Få bransjer kan vise til en utvikling i samme ekspressfart som IT-bransjen. Her skapes det store teknologiske og samfunnsmessige nyvinninger på samlebånd.
Den ene nyvinningen erstatter den andre, og tempoet kan til tider gå så fort at mange ser seg nødt til å hoppe over en teknologigenerasjon eller to for i det hele tatt å få tid til å ta ut gevinsten i systemene de bruker.
De mange og store fremskrittene er fordelaktige på mange områder, men de drar med seg noen store problemstillinger. Et av problemeneer langtidsslagring av digital informasjon.
Etterhvert som gamle systemer byttes ut med nye mer moderne løsninger, forsvinner muligheten for å hente frem informasjonen som lå i de gamle utfasede systemene.
- Det det handler om er hvordan all digital informasjon lagres i dag og hvordan det skal håndteres over tid, sier Frank Vikingstad, daglig leder i Haugesund-baserte Sysco, til digi.no
Sysco er et selskap som har tatt tak i problemstillingen.
- Vi har tatt tak i det aller mest akutte. Vi har lagd et system for å ta uttrekk av datasystemer som skal ut av produksjon, sier Vikingstad.
Sysco's egenutviklede system har fått navnet Data Extractor (Dex). Det er et Java-basert system som lar brukerne gjøre uttrekk fra databaser. Disse uttrekkene blir i dagens 1.0-versjon lagret i lesbare XML-filer, men i en kommende versjon vil XML-filene også kunne importeres til en samle-database med lesetilgang for alle utfasede systemer.
- Tanken er at den enkelte IT-ansvarlig eller arkivar ute hos kommunene selv skal bruke det, sier Vikingstad til digi.no.
Personen som bruker programmet velger ut den interessante menneskelige lesbare informasjonen, og den blir med i XML-dokumentet som lagres.
Noen applikasjoner kan ha en svært avansert database-bruk, og da er det viktig at personen som gjør uttrekkene klarer å skille mellom hva som er interessant innhold, og hva som bare er interessant for datasystemet.
Sysco satser på at kundene selv gjør de enkle oppdragene, og tilbyr konsulentbistand til de som har mer avanserte utfasede databaseløsninger.
I relasjonsdatabaser blir innhold ofte fordelt ut over flere tabeller, blant annet for å unngå at den samme informasjonen lagres flere steder. I Sysco's første versjoner håndteres ikke linking mellom tabeller, men det er mulig å gjøre dette manuelt når man leser XML-filene. I fremtidige versjoner har Sysco planlagt integret støtte for linkede tabeller.
- Vi har allerede støtte for de mest kjente databasesystemene, enten de er fra de store leverandørene eller fra åpen kildekode-miljøene, sier Vikingstad.
Dex-systemet er i seg selv ikke noe hokus pokus. Det Vikingstad fremhever som løsningens største styrke, er den emne-spesifikke kompetansen som sitter i hans medarbeider Hallgeir Olsen.
- Han har jobbet med problemstillingene i interkommunalt arkiv i 20 år, sier Vikingstad.
Selv om en slik løsning også er aktuell for privat næringsliv, er det det offentlige som har størst behov i første omgang. De er lovpålagt å kunne gi tilgang til informasjon i gamle sakssystemer.
I Arkivforskriften 5-1. Arkivdepot og avleveringsplikt, står det klart at også gamle arkiv skal lagres:
Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot.
Her kan du lese mer om de aktuelle forskriftene i Forskrift om offentlige arkiv.
- Lovsystemet sier ikke konkret hvordan det skal gjøres, sier Vikingstad.
Ifølge Vikingstad er det Kapittel VIII i Forskrift om utfyllende tekniske og akrivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, som er mest aktuell for databaserte arkivsystemer. Der beskrives:
- Hva som skal avleveres
- Når det skal avleveres
- Hvordan det skal lagres (struktur og formater)
- Hvilke medium som kan benyttes
- XML er et lovligt format å lagre på, og PDF er et tilsvarende gyldig format for langtidslagring. Det er ikke Word, sier Vikingstad.
Lovlige formater for elektroniske tekster med bilder:
- UTF-8
- TIFF - Tag Image File Format versjon 6
- XML - Extensible Markup Language versjon 1.0
- PDF - Portable Document Format
Lovlige formater for foto, kart, video og lyd:
- Fotografier og bilder: TIFF versjon 6 og JPEG
- Kart: TIFF versjon 6 og SOSI versjon 2.2 (1995) eller nyere.
- MPEG-2
- MP3, PCM eller PCM-basert Wave.
For mer informasjon, se §178-7 i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver.
Å bytte eller oppgradere systemer kan være en smertefull oppgave, og ofte bruker slike prosjekter mye tid og ressurser på å konvertere gamle data til det nye systemet. Hvis alt hadde blitt konvertert ved hvert eneste bytte og hver eneste oppgradering, ville ikke dette blitt en så stor utfordring. I praksis er det slik likevel.
Noe informasjon kan være vanskelig å konvertere på en hensiktsmessig måte, og selve jobben kan være både dyr og ressurskrevende. Hvis ikke informasjonen som ligger i det gamle systemet brukes regelmessig, blir det et spørsmål om det er verdt å ta kostnaden med å konvertere.
Ofte blir det slik at det gamle systemet blir stående igjen på en en gammel server, slik at man kan starte den og gjøre spørringer ved behov. Det kan fungere tilfredsstillende en stund, men før eller siden blir systemet så gammelt at det noe går galt med maskinvaren, eller at organisasjonen ikke lengre har personer med kompetanse på systemet.
Virtualiseringsteknologi kan delvis løse problemet, ved at gamle servere blir lagt i virtuelle maskiner som bare startes opp ved behov. Det løser problemet med gammel maskinvare, men det hjelper lite hvis ingen lengre skjønner hvordan systemet fungerer.
I dag arrangerer Sysco seminar i Haugesund om problemstillingen, og der skal de vise frem sitt nye system. Vikingstad forteller om stor interesse, og at det ikke var noe problem å få ansvarlige i offentlige etater til å prioritere dette forran mange andre daglige arbeidsoppgaver.
- Vi er fortsatt på molbostadiet Problemet er omfattende, og det er i dag få løsninger som har tatt tak i det. Dex er et slikt forsøk, men det er foreløpig bare et system i versjon 1.0. Det vil bli behov for flere og bedre systemer for å løse problemet med langtidslagring av elektronisk informasjon.
- Vi er fortsatt på molbostadiet, sier Vikingstad.
