Vi trenger en utprøvingsinstruks

Debatten om utredningsinstruksen har gått over lengre tid. Titt og ofte dukker det opp en ny artikkel som argumenterer mot eller forsvarer utredningsinstruksen. De som forsvarer den, mener ofte utøvelsen av utredningsinstruksen er problemet, ikke selve instruksen. På linje med forsvarerne av statens prosjektmodell.

Nå har Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) fiklet litt med instruksen i form av en ny veileder, på samme måte som Finansdepartementet gjorde for statens prosjektmodell i 2020.

Å tenke at denne fiklingen, seks nye minimumsspørsmål og bruken av Prosjektveiviseren avgjør om vi lykkes eller ikke lykkes med å innovere – det må i det minste kunne kalles optimistisk.

Flere problemer

Spørsmålene i utredningsinstruksen er riktignok fornuftige. Men selv om utredningsinstruksen brukes helt optimalt, vil den medføre en rekke problemer:

1. Den legger opp til en dokumentasjonsmølle hvor insentivene hos både forfattere og mottakere, spesielt når konsulenter hentes inn, gjør at dokumentasjonen blir unødvendig omfattende og dekkende.
2. Den antar at vi alltid kan avgjøre på skrivebordet hva som er den beste løsningen og legger ikke opp til å prototype og teste.
3. Den låser oss fast i utredningsfasen og gjør at vi kan ikke slippe unna uten å fullføre utredningen, spesielt hvis det er kontraktsfestet med ekstern leverandør
4. Den tar læring og motivasjon bort fra de som skal utvikle, fordi det typisk er et utredningsteam først, og så kommer teamet som skal utvikle løsningen senere. Dette må ikke undervurderes.
5. Den tar ikke hensyn til organisasjoners ulike evner til å levere løsninger. En organisasjon med effektive team kan kanskje levere kode i prod dobbelt så effektivt som en annen, og dermed er kostnadssiden halvert. Plutselig har ikke avanserte vurderinger av kost/nytte egentlig noe å si.

Koster dyrt

Utredningsinstruksens noble formål er å spare skattepenger ved å sikre at vi gjør de riktige tingene. Konsekvensen er dessverre at vi i sum bruker mer penger og at vi bruker dem på ikke-verdiskapende aktiviteter.

Hva gir størst nytte? Å bruke fem personer og et halvt år på å utrede hvorvidt vi bør starte med noe, eller på å lage noe som kan eksistere og gi verdi med en gang og lære oss mye om brukerne, teknologien og økosystemet løsningen skal fungere i.

Selv hvis vi feiler har vi fortsatt lært masse om hvilken retning vi skal gå i, akkurat som vi gjør i en utredning. Sannsynligvis har vi også fått flere velfungerende deler av en fremtidig løsning. Lykkes vi, kan vi få en løsning ett år tidligere – og et team som er motivert for videre arbeid.

Om vi svarer ut seks eller 60 minimumsspørsmål, avgjør ikke om vi lykkes med den digitale innovasjonen. Spørsmålene gir en stor risiko for at prosessen blir målet i seg selv, som Bezos, Jobs og andre store innovatører har advart mot.

Artikkelen fortsetter etter annonsen

annonsørinnhold

Energisektoren i endring: Her skal Tietoevry Tech Services trappe opp

Seks nye spørsmål

Utredningsinstruksen har definitivt en plass i offentlig sektor når økosystemet primært er ikke-digitale teknologier, men for plundring med digitale teknologier er det vi trenger en utprøvingsinstruks, som Pål Habberstad i Politiets IT-enhet har foreslått.

Ikke for å erstatte utredningsinstruksen, men for å balansere opp slagsiden mot dokumentasjon og manglende handling. Analysefella, som Ida Aalen kaller det.

En utprøvingsinstruks kan ha seks andre spørsmål:

1. Hva skal løses?
   Få frem hvilke problemer som skal løses og effekter som skal skapes.
2. Hva er det minste vi kan gjøre?
   Start med noe konkret og enkelt, enten et eksperiment eller løsning, som gir innsikt eller verdi.
3. Hvordan vet vi om det fungerer?
   Avklar hva som vil være et vellykket eller nyttig resultat, snakk med brukerne og mål resultatet.
4. Hva gjør vi om utprøvingen gir andre resultater?
   Planlegg om dere skal videreutvikle løsningen eller gjøre noe annet.
5. Start på nytt på punkt 1.

Verken det å utprøve eller utrede er løsningen på alt. Men for digitale teknologier er det langt oftere riktig å handle og prøve enn det er å utrede. Sammenlignet med å bygge et hus, er omstillingskostnaden mye lavere.

Det er på høy tid at vi revurderer hvordan vi driver digital innovasjon i offentlig sektor. Bruk av utredningsinstruksen er rett og slett ikke tilpasset farten til digitale teknologier.

Mens Sykehuset i Østfold steg for steg utvikler egne apper og løsninger, er det allerede 12 år siden den kriserammede Helseplattformen ble utredet.

Artikkelen fortsetter etter annonsen

annonse

Da euroen kom til Trondheim

Hvordan hadde det sett ut om Helse Midt-Norge hadde fulgt en utprøvingsinstruks i 2012?

Les også

Nå kan du høre artiklene våre med Heidis stemme