Klimaendringer, vold mot barn og ungdom som havner på siden av samfunnet er eksempler på oppgaver som krever at offentlige fagområder jobber sammen, men der samspillet ikke er satt i system.
Det finnes flere verktøy, men de blir ikke skikkelig utnyttet. Dermed kikker både byråkrater og politikere først og fremst ned i sin egen silo.
Det kommer frem i en fersk rapport fra Difi, kalt «Mot alle odds?» (pdf).
Mange kokker
Detaljene presenteres på Forvaltningskonferansen i regi av Difi onsdag. Digi.no har fått tilgang til rapporten, som også peker på at noe av løsningen kan være å finne på IT-området.
Rapporten henter eksempler fra blant annet ungdom som trenger ulike tiltak fra det offentlige hjelpeapparatet for å komme på rett kurs i livet.
Denne grafikken demonstrerer hvordan involverte aktører på tvers av fagområder og forvaltningsnivåer byr på utfordringer for å gi en person rett bistand:
Snubletråd
Difi peker i sin rapport på at selve strategien for styring og ledelse i staten er en snubletråd for samspill på tvers av fagområder.
– Mål- og resultatstyringssystemet slik det praktiseres i dag, disponerer i liten grad for tverrsektoriell oppgaveløsning. Det samme gjelder opplegget for budsjettprosessen, men disse styringsprosessene kan gjøres mer tverrsektorielt orientert, heter det.
– Budsjettprosessen åpner for samspill, siden den skjer på regjeringsnivå. Men i praksis er det vanskelig å få gjennomslag for forslag på tvers av fagområder, forklarer seniorrådgiver Astri Hildrum hos Difi.
Hun er prosjektleder for rapporten.
Les også: IT-sjefen må slutte å snakke om teknologi
Uten klar beskjed
I statens eget program for ledelse heter det formelt at virksomhetene skal rekruttere ledere som kan samordning. I praksis følges det ikke opp.
Svensk forvaltning har en organisering som kan gjøre tingene bedre. Der legges det større vekt på samordning tidlig i beslutningsprosessen. Og medarbeiderne har sitt tilsettingsforhold sentralt og ikke i et enkelt departement.
Difi-rapporten peker på muligheten for å bli inspirert av svenskene.
– Men dere kommer ikke med klare anbefalinger om hva som skal til?
– Nei, vi peker på noen områder som bør vies særlig oppmerksomhet. Tydelig politisk lederskap og synliggjøring av samordningsutfordringer blant annet gjennom budsjettprosessen, er sentralt. Ellers er ikke mer konkrete forslag vår oppgave nå. Rapporten blir en del av kunnskapsgrunnlaget i et eget program for styring og ledelse i forvaltningen, sier Hildrum til digi.no.
Sterk IT-ledelse
Et sentralt poeng er tydelig politisk lederskap.
Hvis statsrådene tenker høyt om oppgaver på tvers av sektorene, vil det smitte over på administrasjonen. Uten klare styringssignaler, vil det ikke skje store forandringer.
Digitalisering av tjenester og bakenforliggende fagsystemer i statsapparatet står høyt på dagsorden, men hemmes av slike forhold.
– Digitalisering i offentlig forvaltning støter på en rekke utfordringer knyttet til tempo, styring og ledelse, prosjektgjennomføring og gevinstrealisering. For å utnytte de mulighetene som teknologien gir oss, er det avgjørende at ledere på alle nivåer i forvaltningen har tilstrekkelig kompetanse om hva IKT og digitalisering betyr og kan gjøre for komplekse organisasjoner, skriver Difi.
Tvinger frem samarbeid
Her kan en ny organisering av de digitale tjenestene bidra.
Ideen er fremmet før: Når du åpner nettsiden til det offentlige, er tjenestene sortert på hvilket behov du har, såkalt basert på livshendelser: Fødsel, flytting, ekteskap eller skilsmisse.
Den prosessen tvinger frem et samspill på tvers:
– Det kan medvirke til en samordning mellom dem som deltar i arbeidet med å lage disse tjenestene, forklarer Hildrum.
Les også: Effekten av påbudt digitalisering
Deling avler deling
Digitalisering kan også bidra mer indirekte til samordning, ved at den legger til rette for samarbeid og frivillig tilpasning.
– Det kan skje ved at felles informasjonssystemer gir raskere informasjonsflyt, noe som i sin tur gir grunnlag for bedre kunnskapsdeling og initiativ til samarbeid, for eksempel om felles prosjekter og utredninger/analyser, heter det i rapporten.
Og felles kunnskap om sammensatte saksområder er en forutsetning for effektivt samarbeid, ifølge Difis arbeid.
– Kunnskapen kan ofte være sektorspesifikk, men kjennskap til andre departementers kunnskapsgrunnlag vil være viktig for å forstå de andres roller og behov. Kunnskapsdeling gir derfor et viktig grunnlag for samordning.
Mangler verktøy
På den annen side er det mangel på digitale verktøy for å gjøre dette i praksis, ifølge medarbeiderundersøkelsen i staten fra 2013.
– Mange av våre informanter peker på behov for felles informasjonssystemer og at digitale samhandlingsverktøy kan lette informasjonsutveksling mellom departementene, skriver direktoratet.
