reformen var fullstendig prematur da den ble innført hos oss, sier Lars Sponheim, fylkesmann i Hordaland.
De første krisetiltakene ble satt i gang av Justisdepartementet bare noen dager etter at reformen ble innført. Det hjalp lite. To uker senere sto saksbehandlingen fremdeles bom fast, og departementet fryktet at samfunnets svakeste grupper og deres verger skulle bli skadelidende.
Klaget til Evry
Alvoret ble tydelig formidlet til Evry, som hadde utviklet løsningen Arve.
– Jeg hadde store forventninger til Arve og satte meg ned for å skrive inn personopplysninger om de jeg er verge for. Men teksten forsvant bare i et svart hull, sier advokat Paal-Henrich Berle, en av Hordalands mest erfarne verger. Han opplevde at systemet ikke hadde kontroll over de vergetrengende eller hvem som var deres verger, og at Fylkesmannen ikke alltid hadde oversikt over kontoer og bankinnskudd.
Kø
I løpet av de to siste årene har det gått med 1500 overtidstimer for å ta unna den økte saksmengden knyttet til vergereformen bare i Hordaland, viser tall BT har fått tilgang til.
I Oslo ble ansatte på vergemålsavdelingen pålagt å jobbe overtid en dag i uken. Hittil har det ført til mer enn 7000 overtidstimer.
– Vi hadde ikke kontroll de første månedene etter at reformen ble innført. Vi gjorde så godt vi kunne, men mengden saker og brev var så enorm at det ikke var mulig å ha oversikt, sier avdelingsdirektør Eldbjørg Sande ved vergemålsavdelingen hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Bare i løpet av 2014 hadde vergemålsavdelingen i Oslo 90.000 inn- og utkommende dokumenter.
På grunn av Arves sammenbrudd, satt saksbehandlerne med selvlagde nødløsninger i lang tid.
– Vi skjønte raskt at hastesaker måtte holdes helt utenfor Arve hvis vi skulle få behandlet dem, sier Sande. På det verste var saksbehandlingstiden oppe i fem-seks måneder på enkelte sakstyper.
Krasse brev
Justisdepartementet fortsatte å skrive krasse brev til Evry.
«Deler av saksbehandlingen foretas fremdeles manuelt, med tilhørende betydelige ekstra kostnader, merarbeid og forsinkelser», skrev Justisdepartementet i juni 2014 - over ett år etter at systemet skulle vært ferdig.
Leverandøren Evry mener de har gjort det de kan og skal for å bedre situasjonen. Men etter det BT kjenner til har Evry skiftet ut nesten alle som jobbet med Arve fra starten av. Dette har skapt ekstra hodebry for alle involverte.
Lang liste
Til tross for sene kvelder og helgejobbing, ble ikke ting særlig bedre. Fylkesmenn fra hele landet meldte fra om alvorlige feil i Arve til Direktoratet for forvaltning og IKT:
- Sentrale opplysninger om de vergetrengende forsvinner.
- Brev sendes til feil adresser.
- Viktige rettsspørsmål tolkes ulikt fra fylke til fylke.
- Manglende kontroll på utbetaling til vergene.
- Systemet er nede i lange perioder.
- Vergene finner ikke informasjon om oppdragene sine.
- Det tar lengre tid å gjøre et vedtak i Arve enn på gamlemåten.
- Mangelfull håndtering av klagebehandling.
Personvern
I systemer der sensitive opplysninger om helse, familiesituasjon, økonomi og diagnoser sammenstilles, er det ekstra viktig at dataløsningene er vanntette.
– Noe annet er lovstridig, sier advokat og personvernekspert Ingvild Næss. Hun er bekymret for personvernet til svake grupper, som ikke er i stand til selv å sjekke at informasjonen om dem i det offentliges registre er riktig.
Arve ble Vera
Noe drastisk måtte gjøres med umulige Arve. Etter halvannet år med rot og hodebry, fant Justisdepartementet en uortodoks løsning. Arve måtte kjønnsskifteopereres og bli til Vera.
Operasjonen skjedde ved at en del av datasystemet ble skiftet ut, noe som skulle gi bedre flyt av informasjon. Vera er i en testfase og skal overleveres over sommeren 2015, hvis alt går etter planen. Men skepsisen til den kvinnelige versjonen er stor.
Fylkesmennene i Hordaland og Oslo og Akershus ble plukket ut som pilotfylker for å teste nyopererte Vera. De oppdaget raskt en vesentlig brist:
I Vera var det lagt opp til at vedtak ble sendt rundt i systemet uten navn og personnummer på den det gjaldt, og uten navn på saksbehandler. Lett syrlig påpekte pilotfylkene i et brev at det ikke var Justisdepartementets fortjeneste at dette ble oppdaget.
Erstatningskrav
Arve skulle i utgangspunktet koste 23 millioner kroner, men Justisdepartementet vil ikke gi ut informasjon om endelig kostnad.
Nå forbereder Justisdepartementet erstatningssak mot leverandøren Evry.
Departementet vil ikke kommentere dette, men ifølge BT er det i gang et arbeid med å samle dokumentasjon på hvor mye alle forsinkelsene har kostet.
– Beklagelig
Spørsmål om konsekvenser og tiltak i kjølvannet av Arve blir besvart på denne måten av Justisdepartementet:
«Vi har møtt større utfordringer enn forventet, hovedsakelig fordi saksbehandlingssystemet ikke har fungert som forventet. Dette er svært beklagelig. Vi har stor forståelse for at de som er berørt av dette, kan oppleve frustrasjon. Vi jobber imidlertid hardt for å løse situasjonen så raskt som mulig.»
Uttalelsen fra statssekretær Vidar Brein-Karlsen (Frp) er nesten ordrett hentet fra Justisdepartementets hemmelige kommunikasjonsstrategi for vergemålsreformen, som er skrevet 21. november 2013. BTs spørsmål om dagens situasjon besvares dermed med et halvannet år gammelt, forhåndsprodusert svar.
– Vi jobber hardt for å løse utfordringene med applikasjonen og er i tett dialog med leverandøren, svarer seniorrådgiver i kommunikasjonsavdelingen i Justis- og beredskapsdepartementet, Andreas Bondevik.
Taus leverandør
Avisen har sendt en rekke spørsmål til IT-leverandøren Evry i et forsøk på å få klarhet i hvorfor systemet fremdeles ikke er ferdig, og når Vera skal fungere optimalt. Kommunikasjonsdirektør Geir Remman i Evry kom med følgende svar på e-post:
«Hei og takk for e-post. Vi ønsker ikke å kommentere dette, men henviser til vår kunde. Mvh Geir».
Også digi.no har bedt Evry gi sin fremstilling av hva som har skjedd i denne saken og følger opp.
