Å skape verdier gjennom bruk av informasjon er grunnleggende for all informasjonsforvaltning. Å hevde at informasjon er en ressurs er likevel en svært generell uttalelse, på grensen til meningsløs.
Et mer interessant spørsmål er kanskje hva som gjør informasjon nyttig? Dessverre finnes ingen svar i forslaget til ny arkivlov.
Forslag til ny arkivlov
Etter å ha lest lovforslaget, som nå er på alminnelig høring, er det fristende å komme med følgende påstand:
Offentlig sektors manglende evne til å prioritere mellom ulike typer informasjon er et fundamentalt problem.
Arkivloven skal bidra til å sette rammene for hva slags opplysninger, ytringer og andre typer elektroniske spor samfunnet plikter å ta vare på. Det gjør den ikke.
Årsaken er at «arkivplikten» er så bredt og vagt formulert at den er umulig å praktisere. Det blir vanskelig for folk å se hvorfor de skal bruke tid og endringsvilje på dette i en travel arbeidshverdag.
I det nye forslaget til arkivlov – som hviler tungt på eksisterende regelverk – heter det:
“«Offentlege organ skal arkivere dokument som er skapte eller mottekne som ledd i verksemda deira, og som har inngått i saksbehandlinga, eller som dokumenterer saksbehandling eller oppgåveløysing.»
Temmelig bredt. Dersom nærmest all informasjon tilskrives verdi, hvordan sikres da det som virkelig er verdifullt?
Arkivverket snur: Åpner for deling av arkiv og lemper på Noark-kravene
Meningsløse formuleringer
Å lese det nye lovutkastet er som å besøke et museum hvor bare titlene på verket står igjen på veggen, mens gjenstandene for lengst har forsvunnet.
Terminologien har ikke lenger noe felles referansepunkt i virkeligheten, hvor ord som «arkiv», «dokument» og «saksbehandling» betyr ulike ting for ulike aktører.
Forvirringen er ikke resultat av upresise definisjoner, men av at fenomenene lovverket skal beskrive, har mistet innhold over tid.
Større frihet gjennom tydeligere regelverk
Sannsynligvis bør ikke målet være en perfekt definisjon av hva som slags informasjon som bør spares på, uavhengig av kontekst. Kontekst er alltid et svært viktig element i spørsmålet om bevaring og arkivering.
Strenge definisjoner kan dessuten raskt føre til et lite fleksibelt regelverk. Men hva slags krav som gjelder, bør være åpenbart.
Et bedre alternativ
Et bedre alternativ til å videreføre en bred og meningsløs definisjon av hva som skal arkiveres, ville vært om den nye loven kun påla alle organisasjoner selv å definere sine arkiv.
Dette ville plassert ansvaret tydeligere hos virksomheten som skaper informasjonen. Prinsippet ville også vært enkelt å forstå: Peker du på noe som arkiv, er det arkiv.
Sannsynligvis ville informasjonen som ble bevart, i større grad vært tilpasset etterspørselen, både i virksomheten og for offentligheten.
Større handlingsrom
En nærmest symbolsk modernisering av arkivloven hindrer heldigvis ikke at virksomheter dokumenterer sine aktiviteter eller gjenbruker informasjon med en rekke ulike verktøy. I dag skjer svært mye utvikling med IT som drivkraft.
Enklere regler for arkiv vil likevel gi hver enkelt virksomhet større handlingsrom til å utarbeide egne strategier for dokumentasjon. Strategiene bør med større trygghet kunne baseres på organisasjonenes egne behov, uten at det medfører trøbbel med verken Arkivverket eller Riksrevisjonen fordi man har tolket reglene feil.
Å peke på en kryptisk formulering i lovverket skaper dessverre ingen trygghet.
.jpg)
Vil virkelig manglende arkivering av epost bli et hull i nasjonens minne?
