Color Line kan være blant de selskaper i Norge som har kommet lengst i elektronisk regninger. Innen året skal 80 prosent av alle faktureringer, registreringer og bekreftelser skje elektronisk ved hjelp av et XML-grensensitt.
I dag skjer cirka 40 prosent elektronisk, med allerede mange millioner i besparelser.
Bjørn Sundberg er ansatt som grensesnittansvarlig hos Color Line for å løse utfordringen selskapet har, når de skal kommunisere med omverdenen mot alle de ulike formater som finnes.
For næringslivet sliter i dag med å få opp volumet på anvendelse av e-faktura bedrifter imellom. Dette fordi mange selskaper ikke har løsninger for å håndtere det.
Les også:
- [27.01.2006] Statoil legger om til e-faktura
- [26.01.2006] Kan spare flere milliarder på e-faktura
For Color Line blir utfordringen ekstra stor, ettersom selskapet må forholde seg til alt fra leverandører, passasjerer, frakt, bestillinger og bekreftelser.
Blant passasjerene er det fortsatt ikke alle som har Internett, og som derfor må motta bekreftelser på den gammeldagse metoden gjennom postgang. Fortsatt er det få som kan motta et XML-format, men mange kan motta e-post.
Og det er nettopp e-post Sundberg har ønsket å utnytte med sin XML-kompetanse. For dem som kan motta e-post, er det ulike muligheter. Noen kan motta e-post i HTML-format. Andre kan ikke dette av sikkerhetsgrunner, men kan motta PDF som vedlegg.
Med XML-erfaring fra Asimut og E2b-forumet har Sundberg videreutviklet en programkomponent som kunne løse dette.
Webtjenester vil være en del av fremtiden til Color Line, så XML som grensesnitt var et naturlig valg. Ettersom det var ønskelig med en sentral for generering av ulike formater ut fra alle systemer, var det naturlig å bruke løsningen Enterprise Output Manager (EOM) fra Unisys.
Med denne løsningen er det kun behov for ett format ut fra en programvare, og det er XML. Men Color Line sender også ut billetter i HTML-format eller PDF.
Color Line håndterer 2000 billetter i snitt i døgnet. I fjor vår startet Color Line med utprøving av elektronisk behandling på billetter og bekreftelser, og utvidet tjenesten til passasjerer og fraktsystemet i fjor høst.
Sundberg mener det er millioner å spare bare på reduserte portokostnader. Et forsiktig anslag sier at det er minst 30 kroner å spare per elektronisk faktura.
Sundberg anslår at det er rundt 10 000 fakturaer som i dag sendes elektronisk med e-post per måned. Det vil i så fall bety en innsparing på 300 000 kroner i måneden eller 3.600.000 kroner i året.
Rundt 2000 bekreftelser og billetter sendes i dag elektronisk, som tidligere ble sendt ut på forhåndstrykte bankgiroblanketter. Denne utgiften er anslått til 40 kroner per utsendelse, noe som gir 80.000 kroner innsparing per måned eller 960.000 kroner i besparelse i året.
Utover dette sparer også Color Line elektronisk lagring av fakturabilag. Tidligere måtte disse tas ut og settes manuelt i permer. Her sparer Color Line både lagertid og kostnader til permer.
