.jpg)
Påstanden får oss til å lure. Like fullt er den bakgrunnen for et pilotprosjekt som skal «løse Arkivverkets store e-postutfordring».
Grunnen til å trekke påstanden i tvil, er at informasjonen Arkivverket ønsker å arkivere allerede er lagret i de ulike virksomhetenes eksisterende IKT-løsninger.
At epost eller andre dokumenter i tillegg skal overføres til en dedikert arkivløsning gir derfor ingen åpenbare gevinster.
Hvor skal det lagres?
Behovet for å automatisere arkivering av epost, chat eller tradisjonelle dokumenter kan kanskje enklest forstås som en interessekonflikt om eierskap til informasjonen.
På den ene siden: ansatte som skaper og bruker informasjonen i egen arbeidshverdag. På den andre siden: Arkivverket, som ønsker informasjonen strukturert etter sine behov og prinsipper.
For å oppfylle Arkivverkets ønsker kreves i dag kompliserte integrasjoner mellom ulike IT-verktøy og virksomhetens lovpålagte arkivsystem. Resultatet blir ofte dobbelt bokføring.
Løsningen som Simplifai utvikler skal håndtere riktig lagring av epost til disse arkivsystemene. Roboten skal også på sikt kunne behandle annen digital kommunikasjon, slik som fra Teams og Sharepoint.
Å utvikle enda en integrasjon eller et nytt system betyr i praksis å videreføre den arkivfaglige tradisjonen med dobbel lagring. Vi tror ikke informasjonskaoset blir mindre av å fortsette i dette tekniske sporet.
Løsningen er en mer brukerorientert informasjonsstyring.
Brukerorientert Informasjonsstyring
Så hvordan jobber vi med det? Svaret er ganske enkelt: vi må forstå informasjonens opphav og kontekst.
Har informasjonen et opphav og kontekst som er unik, viktig eller er spesielt interessant? Eller bevarer vi innholdet fordi vi ikke klarer å skille mellom nyttig og unyttig informasjon?
Med denne brukerinnsikten vil ulike fagsystemer og samhandlingsplattformer ofte kunne oppfylle relevante krav til lagring «rett ut av boksen». I et slikt scenario trengs det ingen integrasjon, verken med eller uten kunstig intelligens.
Skiller ikke mellom gull og gråstein
Hensynet til kontekst gjør vurderinger av hva slags informasjon som skal bevares langt mer komplisert enn å sette strøm på dagens arkivregelverk.
Fra Arkivverket begrunnes som regel bevaring med sikring av enkeltindividets rettigheter, eller for å dokumentere offentlige oppgaver for ettertiden. Likevel skiller ikke regelverket nevneverdig mellom digitalt gull eller gråstein.
Før offentlig sektor trenger en robot for å sortere epost, bør prinsippene for bevaring klargjøres
Før offentlig sektor trenger en robot for å sortere epost bør derfor prinsippene for bevaring klargjøres. At så mye samhandling i dag fortsatt skjer via mail tyder på at det ikke er teknologi som er utfordringen. Teknologi finnes det allerede masse av.
En ny tilnærming må på plass først
Dersom Arkivverket er villig til å revurdere sin strategi for dokumentfangst, vil sannsynligvis mange av etatens samarbeidspartnere kjenne igjen et mer grunnleggende spørsmål: hvordan identifisere og sikre viktig informasjon?
Ved å fokusere på hvorfor noe skal bevares vil det sannsynligvis også være lettere å oppnå en kollektiv anerkjennelse av behovet for å styre informasjon. På denne måten kan effektiv organisering av informasjon bli et viktig virkemiddel for å sikre en veldrevet stat, fylkeskommune eller kommune.
Da blir det merkelig å love at arkiv som en problemstilling vil være borte i 2025.
Vi ønsker derfor å gjenta vår oppfordring til Arkivverket fra i fjor: Veien til innovasjon og utvikling går via virksomhetens styringsprosesser.
