I sitt debattinnlegg i Digi.no 30.4.2021 har Vestvold, Karlsen og Kristensen gode poenger i sine refleksjoner rundt hva som skal til for å identifisere og sikre viktig informasjon. Vi finner det likevel tjenlig å svare på noen av de spissede formuleringene, for vi kjenner oss ikke helt igjen i omtalen.
E-postprosjektet, hvor vi samarbeider med Simplifai for å utforske bruken av kunstig intelligens, er kun en liten del av Arkivverkets storsatsing Innebygd arkivering. Målet med satsingen er at vi lettere skal kunne identifisere og ta vare på den informasjon den enkelte offentlige virksomhet selv trenger for å fungere effektivt og lovlig. I tillegg skal informasjonen som offentligheten har rett til innsyn i håndteres. Hvordan virksomheten velger å sikre og lagre sin viktige informasjon, er opp til dem selv, så lenge grunnleggende krav til autentisitet og anvendbarhet blir ivaretatt.
Vi er ikke enige med forfatterne i at det er en god idé å la e-postene bli værende i den enkelte medarbeiders e-postkasse. Der vil informasjonen tilhøre den enkelte medarbeider, og regelverket medfører at den som regel er utilgjengelig både for offentlig innsyn og gjenbruk i virksomheten selv. Informasjonen vil være utilgjengelig for den kollektive hukommelse, og det er dårlige nyheter for dem som er opptatt av transparens i offentlig sektor.
Mister viktig informasjon hver dag
Hver dag mister det offentlige viktig dokumentasjon, og det skjer i alle virksomheter. Et ferskt eksempel er Koronakommisjonens funn av at det kun finnes ett bilde (av en whiteboardtavle) som dokumenterer beslutningen for den mest inngripende nedstengingen av Norge 12. mars 2020. Det mangler SMS, e-poster, møtereferater, samfunnsanalyser og mye av det andre vi tenker viktige beslutninger bør bygge på. Da snakker vi sort hull på tvers av regjering, departementer og direktorater for en beslutning med ekstremt store konsekvenser for samfunnet. De som en gang i framtiden ønsker å forstå hva som skjedde i perioden 1. mars 2020 til 1.desember 2021, vil fort avdekke at altfor mange av svarene ligger i personlige e-postkasser og i samhandlingsløsninger som Teams. Hvis vi ikke evner å hente ut det som er av verdi, vil informasjonen i praksis gå tapt.
Det vi er helt enige med forfatterne i, er at den tradisjonelle tilnærmingen til arkivering av viktig informasjon altfor ofte fungerer dårlig. Tilnærmingen er for kostbar og for lite effektiv. Vi er også helt enige om at det først og fremst er den enkelte virksomhets egne behov for effektivitet og etterlevelse som skal være førende når de beslutter hva som skal dokumenteres og hvordan informasjonen skal lagres og sikres. Skjer dette på en måte som opprettholder sammenheng, autentisitet og anvendbarhet over tid, kan de fleste relevante hensyn og krav i arkivloven og offentlighetsloven ivaretas på en god måte.
Og ja, en effektiv tilnærming til hvordan vi identifiserer og sikrer viktig informasjon må videreutvikles og få større utbredelse enn den har i dag. Det er det Arkivverkets satsing Innebygd arkivering handler om. Ja, teknologien er der, men som med mye annet må vi lære oss hvordan den best utnyttes til å skille gull fra gråstein.
Tungvint arkivering koster oss fem milliarder i året
