Trondheim kommune i løpet av høsten begynne å innføre Google for Work som kontorstøtteverktøy og gruppevare til kommunens mer enn 15 tusen ansatte. Nyheten ble egentlig offentliggjort i en pressemelding allerede i juni, men det var først i går at den ble fanget opp av Adresseavisen (bak betalingsmur).
IT-sjef i Trondheim kommune, Bjørn Jonny Villa, forteller til digi.no at kommunen ikke er den første kommunen i Norge som har valgt Googles løsning – for det var muligens Narvik. Men Trondheim er den første av de virkelig store kommunene som gjør dette valget.
- Leste du denne? Windows er ikke lenger det opplagte valget
Vant anbudsrunde
På spørsmål om hvorfor Google ble valgte, svarer Villa:
– Googles løsning, som tilbudt oss av Avalon, ble vurdert som best basert på våre funksjonelle og ikke-funksjonelle krav, deres gjennomføringsevne og pris. Valget ble gjort gjennom offentlig anskaffelsesprosess.
Det var altså Avalon Solutions som leverte tilbudet i anbudsprosessen, i konkurranse med fem andre tilbydere.
– Løsningene vil forbedre den digitale samhandlinga internt i kommunen vesentlig, samtidig som vi reduserer våre IT-kostnader, sa Villa i juni. Kommunen skal benytte tjenestene for både e-post, dokumenter, presentasjon, regneark, lagring og samhandling.
Personvern
Det at norske kommuner tar i bruk amerikanske, nettskybaserte løsninger, var lenge kontroversielt i Norge, noe Narvik kommune, men også Moss kommune, fikk erfare.
Mye har skjedd siden den tid, og i april i bestemte regjeringen at offentlig sektor heretter skal vurdere skytjenester som et alternativ ved anskaffelser av IKT.
Men det er likevel fortsatt slik at personsensitive opplysninger, slik som helseopplysninger, holdes utenom.
– Personsensitive data vil som før bli behandlet i egne soner og fagsystemer, Google for Work vil ikke bli introdusert her, forteller Villa.
Redusert «skygge-IT»
Nå er det ikke nødvendigvis slik at personvernet i kommunenorge har alltid vært rosenrødt til nå heller.
I et notat om hvorfor Trondheim kommune har valgt et skybaserte kontorstøtteverktøy, omtales et utfordring i store virksomheter som kalles for skygge-IT. Ofte er dette IT-verktøy som ansatte på eget initiativ har tatt i bruk, uten å at arbeidsgiveren har lagt til rette for eller tillatt dette. Ofte gjøres dette trolig for å kunne arbeide mer effektivt enn det som er mulig med det offisielle verktøyene, kanskje fordi arbeidsgiveren ikke har fulgt godt nok med i den teknologiske utviklingen. Men denne bruken kan føre til at arbeidsgiveren mister kontroll over eller tilgang til egne data.
– Enda mer alvorlig er det at tredjepart gjennom dette kan ha tilgang til kommunale data uten at vi har godkjent det, og det er faktisk ulovlig, heter det i notatet.
– På bakgrunn av dette så har Trondheim kommune valgt en mer proaktiv tilnærming til
utfordringene med skygge-IT ved at vi nå tilbyr gode kommunale skyløsninger, som gjør at
våre ansatte både har det de forventer og trenger for å utøve sitt arbeid. Google Apps for Work gir oss nettopp dette, heter det.
Google Apps for Work er en del av den mer omfattende Google for Work-tilnærmingen.
Trygt
I notatet står det også at Trondheim kommune har valgt en leverandør som tilfredsstiller Datatilsynets krav til bruk av skytjenester, som tilbyr EUs standardkontrakt for datautveksling til USA, samt har alle formaliteter på plass når det gjelder tredjepartsrevisjon og innsyn i bruk av underleverandører.
Martha Eike i Datatilsynet forteller til Adresseavisen at skylagring er trygt dersom nødvendige tiltak og forholdsregler er fulgt, noe som omfatter en risikovurdering og en god avtale om databehandling.
– Har kommunen de to første på plass, etablert nødvendige sikkerhetstiltak, og får en tredjeparts vurdering om sikkerhet og personopplysninger brukes og ivaretas på en god måte, er dette mulig å få til, sier Eike til Adresseavisen.
- Offentlige arkiver, derimot: Skyarkiv i utlandet er ulovlig
Kostnader
Kostnader er også viktige ved kommunens valg av løsning.
– Gjennom vårt valg av skybasert kontorstøtteverktøy så sparer vi kommunen umiddelbart for vesentlige kostnader, samtidig som vi posisjonerer oss for å delta i en gunstig prisutvikling på skybaserte tjenester i fremtiden, heter det i det nevnte notatet.
– En god IT-ingeniør løser ikke bare oppgaven, han løser den også på en kostnadseffektiv måte som får økonomisjefen til å smile, står det også.
- Leste du denne? Her holder nettskyen 100 prosent oppetid
