− Statens prosjektmodell er basert på PRINCE2-metodikken og kan fint kombineres med smidig utviklingsmetodikk, skriver Gunn Karin Gjul, statssekretær i Kommunal- og distriktsdepartementet, i et debattinnlegg på Digi.
Jada. Digitaliseringdirektoratets prosjektveiviser er anbefalt prosjektmodell for alle tiltak. Dens formål er å bidra til flere vellykkede prosjekter. Og den er basert på PRINCE2, som fint kan kombineres med smidig utvikling.
Men selv om etatene bruker prosjektveiviseren, blir ikke styringsmodellene fint tilpasset smidige digitaliseringsprosjekter. Enten blir styringen altfor rigid og plandrevet, noe som er kontraproduktivt for den smidige utviklingen. Eller den blir for svak og lite verdidrevet, basert på misforståelser om at smidige prosjekter ikke skal eller kan styres og kontrolleres.
I praksis går det galt fordi etatene ikke får på plass styringsmodeller med de rette forutsetningene for styring av smidige prosjekter.
Innfør et klassifiseringssystem
I kronikken «Hva er galt med statens prosjektmodell?» påpeker jeg at modellen mangler et klassifiseringssystem som kategorisere digitaliseringsprosjekter i henhold til om de er «tradisjonelle», «smidige», «utforskende» eller «utprøvende», med dertil tilpassede styringsmodeller (Wysocki).
Nøyaktig den samme mangelen har prosjektveiviseren.
Slik klassifisering og tilpasning er obligatorisk fordi vi fra forskning vet at:
- Ulike prosjekter må styres og kontrolleres ulikt.
- Virksomheter henfaller lett til sine kjente plandrevne styringsregimer.
- Prosjektledere er ofte kunnskapsrike i kun en bestemt prosjektledelsesmetodikk.
Dette vet også Digitaliseringsdirektoratet, som skriver om manglende tilpasning av prosjektveiviseren:
«… det planlegges dermed med for lite innsats til å sikre en aktiv og riktig bruk av prosjektmodellen. Konsekvensen blir da at prosjektenes og virksomhetens nytteverdi av investeringen i en (ny) prosjektmodell blir svært liten.»
Vis vei for flere typer prosjekter
Manglende tilpasning av prosjektveiviseren er altså et problem. Hvorfor ikke gjøre noe med det? Dette handler tross alt ikke om detaljerte tilpasninger til virksomhetenes egne metoder, teknikker, verktøy og rutiner som de må gjøre selv. Dette handler om det prosjektfaglige grovarbeidet som må gjøres med enhver generell prosjektmodell, som prosjektveiviseren eller PRINCE2, for å meisle ut egnede styringsprinsipper for ulike typer prosjekter.
Er det ikke nettopp dette prosjektveiviseren skal gjøre? Riktignok skal modellen kunne brukes av en rekke bransjer og prosjekttyper. Men det betyr jo ikke at den ikke også kan inneholde spesifikke veiledere for «smidige» og «utforskende» prosjekttyper.
I prosjektveiviserens beskrivelser har imidlertid det generelle gått på bekostning av det spesielle. Et eksempel på det er omtalen av styringsparametere.
Vi må slutte å snakke om prosesser
Prosjektveiviserens sekskant
I veiviseren er den tradisjonelle prosjekttrekanten utvidet til en sekskant med tid, kostnad, usikkerhet, kvalitet, omfang og gevinster som styringsparametere. I planleggingen skal det angis toleranser for disse, og de skal følges opp med styring under gjennomføringen.
Dette er jo uhyre generelt og fleksibelt. Men i praksis er det langt mer nyttig for prosjektets fokus å få beskrevet sentrale sjablongregler for ulike prosjekttyper, som for eksempel:
«I tradisjonelle prosjekter vil tid og kostnad være fleksible, mens omfang er fast. Dette er kjent som plandrevet utvikling.»
«I smidige prosjekter vil omfang være fleksibelt, mens tid og kostnad vil være fast. Dette er kjent som verdidrevet utvikling.»
Og hvor ble det egentlig av styringsparameteren «ressurser»?
Den er i prosjektveiviserens modell inkludert i «kostnad». Det gir selvsagt mening for en økonom. Men hvis du er ansvarlig for styring av et digitaliseringsprosjekt, er det mer nyttig å bli fortalt at «ressurser» er den helt sentrale innsatsfaktoren for det som skal lages, og at den derfor må identifiseres som egen styringsparameter.
Veiled om smidig prosjektstyring
Hva var det den eksterne kvalitetssikreren advarte Navs smidige, men svakt styrte sykepengeprosjekt om i fjor sommer, ifølge Klassekampen 8. februar 2023?
«Styringsmodellen på Sykepengeområdet, …, bør revurderes som følge av den betydelige forsinkelsen som kartleggingen av gjenstående omfang har avdekket så langt.»
Det er på høy tid å få gjort noe med problemet. Ønsker man smidig utvikling i etatene, bør prosjektveiviseren veilede smidige digitaliseringsprosjekter langt bedre om hvordan de skal styres. Dagens mangler gjør statens anbefalte prosjektmodell til en snublestein for etatene på veien mot mer smidig utvikling.
La oss gjøre digitalisering litt mer som en tur på Ikea
