En undersøkelse Deloitte presenterte i 2021, viser at tre av fire bedrifter er i gang med å automatisere arbeidsprosesser, og det er grunn til å anta at tallet er enda høyere nå. Fordi endringshastigheten er høy, er også risikoen stor for at noen spurter i gal retning. Dette har Gartner Group bitt seg merke i og publisert en artikkel med ti vanlige feil i automatiseringsprosjekter. Her er en kort gjengivelse ispedd erfaringer vi i Redpill Linpro selv har gjort oss.
1. Å bli for glad i én enkelt metode
Ofte er det tatt en beslutning om å kjøpe inn en kostbar programvare. Det legger press på IT-avdelingen om å bruke løsningen på «alt og alle» for å sikre rask avkastning på investeringen.
Resultatet kan bli en lite ideell arbeidsflyt der midlertidige løsninger må kompensere for manglende funksjoner. Valg av slike kortsiktige løsninger tar bort fleksibilitet og begrenser mulighetene til å endre og tilpasse.
2. Å tro at bedriften kan automatisere uten IT-ekspertisen
Moderne produkter og løsninger er gjerne enklere å ta i bruk og tilrettelegger for hurtig adapsjon. En kjent utfordring innen automatisering ligger i sømløs integrasjon av prosesser og arbeidsflyter i det eksisterende miljøet og bygging av nye løsninger som kan tilpasses og endres raskt. Kompetansen som kreves for å kunne gjøre dette, ligger vanligvis utenfor rekkevidden til førstegangsbrukerne, og prosessene blir gjerne mer komplekse etter hvert som de samhandler med andre systemer. Ofte kreves det også detaljert kunnskap om grensesnittene mellom de involverte systemene.
Det er derfor viktig at IT-avdelingen er med fra starten.
3. Å tenke at automatisering alltid er løsningen
For at vi skal få resultatet vi ønsker med automatisering, må kvaliteten på prosessen være så god som mulig. En dårlig prosess kan i teorien automatiseres og vise til noe forbedring, men den optimale løsningen er å forbedre prosessen og deretter automatisere. Det er lett å finne feil eller rom for forbedringer når man fokuserer på automatisering i eksisterende prosesser.
Vanligvis vil byråkratiske hindringer og historiske arbeidsflyter som har klart seg gjennom tidligere endringer, overleve lengst. De er også de vanskeligste å automatisere. Noen ganger vil derfor det å endre prosessrekkefølgen, ha en merkbar effekt.
Vi anbefaler at arbeidsflyter og prosesser optimaliseres før de automatiseres.
4. Å ikke engasjere alle interessenter
Endringer bør ikke gjennomføres uten god dialog og forankring, da det i verste fall kan skape alvorlige forstyrrelser i den daglige driften. Det er også en risiko for at en overser viktige eksisterende prosesser, verktøy, kunnskap og kompetanse. Mangel på samhandling kan føre til et ufullstendig bilde, da noen interessenter kan ha andre interesser og behov som ikke nødvendigvis er åpenbare.
Rådet er å involvere og å spille med åpne kort for å bygge tillit.
5. Å ikke bruke nok tid til testing
Testing er en viktig del av implementasjonen, og det gjør at du unngår svikt i produksjonen med tilhørende uforutsette konsekvenser. Tid brukt på testing sparer deg for unødvendig nedetid. Det lar deg bli kjent med hvordan automatiseringen oppfører seg i ikke-standardiserte situasjoner, og det gir innblikk i hvilke grep som bør tas ved avvikssituasjoner.
Fortsett gjerne å teste etter implementasjonen for å sikre at automatiseringen fortsatt fungerer som forventet. Tiden du bruker på testing vil øke kvaliteten på automatiseringen.
6. Å kaste bort krefter på altfor kompliserte prosjekter
Selv om hver prosess før eller siden kan bli automatisert, vil innsatsen som kreves, variere. Derfor bør oppgavene sorteres etter hvor krevende de er, og start gjerne med de enkle først. Læringen underveis gir bedre forutsetninger til å løse de mer komplekse prosessene.
Én av de største styrkene med automatisering er jevnlig høsting av gevinster. Dette gjelder spesielt i begynnelsen av automatiseringsreisen, når resultatene har mest å si. Det kan være en stor fordel å sette opp en slags matrise eller sette opp visse kriterier for å skille prosessene fra hverandre og for å se hvilke som er verdt å automatisere og hvilke som ikke er det.
7. Å behandle automatisering som en enkel replikering av oppgaver
Den direkte tilnærmingen for å få en automatisert prosess er å overføre trinnene rett inn i automatiseringsrammeverket. Dette vil garantere raskt automatisering, men på bekostning av mulighetene til å forbedre prosessene. Resultatet er en klone av den ikke-automatiserte prosessen inn i den automatiserte prosessen uten noen endringer i det hele tatt.
Derfor er det viktig å se på nye muligheter for å endre prosesser underveis i automatiseringsprosessen.
8. Å ikke overvåke i etterkant
For fortsatt å kunne levere gode resultater og beholde hastighetsfordelen med automatisering, må den konfigurerte prosessen kontinuerlig overvåkes og justeres. Her bør man forberede seg på å ha ressurser tilgjengelig for å opprettholde automatiseringsprosessen også etter implementasjonen.
Automatisering er en pågående prosess og er ikke avsluttet når prosessen er migrert.
9. Å bruke feilaktige verdier for å måle suksess
Som en del av automatiseringen brukes vanligvis utvidet overvåkning – der automatisering, distribusjon, filoppretting og annet følges tett opp. Selv om alle tester er bestått, gjenspeiles likevel ikke det virkelige resultatet av prosessautomatiseringen. Det handler ikke alene om at rammeverket kjøres korrekt, men at den automatiserte prosessen forbedres ut over den opprinnelige tilstanden.
Det er derfor viktig med fokus på utfallet av prosessene for å måle suksessen, snarere enn resultatet av de automatiserte prosessene i seg selv.
10. Å overse kulturen og de ansattes påvirkning
Å behandle automatisering som et rent teknisk prosjekt, begrenser oppgavene man har foran seg. En kultur som støtter automatisering, er til det beste for alle, mens en kultur som bygger rundt langsommere endringer, hierarkier eller langsommere endringer, vil motarbeide det.
Automatisering vil frigjøre tid og gjøre at oppgaver løses raskere. Dette kan bli mottatt både positivt og negativt, avhengig av hvilke personer det gjelder. Å inkludere alle involverte i endringene, øker forståelsen og toleransen for veien mot automatisering. For de som jobber med oppgavene, skal utfallet av automatiseringen oppleves positivt gjennom raskere leveranser og fravær av feil.
Det viktigste er uansett å huske at automatisering krever menneskelig involvering og inkludering for å oppnå det resultatet som ønskes. Derfor må også prosessene og forbedringene i arbeidsformene overvåkes og justeres underveis i automatiseringsløpet.
